Аутсорсинг и проверка
Когато възлагате счетоводство на външни изпълнители, очаквате ли данъчното облагане или одитът да са главоболие за доставчика? Да, партньорът може да свали значителна част от тежестта от раменете ви. Но за да може одитът да премине възможно най-безболезнено, трябва да установите процес на работа с външни счетоводители много преди одиторите да почукат на вратата ви. Каква роля се възлага по време на одита на всеки от неговите участници?
С този принцип на работа с аутсорс, проблемите на компанията започват, когато се открият несъответствия в рамките на данъчна ревизия. Причината за грешки може дори да не е злонамерено намерение на някого, а елементарно невнимание, неопитност или безотговорност на онези, които са съставили първичните документи (включително от доставчици), бизнес договори и счетоводни политики. За огорчение на одитираните, обикновено не е възможно да се прехвърлят тези проблеми върху плещите на доставчика, тъй като съгласно договора те отговарят само за пряката „обработка“ на документи, които са им били предоставени своевременно. И ако е имало грешки (дори очевидни) в „първичната“ или документът изобщо не е бил представен (въпреки че по същество е била операцията или съдържанието на договора и политиката), тогава компанията доставчик обикновено не поемете отговорност за съставянето на липсващия документ. По този начин клиентът ще трябва сам да отговори за грешките си.
За съжаление на практика много организации се сблъскват с подобни проблеми - някои от тях трябваше да възстановят счетоводните си записи, някой доплати за сумите, които данъчната инспекция трябваше да донесе. След това повечето клиенти бяха разочаровани от аутсорсинга като такъв и не искаха да чуят повече за това.
Изискваме пряко участие
С друг вариант на прехвърляне на счетоводството „отстрани“ - да го наречем „разширено“ - аутсорсът предварително проверява входящите документи. В допълнение към изготвянето на командировки, неговите задължения включват предупреждение за максимално възможния кръг въпроси както от данъчните власти, така и от одиторите (външни и вътрешни). Следователно такъв доставчик се интересува не само от текущите дейности, но и от планираните операции. Възложителят ще бъде придирчив към съдържанието на договорите, счетоводните и други политики и дори точността на формулировките в първичните документи и регистри. Грешните документи ще трябва да бъдат представени в подходящата форма. В контекста на такова сътрудничество основният проблем за доставчика става, колкото и да е странно, концентрацията на вниманието на клиента върху решаването на текущи проблеми. Цялостната ефективност на тази опция обаче напълно се отплаща, въпреки съществуващите трудности.
Разрешено неразрешено влизане
В допълнение към самите счетоводители, юристи, специализирани във взаимодействие с данъчните власти по време на проверки и съдебни спорове, също стават участници в процеса на одит. Тяхната задача е да предотвратяват нарушения на правата на данъкоплатеца и своевременно да реагират на тях. Те защитават и данъчната позиция на клиента, представлявайки интересите на компанията на срещи със служители на данъчните власти и съдилища. Принципът на взаимодействие между всички участници в одита е показан на диаграмата.