Когато разписките и документите се загубят в счетоводството - практически знания за самонаетите
Важни разписки и бизнес документи от хартия често трудно могат да бъдат заменени. Какво да направя, ако бъдат изгубени, откраднати или унищожени? И какви предпазни мерки помагат да се поддържат щетите в граници след взлом, пожари и други загуби?
Изтегляния за статията
За членове
На тази страница
Няколко предпазни мерки ще ви помогнат да защитите важни хартиени документи и касови бележки във вашия офис и да ограничите щетите, ако бъдат загубени. В крайна сметка не само компютърните данни са изложени на риск: след взлом, пожари и други инциденти, конвенционалните бизнес документи от хартия често също изчезват или унищожават. Често те трудно могат да бъдат заменени. Ще ви кажем какво „цъфти“ за вас след загуба на важни документи и кои предпазни мерки имат смисъл.
Архивите на твърдия диск не са достатъчни, когато става въпрос за „архивиране на данни в офиса“: В крайна сметка не всички бизнес документи са налични в електронен вид. И дори да го направят, доказателствената стойност на повечето дигитални копия е ограничена: ако има съмнения, съдилищата и данъчните служби настояват за хартиените документи.
В сравнение с ефимерните електронни документи, конвенционалните бизнес документи са сравнително трайни и здрави. Въпреки това, хартиените документи не са защитени срещу кражба, офис пожари, щети от вода, вандализъм или загуба (например по време на преместване). Достатъчна причина да се справите с евентуални последици и предпазни мерки в тих час.
Следващите съвети за самопомощ служат като предпазна мярка и справяне със загубите на документи.
Ако вече сте засегнати от пълна загуба, най-добре е незабавно да се свържете с данъчен или бизнес съветник. Промишлените и търговските камари или занаятчийските камари също оказват помощ в такива случаи. Уверете се, че имате компетентна подкрепа и не погребвайте главата си в пясъка: колкото по-дълго чакате да възстановите първоначалната ситуация, толкова по-трудно и отнема много време!
Ако пренебрегнете правните спорове с клиенти и доставчици, рискът от загуба на бизнес документи е преди всичко от Данъчен офис Трудности. Съгласно § 243 HGB, много цитираните „принципи на правилното счетоводство“ се прилагат само за търговци. Самостоятелно заетите лица и предприемачите, които не са вписани в търговския регистър, също трябва да спазват задълженията за сътрудничество и задълженията за запазване на данъчния кодекс: в края на краищата, подредената и пълна система от регистри е необходимо условие за корпоративно данъчно облагане - особено за данък върху продажбите, доходите и търговията.
От друга страна: Колкото и иронично да е основният счетоводен закон „Без резервация без разписка“ - ако е необходимо, той трябва да работи без него. Добрата новина: Тъй като - поне извън стационарните дребно - повечето плащания вече се обработват безкасово, приходите и разходите от движението на сметките в бизнес сметките в по-голямата си част могат да бъдат възстановени доста добре. Банките и спестовните банки могат последователно да проследяват платежните потоци за поне десет години. Основната структура на простото изчисляване на излишъка от приходи може да бъде възстановена доста бързо по този начин.
Моля обърнете внимание: Докато движенията по сметките през последните 90 дни обикновено могат да бъдат възстановени без никакви проблеми, финансовите институции начисляват такси за приходи от по-дълги периоди в миналото, в някои случаи стръмни. Но не струва нищо да се пита: дългогодишни редовни клиенти при спешни случаи по своя вина не могат да разчитат на среща.
От само себе си се разбира, че в отделни случаи трябва да се докаже или поне да се направи правдоподобно, че плащанията всъщност са оперативни разходи, включително платени данъци:
Ако липсват само отделни касови бележки на управляема стойност, данъчните власти по изключение ще се задоволят със собствените си касови бележки. Можете да разберете за какво да внимавате в статията "Собствена разписка: задната врата на счетоводителя"
Можете също така да замените липсващите оригинални разписки с копия или дубликати: Това се отнася както за вътрешни документи (като изходящи фактури), така и за входящи фактури, разписки и други доказателства от бизнес партньори. Особено когато става въпрос за по-високи суми на входния данък, трябва да поискате от вашите доставчици и доставчици на услуги копие на фактурата, ако е възможно.
