Защо длъжностната характеристика е важна и как трябва да изглежда! Ние сме HR
Независимо дали вече работите в HR или искате да развиете кариера в човешките ресурси, информацията за длъжностната характеристика ще ви бъде полезна. Винаги, когато трябва да създадете нова позиция във вашата компания, можете да използвате тази статия. И тъй като знаем колко време влагате в намирането на подходящите кандидати и обучението им, решихме, че ще се притечем на помощ. Направихме документацията за вас и ви предоставихме цялата информация. Как трябва да се пише, какво трябва да съдържа длъжностната характеристика или как изглежда структурен модел? Отговорите на тези въпроси ще намерите в тази статия.
Каква е длъжностната характеристика?
Длъжностната характеристика е инструмент, изготвен от фирмата за подбор. Това трябва да включва задълженията и правата на служителя на бъдещата работа. И не само това, но и как да ги изпълни, стига да е нает на определена длъжност. Описанието на длъжността също трябва да съдържа изискванията на работата, но и задачите, които служителят ще изпълнява.
Въпреки че е приложение към индивидуалния трудов договор, длъжностната характеристика е също толкова важна. А елементите, които трябва да бъдат включени, са: необходимите изисквания за ролята, условията на труд, действителната отговорност на служителя и стандартите за изпълнение. Ще разгледаме всеки от тях по-долу.
Защо е важна длъжностната характеристика?
На първо място е добре да знаете, че длъжностната характеристика е толкова важна, колкото и трудовия договор, въпреки че е приложение. Защо? Защото това е доказателство в съда, ако неговото съдържание не се зачита или ако има конфликти или недоразумения между двете страни. По този начин важността на длъжностната характеристика никога не трябва да се пренебрегва!
След това длъжностната характеристика е в основата на няколко процеса на човешки ресурси. Те включват набиране и подбор, заетост, обучение, но също така и развитието на бъдещите служители. Без длъжностната характеристика тези процеси не биха се извършили ефективно.
Също така е важно бъдещият служител да заеме длъжността. Тъй като длъжностната характеристика е ръководство, в което на служителя се дава подробно описание на работата по отношение на отговорностите, които той трябва да поеме на нивото на организацията.
Имайки пред длъжностната характеристика, служителят ще знае от първия ден всичко, което предполага неговата позиция в компанията. Той ще знае своите отговорности, задачи, среда и работен график.
За работодателя това може да бъде и отправна точка в правилната оценка на представянето, а също така осигурява условията за повишаване и обучение на бъдещия служител.
Към кого е адресирана длъжностната характеристика?
Длъжностната характеристика не е адресирана изключително до служител, който заема определена роля. Това всъщност е описание на задачите, които попадат на всеки човек, който ще играе определена роля, оспорена от работодател.
Какво трябва да съдържа длъжностната характеристика
Длъжностната характеристика трябва да съдържа определени задължителни елементи. Те включват:
- официалното име на длъжността
- мястото, което бъдещият служител ще заема в организационната схема
- изисквания за работа
- определяне на отговорностите
- показатели за изпълнение
- датата, на която е съставен и подписан както от служителя, така и от работодателя.
Ето с какво да започнем!
ГЛАВНА ИНФОРМАЦИЯ
Официално име той е този задължителен елемент в длъжностната характеристика и е взет от националната номенклатура на професиите (COR). Това трябва да бъде придружено от COR кода, свързан с тази роля.
Също така тук е задължително да се посочи отделът, в който ще работи бъдещият служител, но също така и прекия ръководител или лицето, на което той ще докладва резултатите и резултатите в бъдеще.
Също толкова важно е интегрирането на тази позиция в организационната схема на компанията. По-конкретно, представянето на йерархии: позициите на подчинение и координация, които бъдещият служител ще има или няма да има спрямо останалите служители.
Ето каква информация трябва да съдържа първата част от длъжностната характеристика!
УСЛОВИЯТА НА ТРУД
Тази част от длъжностната характеристика включва графика и работните дни, броя почивни дни, но също така дали служителят ще отиде на пътувания или не.
Допълнителна информация за околната среда и работното пространство
Бъдещият служител ще разбере от тази част на длъжностната характеристика къде е работното пространство, ако дейността му включва работа на терен или само в офиса, но и какво оборудване ще трябва да използва. В нашия пример, като пощальон, бъдещият работодател ще се нуждае от лаптоп, принтер и телефон. Те обаче могат да бъдат разнообразени според всяка роля.
ЦЕЛ НА РАБОТАТА
Тази точка се различава от една позиция до друга. По принцип трябва да се посочи целта, за която е създадена тази позиция. В нашия пример имаме позиция на фактура, създадена, за да наеме лице, което да се занимава с подготовката и предаването на фактури според методите за фактуриране, установени за всяка категория клиенти. Те обикновено се определят от ръководителя на отдела, в който кандидатът трябва да работи.
ОСНОВНИ ЗАДАЧИ И ОТГОВОРНОСТИ
Задълженията на служителя се създават от работодателя и най-важното е те да са възможно най-ясни и придружени от подробностите за всеки един. Повечето пъти атрибуциите се пишат от бъдещия мениджър, който знае най-добре какво точно ще трябва да направи служителят.
ВТОРИЧНИ ЗАДАЧИ
В тази част мениджърът посочва какви други задачи трябва да изпълнява бъдещият служител, в допълнение към основните задачи. Може да се спомене и информация, свързана с трудовата дисциплина.
