200 събития годишно или - Как - за създаване на машина за събития
Наталия Троицкая е рядък професионалист в бранша. Портфолиото на директора на събитията на Mail.Ru Group включва стотици успешно реализирани проекти и най-смелите идеи. Нейният кариерен път е светла история на формирането на отдела за събития в компанията Mail.Ru Group. Редакторите на LCM успяха да разговарят с Наталия за това как да направят „уау“ без бюджет и да постигнат невъзможното.
ЗА НИВО НА КОМПАНИЯТА
Mail.ru Group е една от малкото, която има собствен отдел за събития. Как стигнахте до извода, че все още е необходимо?
Появата на пълноправен отдел за събития се случи органично. В началото на 2000-те само аз представлявах услугата за управление на събития. В допълнение към основната си работа в областта на маркетинга, само аз, без да включвам агенции, трябваше да организирам повече от десет събития с различни размери за една година. Трудността беше в липсата на бюджети. Всичко беше направено чрез бартер. Въпреки това, през 2008 г., работейки в такива условия, успях да доведа групата De-Phazz до 10-годишнината на нашата компания. Това се превърна в едно от най-добрите ми занимания. Признавам, времето беше трудно тогава, но интересно.
Компанията расте. След сливането с Astrum Online Entertainment през 2009 г. стана необходимо да се организират събития за играчи и игралната общност и поради това в отдела беше нает мениджър на игрови проекти. В същото време развивахме спонсорската насока: активно подкрепяхме развлекателни и ИТ проекти, за чиято организация наехме друг специалист. До 2012 г. отделът се състоеше от трима души, включително аз. Но от 2012 г. започнахме редовно да провеждаме интелектуални IT шампионати: Russian Code Сup (rcc.mail.ru), Russian Developers Cup, Russian Al Cup, във връзка с които започнахме активно да разширяваме отдела.
По този начин ние организираме повече от 200 събития годишно с различни размери и сложност.
Фирмите буквално застават на опашка, за да организират своето събитие с нас. Работата е там, че нашият офис е модерна платформа за събития, която разполага с всичко необходимо, а залите се трансформират при поискване в спортна площадка, конферентна зала или клуб.
Как се е променила работата на отдела по време на дългата ви кариера във фирмата?
Заедно с Mail.Ru Group сме от 14 години и все още се извършват промени в нашата работа. През последните десет години нивото на събитията се увеличи. Успешно внедрихме KPI система и сертифициране на служители. Станаха истински перфекционисти.
Като служители на технологична компания, информатизацията на процесите е просто необходима за нас. Поради тази причина преди няколко години създадохме онлайн календар, където всеки вижда графика на събитията и може да се запише за интересуващите ги. Освен това всички покупки сега преминават през нашата електронна тръжна система.
Но може би най-важната промяна беше пълненето на корпоративни събития със смисъл. Така корпоративната лятна ваканция вече е не просто пътуване до природата, но и благотворително събитие за набиране на средства за проекта Dobro Mail.Ru. Участвайки в различни дейности, през изминалата година нашите служители са събрали няколкостотин хиляди рубли.
Благотворителността е въпрос, който заслужава уважение, разбира се. Доколкото знам обаче, офисът на компанията също се е променил. Вярно е, че днес е възможно да бъдете домакин на странично събитие на вашата територия?
Точно. През 2013 г. се преместихме в новия ни офис, който по-късно се превърна в любимо място за вътрешни фирмени събития и, както планирахме, желано от организатори на събития от трети страни. На нашата територия успешно се проведоха събития на известни международни марки: Dribbble Meetup и OFFF design festival. Фирмите буквално застават на опашка, за да организират своето събитие с нас. Работата е там, че нашият офис е модерна платформа за събития, която разполага с всичко необходимо, а залите се трансформират при поискване в спортна площадка, конферентна зала или клуб.
ЗА НЕТРИВИАЛНИ СЛУЧАИ и разбиране
И все пак, каква е причината за желанието ви сами да затворите целия фронт на работата по събитието?
Стотици организирани събития и дългогодишен опит доказаха, че наличието на пълноценен отдел за събития е от полза за компанията. Първо, има очевидна икономическа полза. Работим директно с изпълнителя и знаем цените, без да приключваме. На второ място, поради тясната комуникация с клиента и разбирането на стратегията за развитие на компанията като цяло, качеството на събитията се подобрява. Знаем, че това е приоритет за компанията, имаме цифри и факти, които често не са достъпни за агенцията. Всъщност ние сме клиент и изпълнител, превърнат в едно.