Ако при най-добрата воля в света доходите и разходите впоследствие не могат да бъдат определени и направени правдоподобни, съществува риск от задълбочен данъчен одит, в края на който е „оценката на данъчните основи“, регламентирана в раздел 162 от Данъчния кодекс.
По този начин данъчната служба трябва да вземе предвид особеностите на съответния случай: Ако не е възможно да се спазят задълженията за счетоводство, записване и задържане, въпреки че данъкоплатецът изпълнява задълженията си за сътрудничество (включително разкриването на частни банкови сметки), данъчните власти могат да одобрят облекчение в отделни случаи . Разбира се, това също играе роля дали .
причините за липсата на доказателства и записи могат да бъдат правдоподобни,
нарушението на задълженията за запазване и записване е виновно или би могло да бъде избегнато,
как данъкоплатецът е изпълнил задълженията си за водене на отчет преди и след пропастта в документа и
дали данъкоплатецът е изчерпал всички възможности впоследствие да получи доказателства за основни данъчни основи.
Отделно от това: Загубата на бизнес документи и други нарушения на счетоводното задължение не се наказват сами по себе си - при условие че не са свързани с укриване на данъци, престъпления срещу собственост или нарушения на несъстоятелността.
Ако данъчната служба не може да определи доходите, разходите и други въпроси, свързани с данъците, въз основа на наличната информация, данъчната основа, т.е. по-специално оперативният резултат, приходите от търговия и дължимия данък върху продажбите, могат да бъдат изчислени. В зависимост от индустрията и големината на компанията има различни процедури за това - като се започне с .
груб Бенчмарк оценка (Сравнение с компании от същия клон и размер) за
вътрешен Анализ на времеви редове (Сравнение с проверими финансови години на съответната компания) или
вътрешен Преизчисления до
Фактури за парични преводи, изчисления за ръст на капитала и подобни "Методи за проверка".
Независимо от начина, по който се прави оценката, опитът показва, че тя не е в полза на данъкоплатеца. В допълнение, в случая на изчисления, данъчният кодекс предоставя перспективата за допълнителни такси от 5000 до 1 милион евро. Данъчните органи са особено придирчиви, когато извършвате трансгранична дейност, но не могат да предоставят никакви или само непълни разписки и записи.
Най-лесният начин да предотвратите предстоящата пълна загуба на документи е чрез Отделете бизнес помещенията и архивирайте на местно ниво. Ако разделите документите си на различни места (например текущи документи в офиса, по-стари и рядко използвани документи у дома в мазето, на тавана или в отделни складови помещения), можете да възстановите най-важните бизнес транзакции много по-бързо и лесно и да ги направите правдоподобни . Старият добър - и за предпочитане пожароустойчив - сейф се препоръчва за особено важни документи.
Друг вариант е да се дигитализират бизнес документите: Като чисто предпазна мярка обаче сканирането на хартия изглежда доста отнема време. В крайна сметка такъв електронен архив на документи носи много допълнителна сигурност - ако правите редовни резервни копия на твърдия диск.
Вероятността бизнес помещенията да изгорят, да бъдат изчистени от крадци или да станат жертви на вандализъм и природни бедствия може да не е особено голяма. При спешни случаи обаче загубата на важни бизнес документи е още по-сериозна. Достатъчна причина да мислите за съхранението на касовите бележки и записи навреме. За щастие рискът от пълна загуба може да бъде намален забележимо с прости мерки.
Не може да се повтаря достатъчно често: В информационната ера редовното архивиране на данни е от съществено значение. За съжаление, много малко стратегии за архивиране отговарят на начина, по който самостоятелно заетите и собствениците на малък бизнес мислят и работят. За да може безразсъдството, невниманието и невниманието рано или късно да доведат до грубо събуждане, трябва да отделите време и да намерите възможно най-простия, удобен и автоматизиран процес, който е подходящ за вашия бизнес. Подходящи техники за архивиране можете да намерите в статията „Архивиране на данни в малкия бизнес“.