Организация на; асоциативна вечер Как да направя
Малко дигитално във вашата асоциация ?
Организацията на асоциативна вечер трябва да бъде подготвена рано и да отговаря на определени изисквания. Във всеки случай подготовката зависи от темата на вечерта, мястото, датата и броя на хората. Но преди всичко трябва да общувате около събитието, за да съберете възможно най-много хора. Защото в крайна сметка вечерта на асоциацията, както и всички други събития на асоциацията, има за цел да популяризира структурата и/или да събира средства. И така, как да организирате парти? Отговорите.
Организирайте парти: стъпките, които трябва да следвате
Всъщност, за да осигурите успеха на асоциативно събитие, включително вечер, се нуждаете от добра организация на няколко етапа.
Изберете мястото
Местоположението е първият параметър, който се вижда, тъй като ще определи бюджета и разрешенията за заявяване. Всъщност една вечер на открито ще изисква няколко разрешения, както и прилагането на много по-строга система за сигурност. Нещо повече, ако вечерта се провежда на обществения път.
По този начин може да се организира асоциативна вечер в аудиторията или концертната зала на кметството, освен това е най-простото и евтино решение. Но първо ще трябва да проверите наличността. Надяваме се, че може да го имате безплатно. Освен това тези стаи са проектирани да побират обществеността и да отговарят на стандартите за безопасност. Фитнес залите и училищните трапезарии също могат да бъдат домакини на асоциативна вечер. Предимството е, че цената на наема също е достъпна. Последна алтернатива: на обществено място, като парк или друго зелено пространство.
Датата, елемент, който да обмислите предварително
Колкото по-рано зададете датата за вечерта на вашата асоциация, толкова по-скоро можете да започнете да организирате вашето събитие. Всъщност, като го направите достатъчно рано, ще гарантирате успеха на вашето събитие. По този начин ще стигнете навреме за заявки за оторизация, сключване на застраховка, наемане на оборудване (столове и маси, прибори за хранене, озвучителна система и т.н.) и т.н.
Освен това, избирането на датата ще ви позволи да оптимизирате вашите рецепти. По време на дългите уикенди например и ако не е предвидено друго събитие, със сигурност ще съберете хора и ще съберете повече средства. Разбира се, ще трябва да помислите и за времето.
Изберете темата на вечерта
Темата играе обединяваща роля и влияе на успеха на вечерта. Всъщност една завладяваща тема и след време ще подтикне повече хора да дойдат и ще остане в паметта на всички участници.
Сред темите, които можете да изберете: вечер с маски, ориенталска вечер със забавления, кабаре вечер и др. Каквато и да е избраната тема, важното е да зарадвате гостите си и вашите членове/доброволци.
Уведомете гостите и управлявайте регистрациите
Поканите трябва да бъдат изпратени поне 3 седмици преди големия ден, а не предната вечер. Всъщност някои хора може да имат претоварени графици и предупреждението им достатъчно рано ще ви спести много празни места. Имейлът е най-ефективният начин да уведомите гостите си, че партито продължава. Разбира се, можете да направите обратно обаждане по телефона седмица преди планираната дата. Имайте предвид, че за хората, които бихте искали да видите присъстващи на вашето парти (партньори, спонсори, благодетели или почетни членове и т.н.), е препоръчително да им изпратите персонализирана покана.
За регистрациите за вечерта, създаването на връзка за регистрация ще ви позволи да оптимизирате мониторинга им и да знаете точно броя на участниците.
Изборът на онлайн билетна каса
В зависимост от избраната от вас билетна онлайн каса можете да зададете броя на местата, конкретни цени (студенти, абонати, членове, безработни, възрастни хора и др.), Да редактирате билети с вашето лого и информация, които да идват в деня на D, както и елементи, подчертаващи вашите партньори или определена информация.
Можете също така да се възползвате, в зависимост от платформата, на мобилно приложение, за да сканирате билети на входа на вашата вечер, да намалите опашката и да избегнете пренаселеността.
Също така проверете таксите за транзакции и комисионните, начислени от платформата, ако има такива, и внимателно сравнете всички решения за онлайн билети.
Улеснете регистрацията за вашата вечер
С касата на HelloAsso, вашите участници се регистрират, където искат, когато искат! Следвайте вашите регистрации в реално време и извличайте подкрепящите документи на участниците във вашето сигурно пространство 🔒.