Проверка на платежоспособността на клиента в хотели
Когато гостът пристигне, регистраторът посочва начина на плащане на услугата. Разплащания с местни клиенти могат да се извършват:
за пари в брой;
с кредитни карти;
по банков път (при превод на средства от организации по сметката на хотела);
Има определен процент от такива безотговорни и нечестни хора, които са ползвали услугите на хотели и не са плащали за тях. Поради тези няколко служители на екипа за приемане трябва да следват всички необходими процедури, за да избегнат финансови загуби. Необходимо е да се подходи много деликатно към изясняването на въпросите за кредитоспособността (платежоспособността) на клиентите. От една страна, хотелът трябва да се застрахова срещу неполучаване на доходи, от друга страна, хотелът може да загуби клиенти поради изключително подозрение и недоверие към тях. Някои хотели настояват за пълно плащане предварително, други предлагат да плащат за определени периоди на престой, трети в края на седмицата, а някои хотелиерски предприятия позволяват на гостите да останат и да използват услуги на кредит и да плащат при напускане. Различните хотели имат различни поръчки в това отношение. Всеки хотел има различна степен на доверие в своите гости, което зависи, на първо място, от контингента на отседналите гости и класа на хотела. Различията в процедурите за проверка на платежоспособността и процедурата за получаване на плащане за хотелски услуги са неразривно свързани с различното ниво на техническо оборудване на услугите за прием и настаняване на хотелиерските предприятия. Съответно подходите към проблемите на заплащането на услуги в хотели с ръчни, полуавтоматизирани и автоматизирани системи ще се различават. Трябва да се отбележи, че обсъждането на въпроси, свързани с изясняване на платежоспособността на клиентите, изисква от персонала на групата за прием и настаняване висок професионализъм, опит, такт и интуиция.
Появата и използването на кредитни карти за плащане значително улесни работата на хотелската рецепция и услугите за настаняване. В случай, че гостът възнамерява да плати с кредитна карта, има повече гаранции и увереност в пълното и навременно плащане за предоставените хотелски услуги, вместо плащане в брой. С този начин на плащане на гостите най-вероятно ще бъде позволено да плати за всички услуги в края на престоя.
Когато плащате в брой, хотелът рискува. Някои хотели, като се застраховат, прибягват до непопулярната и понякога обидна за съвестния клиент схема „пари предварително“, която създава неудобства за гостите и драстично намалява качеството на услугата. В други компании за настаняване те искат да оставят паспорт или паричен депозит до момента на сетълмент при напускане, което, първо, е незаконно, и второ, не дава 100% гаранция за плащане при окончателно сетълмент. Хотелите от висок клас трябва да позволяват плащането на техните услуги по всички възможни начини.
В предприятията, които приемат кредитни карти за плащане, стикери с външния вид на логата на платежните системи трябва да се поставят на видни места.
Нека разгледаме няколко начина за проверка на платежоспособността на клиента, който е изразил желание да плати с кредитна карта при заминаване, в хотели с различно техническо оборудване. Нека започнем с най-често срещания метод доскоро. На първо място, клиентът трябва да получи разрешение да вземе копие от кредитната карта (номер на кредитна карта, срок на валидност, име и фамилия на собственика). Гостът е адресиран: „Мога ли да прекарам вашата кредитна карта, сър?“
След това кредитната карта се поставя с лицето нагоре в клетката на импринтера (машина за приплъзване на кредитни карти), формуляр за фиш се поставя върху кредитната карта и се получава отпечатък от картата и клишето на предприятието чрез навиване на фиша върху импринтер. Импринтерът е механично устройство, използвано за издаване на специални чекове за плащане - фишове - за пластмасови карти, което ви позволява да получите отпечатък от релефните детайли на пластмасова карта върху фиш върху документ, съставен на хартия. Релефни детайли или издигнати по друг начин (релефни) символи са номерът на картата, пълното име на собственика и друга информация.
За да получат висококачествен печат върху фиш, импринтерите използват две ролки: първата прехвърля информация от картата към фиша, а втората - информация от табелката на компанията (клише), обслужваща картата. Много е важно да се уверите, че подписът на клиента на кредитната карта съвпада с подписа на регистрационния формуляр.
Фиш (c/slip card) е документ, състоящ се от три копия на специална самокопираща се хартия, която осигурява ефект на копиране. Той потвърждава извършването на транзакции с помощта на кредитна пластмасова карта и съдържа информация за сумата на транзакцията, дата, както и данни, които правят възможно идентифицирането на картата. За по-лесно счетоводство фишовете са номерирани.