Е1. ПРОФЕСИОНАЛНО ЗДРАВЕ И БЕЗОПАСНОСТ
Тази част е една от незадължителната информация в длъжностната характеристика. Тук работодателят решава дали да посочи тази информация в длъжностната характеристика или не. При наемане на работа обаче вербуваният кандидат е длъжен да участва в изпита по трудова медицина, но също и по-късно в редовните.
ВЛАСТ ЗА ВЗЕМАНЕ НА РЕШЕНИЯ
Ако това е ръководна позиция, бъдещият служител ще трябва да вземе определени решения по отношение на компанията. По този начин е задължително да се добави тази точка в длъжностната характеристика.
РАБОТЕН ПРОФИЛ
Изискванията на длъжността са посочени в работния профил д заемане на свободната позиция и най-често се отнася до нивото на образование на бъдещия служител, стаж на пазара на труда или технически умения. Например за позиция в кол център е важно да се посочат комуникативни умения или знания по чужд език, особено ако работодателят предоставя услуги на чужд език. Също така тук, като правило, са посочени необходимите технически умения.
КРИТЕРИИ ЗА ОЦЕНКА
В последната част от длъжностната характеристика е задължително да се посочат критериите за оценка на бъдещия служител. Това ще улесни работата на мениджъра, когато той иска да оцени служителя. Ето стандартите за позицията, която бъдещият служител ще трябва да поддържа.
Следва датата, на която е подписана длъжностната характеристика, както и подписът на служителя и работодателя.
Ето шаблон за структурата на длъжностната характеристика:
Законодателство относно длъжностната характеристика
В Кодекса на труда има няколко статии, които се отнасят до длъжностната характеристика. Те се отнасят както за задълженията и отговорностите на бъдещия служител, така и за тези на работодателя. Някои от предметите, намерени в Кодекс на труда:
- Служителят е длъжен да изпълнява трудовата норма и да изпълнява задълженията си съгласно длъжностната характеристика.
- На свой ред работодателят има задължението да информира служителите за условията на труд. Но и да осигури трайно техническите и организационни условия, взети предвид при разработването на нормите за работа.
- Работодателите, които не спазват изискванията на длъжностната характеристика, могат да бъдат глобявани от териториалната инспекция по труда.
Кой подписва длъжностната характеристика?
Длъжностната характеристика се подписва от служителя на датата, на която е сключил трудовия договор, както и от работодателя.
Описанието на работата може да бъде променено с течение на времето?
Често се случва митата да се умножат в сравнение със заетостта. В същото време има работодатели, които изискват изпълнение на задачи, които не попадат в задълженията на ролята, която играе служителят. Ето защо е важно и двете страни да подпишат договорените отговорности.
Ако обаче работодателят иска да промени драстично длъжностната характеристика, като по този начин промени спецификата на работата, той трябва да потърси съгласието на служителя.
Освен това, всяка промяна във формата или съдържанието на длъжностната характеристика трябва да бъде уведомена на служителя. Той ще го подпише отново, а новата длъжностна характеристика също ще бъде приложена към индивидуалния трудов договор.
Според информацията в Кодекса на труда работодателят има право временно да промени вида на работата и отговорностите на работата, без да иска съгласието на служителя, само в случай на непреодолима сила.
Когато трябва да се напише длъжностната характеристика?
Има няколко случая, в които има нужда да се създаде длъжностна характеристика. Например това може да е компания, която се разраства и се нуждае от нови служители на определени позиции.
Друга ситуация е, когато компанията е в реорганизация и се нуждае от технологични промени, а служителят се нуждае от нови квалификации или умения.
В същото време същото се случва, ако компанията промени дейността си изцяло или частично. Това са само няколко примера за ситуации, при които трябва да се актуализира длъжностната характеристика.
Кой е отговорен за написването на длъжностната характеристика?
През повечето време хората от отдела за човешки ресурси се грижат за длъжностната характеристика. Те не само го изготвят и са наясно с всички законодателни промени, но и го запазват.
Но не е изключена ситуацията, в която мениджърът участва в написването на длъжностната характеристика, особено когато говорим за нова длъжност. Директният мениджър знае най-добре какво ще прави бъдещият служител и какви точно са неговите дейности.
Не на последно място, представителите на висшето ръководство одобряват длъжностната характеристика, но имат и окончателното решение относно набирането на кандидати.
Може да се случи и настоящи служители да участват в написването на длъжностната характеристика. Например, когато е необходимо да се преработи или обогати с нови задачи или дори когато длъжностната характеристика е написана от нулата. Често служителите, които вече заемат тази роля, са тези, които най-добре знаят реалните, конкретни данни за задачите и дейностите, които изпълняват.
Как да напиша длъжностната характеристика?
На първо място, стилът на общуване трябва да бъде съвсем ясен и кратък. Използвайте думи, които са възможно най-прости и избягвайте твърде технически термини. Също така е добре да се избягва специфична употреба за мъжки или женски пол.
Опитайте се ясно да подчертаете нивото на подчиненост, но също и това на представителност по отношение на външната страна на отдела или организацията.
Ако не можете да избегнете техническия език, когато става въпрос за позиция, която го включва, няма проблем. Кандидат, който иска да получи работа, ще знае и техническите условия от длъжностната характеристика.
Кой пази длъжностната характеристика
След като служителят приеме новата си роля, той ще подпише контакта заедно с длъжностната характеристика. Едното копие остава в отдела за човешки ресурси, а второто е на служителя.