Вниманието към вътрешните проблеми - начин за справяне със себе си - Управление
ВНИМАНИЕ КЪМ ВЪТРЕШНИТЕ ПРОБЛЕМИ - НАЧИН ДА СЕ СПРАВИТЕ СЕБЕ СЕБЕ СИ
Тази статия разглежда функциите на организация и контрол, анализира резултатите от тяхното изпълнение (неизпълнение) на примера на истинско беларуско предприятие, дава практически препоръки за отстраняване на грешки.
2. Функция на организацията. Да се организира означава да се създаде структура. Както беше отбелязано по-рано, предприятието се състои от много взаимодействащи и допълващи се елементи. Следователно, за да се организира ефективната работа на цялото предприятие, е необходимо да се структурират всички негови съставни елементи. По този начин предприятието е система от пресичащи се структури (вж. Фиг.).
Рисуване. Предприятието като система от пресичащи се структури
Структурирането е до голяма степен субективен процес. В същото време на практика съществуват определени традиции на структуриране: организационно структуриране, финансово структуриране, структуриране на бизнес процеси и работен процес. По правило всяка конструкция се проектира по метода "отгоре надолу", като постепенно се разбиват (детайлизират) уголемените елементи на горното ниво на по-малки елементи от следващото ниво.
Организационната структура е рамката на организацията, изпълнителният механизъм за изпълнение на избраната стратегия.
Има различни видове организационни структури: линейни, функционални, линейно-функционални, дивизионни, проектни, матрични и т.н. Изборът на определен тип структура по време на проектирането се основава на целите и стратегическите планове на предприятието, както и на различни вътрешни и външни фактори.
Първоначалният документ на процеса на организационно структуриране е Регламентът за организационната структура. Това е инструмент за управление, който помага да се разбере ситуацията, т.е. кой какво прави и записва:
- корпоративни продукти и услуги;
- функции, изпълнявани във фирмата;
- изпълнителни звена, изпълняващи функции;
- разпределение на функции по връзки.
Освен това „запълването“ на организационната структура се осъществява чрез разработване на регламенти, които детайлизират функциите и отговорностите на ниво отдели и конкретни длъжности. Те включват:
1) наредбата за разделянето;
2) паспорта на звеното;
3) длъжностни характеристики;
5) щатна маса.
Забележка! Функциите и отговорностите се възлагат на длъжността, а не на човека, който я заема. Този подход е необходим критерий при избора на кандидат за тази позиция. Ситуацията, когато длъжността е „съобразена“ със служителя, който я заема, е неприемлива и внася объркване и объркване в общото разпределение на функциите и задачите. Правомощията също се делегират на длъжности.
На основата на организационната структура се разработва финансова структура, с помощта на която се дава отговор на въпроса: кой отдел печели и харчи колко и служи като инструмент за управление на разходите на предприятието.
Финансовата структура е резултат от структурирането на предприятие съгласно принципа на финансовата отговорност, състои се от специални центрове за финансова отговорност (CFR) и има схема за консолидация на финансова информация. Това е документирано в регламента за финансовата структура.
Забележка! Разходите, свързани с поддържането на функционирането на сложна финансова структура на предприятието, трябва да бъдат възстановени чрез вземане на по-ефективни решения въз основа на подробен анализ (разходни позиции, стоки, отдел, клиент и т.н.) и видимост на информацията.
Организацията може да бъде описана не само с помощта на организационна система, но и с помощта на процеси на работен поток, преминаващи от един човек на друг чрез организацията.
Бизнес процесът представлява съвкупност от различни видове дейности, в рамките на които един или повече видове ресурси се използват „на входа“ и в резултат на тази дейност „на изхода“ се създава продукт, който е от значение за консуматор.
Структурата на бизнес процесите отразява взаимодействието между елементи на организационната структура, позволява ви да решавате въпросите за междуфункционалните „стави“ и да отговаряте на въпросите „кой? Какво? На кого? Кога?“.