Какъв инструмент 5 Защо метод

Методът 5 Whys е проста техника за решаване на проблеми, за да стигнете бързо до същността на причината за проблема. В допълнение към анализа на проблемите, той се използва предимно от болниците днес, за да открие причината за подобряване на качеството и процесите. Прави се опит да се стигне до дъното на причината за проблема, като се разпитва пет пъти с помощта на въпроса „Защо?“. Това дава възможност за ефективно решаване на проблеми. След като разпитахте това пет пъти, трябваше да откриете причината, която след това може да бъде отстранена или елиминирана чрез анализ на основната причина.

Методът е изобретен от Sakichi Toyoda и известен през 40-те години на миналия век чрез системата за производство на Toyota (TPS) (Mind Tools Ltd, 2015).

основната причина

Илюстрация 1: Процес на анализ на първопричината

Цел/ключови въпроси за практиката

Методът 5 Whys помага да се определи причинно-следствената връзка на възникнал проблем. Това е прост инструмент за намиране на причината за грешка без статистически анализ (Sondalini, 2013) Методът 5 Whys включва разглеждане на проблема и поставяне под въпрос с „Защо?“. Отговорът на първото "Защо?" следва друго «Защо?». Обикновено пет Защо въпросите са достатъчни, за да стигнете до същността на каузата.

След като причината бъде идентифицирана, е важно да се намерят решения на причината с помощта на методи за генериране на идеи (напр. Метод 6-3-5, писане на мозъци, мозъчна атака, щурм на тялото и др.).

Целта на 5-Whys е прагматичен подход за бързо идентифициране на причината за проблема (Zidel, 2006; NHS, 2008). Използването на инструмента 5 Whys включва четири ключови въпроса:

Какъв е проблемът? (Описание на проблема)

  • Каква е основната причина за проблем?
  • Каква е връзката между причините?
  • Кой е участвал и как?
  • Какви бяха ефектите?

Изисквания/необходими ресурси

По принцип този метод едва ли изисква ресурси. По време на кандидатстването трябва да присъстват само хората, участващи в проблема. По принцип всички релевантни перспективи трябва да бъдат включени в дискусията 5 защо. В зависимост от ситуацията са необходими определени експерти, които могат да оценят възможните причини и последици от инцидент.

Подробно описание на инструмента

Процедурата на метода е проста. Не само се бори със симптомите, но се търси причината за проблема.

Както подсказва името, при метода 5 Whys проблем се изследва няколко пъти с Защо въпроси. Като проследявате, стигате до все по-високо ниво на детайлност или по-фундаментална причина в рамките на процес или стъпка от процеса, докато истинската причина най-накрая бъде записана.

Методът е подходящ, например, за анализ на първопричината след Гемба. Проблемите, открити по време на наблюденията, могат да бъдат анализирани бързо и лесно. За да е възможен подробен анализ, информацията трябва да се събира на малки стъпки по време на Гемба, за да може да се проследи връзката между отделните стъпки.

Първо, проблемът е описан накратко. За да направите това, помага да се използват количествени данни или скици, които служат като помощни средства. Това е последвано от множество запитвания, така нареченият анализ на причините. Важно е да не преминете към заключението по време на този анализ. Важно е да разберете всеки детайл и да се придържате към фактите. Грешните предположения водят далеч от истинската кауза. След като бъде открита основната причина, трябва да бъдат изведени и приложени подходящи мерки за противодействие (Fantin, 2014; Wichert, 2012).

Въпросът за "Защо?" обикновено води до доста абстрактен отговор. За да се уточни това, може да се зададе и въпросът „Как“. Така нареченият метод „защо-как стълбиране“ идва от d.school и води до резултат, който е съществен и осъществим (Why-How Laddering, d.school, Stanford University, 2015).

За да може методът 5 Whys да се използва правилно и ефективно, трябва да се спазват следните три основни правила (Wichert, 2012):

1. Не правете предположения

В никакъв случай не бива да се правят предположения за произхода на проблема. Това би довело до погрешно заключение за причините. Най-добре е фактите или наборите от данни да се събират директно от служителите, които участват в процеса.

2. Не спирайте твърде рано, просто продължете да питате

„Защо“ трябва да се проверява, докато не бъде открита основната причина за проблема. Практиката показва, че понякога е много трудно да се проправиш през 5-те «Защо». Само ако отговорът на „Защо“ показва дефектен или липсващ процес (стъпка), това може да е причината за проблема.

