Когато НСИ се превърне в проблем
Кога привидно техническият проблем с поддържането на директориите е в центъра на вниманието на бизнеса? Първо, при автоматизиране на бизнес процесите от край до край, когато са интегрирани няколко IS. Например работата с клиент, който иска да тегли заем, започва в CRM, където се формира заявление, събират се данни за клиента и желаните условия за кредит. Събраната информация се предава на АБС за изчисляване на условията на кредита и графика на плащанията и на системата за оценяване за оценка на кредитния риск. За илюстрация помислете за предаване на атрибута на пола. Каталозите "Пол" в системите могат да изглеждат по различен начин (вижте фиг. 1).
Фигура: 1. Директории "Пол" в различни системи
Очевидно стойността на атрибута за пол, получена от CRM, няма да бъде правилно обработена от ABS и системата за оценяване. За да могат „да се разбират“ различни приложения, те трябва или да говорят един и същ език - да имат едни и същи справочници, или да общуват чрез преводач - правилата за сравняване на справочниците трябва да бъдат фиксирани някъде. Вторият случай, който привлича вниманието на бизнеса, е съставянето на консолидирани отчети.
Например данните за договорите за заем от счетоводните системи на клоновете на компанията се зареждат в единно хранилище. Необходимо е да се разгледа разпределението на половете на сключените договори и общата сума на отпуснатите заеми за периода. Ако директориите в счетоводните системи на клоновете се поддържат независимо, тогава с голяма степен на вероятност ще получим ситуацията от предишния пример, когато женският пол е едновременно „Женски“, „Женски“ и „Женски“, може да има нещо друго в неизвестност. И каква е стойността на договорите за вземане на проби? Получаваме проблем при изграждането на най-простия отчет. По този начин несъответствието на референтните данни в различните системи източници може да доведе до неправилни операции по агрегиране и, следователно, лошо качество на данните в отчетите.
И третият проблем е получаването на правилната информация за изминалата дата. Доста често се налага да се представят данни за минали периоди (3, 5 и повече години) на регулаторните органи. Но референтните данни се променят и старите записи вече се отнасят до новите референтни стойности, информацията става неправилна. Фирмата може да бъде обект на санкции. Следователно, освен да съхранявате исторически данни, трябва да запазите всички промени в референтната информация.
Как обикновено се решават изброените проблеми? За съжаление за това често се използват организационни методи. Например, една компания може да има специални разпоредби. В съответствие с него, в случай на промяна в запис в директорията на една система, съответните записи в подобни директории на други системи трябва да бъдат променени. Ясно е, че всяко несъответствие в действията на потребителите, отговорни за поддържането на директории, както и грешки, свързани с човешкия фактор, ще доведат до неправилна обработка на интеграционните взаимодействия между ИС. И този сценарий е много вероятен.
Вторият метод, който е доста популярен напоследък, е използването на MDM (Master Data Management) системи за управление на референтните данни. Тези решения са предназначени да предоставят качествени консолидирани основни данни на компанията. Най-често това е информация за контрагенти (клиенти) или артикул (стоки). MDM системите осигуряват пълен цикъл на обработка на основните данни: проверка, почистване и преобразуване в един формат, извличане на атрибути от слабо структурирани текстови данни, дедуплициране и елиминиране на "боклук" данни, обогатяване на информация от външни и вътрешни системи. В резултат на това решението създава "златни записи", които представляват най-пълните и правилни консолидирани референтни данни, използвани като референция.
Заслужава да се отбележи, че системите от клас MDM могат да управляват референтни данни за обмен на информация, но за да разрешат само тази задача, те са излишни, скъпи и недостатъчно продуктивни.
Как да управлявате НСИ?
И така, кои са основните трудности, срещани по пътя към пълно разбиране на информационните системи и корекция на консолидираното отчитане?