Корпоративни карти за служители

Използването на корпоративни карти като платежно средство става все по-популярно. Това се дължи на факта, че такива карти са надежден и удобен начин за плащане на разходи, свързани с икономическите дейности на дадена организация, предимно пътни и развлекателни разходи. Как изглежда процесът на издаване на корпоративни карти на практика? С какви документи можете да потвърдите разходите? Кои органи да уведомят за откриването на специална банкова сметка?

Какво е корпоративна банкова карта?

Обикновено, когато се използват корпоративни карти, се задават редица изисквания и ограничения:

не е разрешено прехвърляне на средства по специална картова сметка чрез безкасово прехвърляне на средства от сметки на трети страни;
личните разходи за корпоративни карти са забранени, тъй като всички извършени операции се отразяват в сметката на организацията;
тъй като средствата, изтеглени от такава карта, се считат за средства, издадени за сметка на отчета, се изисква подходящо отчитане. Банката има право да изисква първични документи за всички транзакции, извършени с помощта на корпоративни карти (фактури за настаняване, билети за транспорт, касови бележки, чекове и други документи с прикачени оригинали на чекове на електронни терминали, банкомати, както и доклади за пътуване, ако средства се дебитират от сметката за пътни разходи);
в съответствие с изискванията на валутното законодателство на Руската федерация, при извършване на транзакции в чуждестранна валута с помощта на карти, включително при извършване на трансгранични плащания, организацията е длъжна в рамките на десет работни дни от датата на транзакцията да представи на обосновката на банковата документация за нейната комисионна, включително отчет за разходите с приложението на документи за сетълмент за всяка такава операция.

Кои са основните предимства на работата с корпоративни карти?

Има редица предимства от използването на корпоративни карти както за организацията, така и за служителите, на които са издадени:

спестяване на време, тъй като не е необходимо да отивате в банката, за да съставяте документи за получаване на пари в брой от сметката или внасянето им в сметката. Получаването на пари е възможно по всяко време както на банкомат, така и на касата на банката, а не непременно тази, в която е открита сметката. Паричните депозити по сметката на организацията също могат да бъдат направени чрез банкомат. Освен това картите на основните разплащателни системи се приемат в повечето търговски и сервизни пунктове, банкомати и банки в света. Това улеснява работата не само на касовите служби, но и на счетоводните служители, тъй като не е необходимо да се издават аванси за пътни разходи и да се проследява връщането на отчетните парични средства, които не са похарчени за командировка;
намаляване на разходите и минимизиране на рисковете, свързани с получаването, транспортирането и съхраняването на пари в брой;
опростяване на счетоводството и контрола върху разходите на служителите чрез откриване на специална картова сметка, която позволява отчитане на транзакции по всички корпоративни карти на предприятието (или няколко специални картови сметки за записване на транзакции поотделно за всяка карта или група карти);
автоматично конвертиране на рубла в чуждестранна валута при плащане на услуги в чужбина.

Задължително ли е да се издават корпоративни карти, за да се издават пари на служители в непарична форма, или можете да използвате карти "заплата"?

Според служители на отдела е препоръчително да се разшири обхватът на прилагане на сетълмент (дебитни) банкови карти (в допълнение към плащанията за заплати в рамките на проекти за "заплата") към селища с отговорни лица. Предимствата на такава форма на плащане като безкасови сетълменти с отговорни лица, използващи сетълмент (дебитни) банкови карти, са да се повиши ефективността на платежните процеси и да се автоматизира съгласуването на сетълментите и контрола върху получаването (кредитирането) на средствата и тяхното използване .