3. Прегледайте, като обърнете въпроса

Проверка чрез обръщане на въпроса Ако искате да проверите дали причината всъщност е идентифицирана, можете да опитате да направите обратното заключение с помощта на „ако-тогава определение“. Пример:

  • Защо забравих мобилния си телефон вкъщи?
  • Защото тази сутрин бях припрян, тъй като станах късно.

И обратно, ако не бях станал късно тази сутрин, нямаше да забравя мобилния си телефон.

Този пример ясно показва, че късното ставане не е задължително причината да забравите мобилния телефон. Следователно са необходими допълнителни запитвания за истинската причина. Защо човекът стана късно? Възможно е будилникът да е бил счупен или майката да не е била информирана правилно за времето на алармата и т.н.

Пример за приложението на метода 5 Whys (Институт за иновации и подобрения, 2008 г.): Пациентът закъсня в операционната. За да се установи причината за този проблем, се използва методът 5 Whys:

  1. Защо пациентът закъсня в операционната? > Медицинската сестра трябваше да чака дълго време за транспортната количка.
  2. Защо трябваше да чака дълго количката? > Нямаше налична количка за смяна.
  3. Защо се нуждаете от резервна количка? > Колелото на оригиналната транспортна количка беше счупено.
  4. Защо е счупено колелото на транспортната количка? > Максималното тегло на количката не е тествано предварително.
  5. Защо не е направен тест преди употреба> Тъй като няма стандарт за работа с устройства.

Следователно една от причините за грешки е, че няма ясен стандарт за работа с устройства. Ако само количката беше ремонтирана, подобен инцидент може да се повтори в бъдеще.

Предизвикателства

Основното предизвикателство е да се гарантира, че истинската причина (правилното „защо“) е формулирана. Това изисква мрежово мислене. Ето защо е важно да се опитвате последователно да разберете истинските причини (и ако е необходимо да се консултирате с други данни или лица).

Укрепване

Методът 5 Whys е неусложнен и бърз за учене и използване. Методът може да се използва незабавно и навсякъде. Предлага бърза и ефективна помощ за намиране на причината за проблема. Той също така насърчава работата в екип, като задава и отговаря на въпроси заедно. Методът налага да се получи цялостен изглед на процеса, при което изгледът за връзки се изостря автоматично.

Слабости

Въпреки че простотата на метода е една от най-силните му страни, той е и слабост.В случай на сложни проблеми, методът 5 Whys не е достатъчен, за да обясни изчерпателно връзките, тъй като няколко причини често водят до един проблем. Методът 5 Whys разкрива само една причина в даден момент. Следователно отговорите на веригата 5 Whys често не могат да се разглеждат като единствените отговори. Поради това е най-добре да се използват няколко „корена“ за анализ на причината (Sondalini, 2013).

Моля, цитирайте този източник, както следва:

Rüegg, K. & Vetterli, C. (2016). 5 Защо метод. В: A. Angerer (Ed.), LHT-BOK Lean Healthcare Transformation Body of Knowledge: Edition 2018–2019. Уинтъртур. Взето от www.leanhealth.ch

Фантин. И. (2014). Приложно решаване на проблеми. Метод, приложения, основни причини, противодействия, Poka-Yoke и A3. Северен Чарлстън: Независима издателска платформа CreateSpace.

Институт по дизайн към Станфордския университет (2015). Метод Защо-как стълбиране. Взето от https://dschool.stanford.edu/wp-content/themes/dschool/method-cards/why-how-laddering.pdf.

Mind Tools Ltd. (2015). 5 Защо, бързо да стигнем до корена на проблема. Взето от https://www.mindtools.com/pages/article/newTMC_5W.html.

Институт за иновации и подобрения на NHS (2008). Анализ на основната причина с помощта на 5 защо. Взето от http://www.institute.nhs.uk/quality_and_service_ improve_tools-/quality_and_service_improvement_tools/identifying_problems _-_ root_cause_analysis_using5_whys.html.

Сондалини, М. (2013). Разбиране как да се използват 5-защо за анализ на основната причина. Изтеглено от http://qualitycommunityschools.weebly.com/uploads/4/1/6/1/41611/how_to_-use_the_5-whys_for_root_cause_analysis.pdf.

Wichert, O. (2012). 5 Защо метод. Взето от http://www.lean-production-expert.de/lean-production/5-why.html.

Zidel, T. (2006). Lean Toolbox - Използване на постни принципи и техники в здравеопазването. Списание за качество на здравеопазването, 28 (1), стр. 7-15.

Институт за икономика на здравето на Винтертур (WIG)
ZHAW Училище по мениджмънт и право
Професор доктор. Алфред Анджерер
Гертрудщрасе 15
Пощенска кутия
8401 Уинтъртур