Организация без хартия - мит или реалност # изпълнение # EDMS #ECMJ
Дълго време никой от лидерите не трябва да бъде убеден, че работата в хартиен офис е скъпо и неефективно нещо, счетоводството „първично“ в хартията е в миналото и огромните хартиени архиви изискват не само скъпа поддръжка, но и заемете ценни офис площи. Възможно ли е напълно да изоставим хартията? Да или не, и ако не, как да се отърва от него е лайтмотивът, който ме подтикна да напиша тази статия.
Повече от 10 години се занимавам с технологии за автоматизиране на бизнес процесите, създаване на електронни информационни ресурси и електронни архиви и изграждане на системи за управление на съдържанието. И през всичките тези години ми задаваха един и същ въпрос: „Кажете ми, кога ще можем да изоставим хартията на 100% и да преминем изцяло към електронни документи?“ И през цялото това време неизменно отговарям: „Уви, това няма да стане много скоро“. И, за съжаление, това е вярно. В крайна сметка въпросът не е в това, че процесът на внедряване на съвременни ERP и ECM решения е доста дълъг и цифровизацията на натрупаните масиви от хартия е много скъпо удоволствие. Проблемът е, че в момента има много законодателни пречки, които не позволяват на всички да преминат към безхартиени технологии и докато поне една организация или отдел работи с хартия, 100% от резултата не може да бъде постигнат.
И така, невъзможно е да се откажем от хартията и до края на века ще сортираме "хартии" на бюрата си? Не, мисля, че не всичко е толкова безнадеждно и затова искам да предложа концепцията „Организация без хартия“, която отдавна възпитавам заедно с колегите си. И така, как да откажете хартия в отделна организация ...
На първия етап нека да разгледаме откъде идва хартията в организацията и да проучим документооборота, както и вътрешните бизнес процеси. Дори и най-повърхностните изследвания ще покажат, че купчината хартия в организацията се събира предимно от потока на входящите документи: счетоводни документи, заповеди и заповеди на висши организации, заявления и искания на граждани и т.н. Изходящи документи: „първични“ и договори, сертификати и копия на документи, ORD и много други - те също така добавят солидна порция хартия, особено като се вземе предвид факта, че изходящият документ става хартиен много преди да е действително необходим. Друг важен източник на хартия е вътрешното водене на документация. Именно тук, на кръстопътя на отделите, много често се появяват вътрешни документи на хартиен носител, които попълват бюрата ни: вътрешни заявления, проекти на договори, листове за одобрение и огромен брой най-екзотични документи на хартия, без които животът в компанията би бил по-лесно, но по-скучно.
И така, откъде да започнем да изграждаме „безкомуникационен“ хартия? Мисля, че първата стъпка предполага сама: трябва да се отървете от хартията, която вече имате. Това е възможно, ако извършвате архивна обработка на всички документи в организацията. Освен това, на първо място, документите трябва да се обработват в отделите. Това ще ви позволи да премахнете хартия от таблиците, да премахнете всички ненужни документи и ненужни копия, да организирате и прехвърлите в архива всички документи на задължително съхранение.
След това трябва да поставим бариера за входящите хартиени документи. Следователно втората стъпка е изграждането на център за цифровизация за всички входящи документи. Всъщност трябва да организираме входни центрове с функция за качване на документи в корпоративни информационни системи във всички пунктове за получаване на хартиени документи. Освен това за различните организации това може да е различна сума: за някои това е само експедиция и офис, но за някой това са също клонове, отделни отдели и регионални служби. Основната задача на тези центрове не е да предават статията по-нататък и да я изключват от участие в основните бизнес процеси и административни процедури. Центърът за цифровизация трябва не само да преведе документа в електронен вид, той също така трябва да формира необходимата индексна база, която ще позволи качването на този документ в счетоводната система или EDMS, и според която документът ще бъде в електронния архив. Също така е важно да се отбележи, че когато създаваме център за дигитализация, трябва незабавно да осигурим интеграция с корпоративната информационна система и електронния архив на организацията, възможност за многостепенно индексиране на документи (възможност за въвеждане само на основните подробности за документите на първия етап, а останалите ще бъдат въведени или по-късно, или в други отдели), както и изискванията за самото сканиращо оборудване ... Но е невъзможно да се опише всичко в рамките на една статия, така че ако идеята за „Организация без хартия“ намери отговор, определено ще напиша подробно за всеки модул, който я съставя. В края на краищата, когато изграждате модул за цифровизация, трябва да използвате както RFID технологии, така и OCR системи за разпознаване, профилна система и мрежа от шаблони за имена на файлове и много други.
„А какво да правя със самия хартиен оригинал?“ - питате ме и ще бъдете напълно прав: все пак никой не е отменил хартията и полученото електронно копие няма да замени оригинала в съда. Разбира се, никой не предлага да унищожи всички входящи след скенера, така че полученият хартиен документ след центъра за цифровизация веднага се прехвърля в хартиения архив, а електронното копие отива в ИТ инфраструктурата на организацията заедно с цялата необходима счетоводна информация.
Терминът „ИТ инфраструктура“ често се използва, но какво се крие зад него е напълно неясно. Всъщност къде точно изпращаме входящия си документ? Лично аз вярвам, че всеки документ, включен в дадена организация, трябва незабавно да отиде в архива или по-точно в електронния архив (EA). И въпросът не е, че колкото по-скоро се отървем от него, толкова по-добре, но въпросът е, че в организацията трябва да има място, където да намерим документите си. Друг е въпросът какъв архив ще бъде: EA на цялата организация или локален EA на един счетоводен отдел. В крайна сметка не е толкова важно къде точно се съхранява електронният документ: в архива на EDMS, системата PDM или дори Exchange е важно бързо да намерите самия документ или информация за него и мястото на неговото съхранение. Ето защо следващата ключова връзка в изграждането на „Безхартийна организация“ е системата за електронно счетоводство на документи, но не във формата, в която всички са свикнали - EA като единно корпоративно хранилище на документи и данни. Не, това е не само скъпо като зимните олимпийски игри на брега на Черно море, но и трудно осъществимо: в крайна сметка никой не иска и понякога няма право да съхранява документите на едно място. Практиката напълно потвърждава думите ми: по правило компаниите не създават един централизиран EA за всички документи и отдели, а, напротив, правят специализирани архиви за нуждите на конкретни отдели и разпределена система за търсене за тях. В допълнение, специализираните архиви, като правило, са по-удобни за използване: в края на краищата те отчитат всички специфики на работата с конкретни видове документи. И ако погледнете статистиката, тогава почти всички вече имат такива местни архиви.