Практиката на продажби по електронна поща и GDPR Epsilon Avocats
Общият регламент за защита на данните № 2016/679, известен като "RGPD", влезе в сила 25 май 2018 г. и има за цел да установи засилен режим за защита на личните данни в рамките на Европейския съюз.
Докато този регламент е продължение на френския закон, известен като "Informatique et Libertés" от 1978 г., влизането му в сила предизвика вълна на безпокойство сред повечето икономически играчи.
Принципите и изискванията на GDPR понякога изглеждат много трудни за определяне на баланс между зачитането на личните данни и изискванията на бизнес живота.
По този начин възниква въпросът много класически да знаем как да продължим или да приведем в съответствие кампаниите за проверка на продажбите по имейл, които се превърнаха в инструмент, толкова често срещан, колкото и от съществено значение за много компании.
Всъщност всяка кампания за „изпращане по имейл“ се основава задължително на събирането и предварителната обработка на множество имейл адреси, които са всички потенциални лични данни, попадащи в обхвата на GDPR.
Покупка на търсещи файлове, вътрешни бази данни, съществуващи клиенти или потенциални клиенти: правни въпроси, специфични за спазването на GDPR, възникват на всички нива.
Въпреки че не трябва да се поддаваме на алармизъм и да смятаме, че търговското обследване е станало невъзможно, все пак трябва да отделим време за одит - или одит - на неговите практики, за да създадем ефективен процес на обследване и да отговаря на изискванията на GDPR.
Сегментацията
Всяка кампания за продажби по имейл се основава на използването на база данни, съдържаща имейл адресите на клиенти и потенциални клиенти, с които дадена компания възнамерява да комуникира.
Първата стъпка, която трябва да се предприеме в контекста на спазването на GDPR, е „сегментиране“ на тази база данни.
Като такъв CNIL препоръчва сортиране въз основа на естеството на имейл адресите, съставляващи базата данни, която ще се използва.
Следователно трябва да се разделят три типа имейл адреси:
- „общите“ адреси на компаниите,
- „професионални“ адреси,
- и останалите адреси (лични адреси).
Използването на общи фирмени имейл адреси
Така наречените "общи" имейл адреси са тези, които не идентифицират физическо лице. Следователно това са адреси, съставени например, както следва: contact@société.fr; servicecommercial@société.com и др ...
Тези имейл адреси позволяват само идентифициране на компания, а не на физическо лице. Разпоредбите на GDPR обаче се прилагат само за лични данни, тоест за данни, които правят възможно идентифицирането на физическо лице. Следователно „родовите“ имейл адреси не попадат в обхвата на стриктно чувството на GDPR.
Следователно е възможно да се провеждат кампании за проучване на продажби по имейл чрез тези адреси, без да се получи предварително изрично съгласие от притежателите им.
Необходимо е обаче да се създаде така наречената система за „отказване“, т.е. да се позволи на получателите на имейли по всяко време да бъдат изключени от пощенския списък.
Професионални адреси
Под „професионални адреси“ разбираме адреси от типа „firstname.lastname@société.fr; name.pro@société.com ».
Тези адреси, които несъмнено са свързани с компания, несъмнено правят възможно идентифицирането на физическото лице, което ги държи. Следователно те представляват лични данни и напълно попадат в обхвата на GDPR.
Трябва обаче да се отбележи, че специален режим, приложим за тези адреси, е съществувал преди влизането в сила на GDPR и е резултат от директивата за електронна поверителност (2002/58/EC), транспонирана във френското законодателство в член L. 34-5 от Кодекса за пощата и електронните съобщения.
Този режим продължава да се прилага и се основава на принципите на предварителната информация и правото на възражение срещу обработката.
По предварителна информация - Когато събирате имейл адрес от физическо лице, наложително е собственикът на адреса да бъде информиран, че неговият имейл адрес ще бъде използван за проучване, и той трябва да може да се противопостави на това използване.