Kanban управление на проекти за креативни умове Contentman
Творческите работници обикновено са във война с управлението на проекти. И - отчасти - с право. Подвижният метод "Kanban" е толкова минималистичен, че мога да го препоръчам на автори, графични дизайнери и фотографи.
Номерът тук е, че Kanban не създава стегнат корсет, който ограничава свободата на движение, но разделя съществуващ процес на управляеми елементи. След това те могат да бъдат прегледани и процесът да се подобри на малки стъпки. По този начин вие оставате господар на своите дела - и рискът за всяка отделна дейност е значително сведен до минимум.
Защо понякога „творческите хора“ не могат да бъдат завършени
Мисля, че има известно недоразумение за това какво всъщност означава творческата работа. Едно от тях е, че всичко е свързано с реализирането на вашите собствени идеи напълно независимо. По-скоро, по мое мнение, има четири „фази“ на творчеството, които съм описал тук и от които само една отговаря на класическия образ на художественото творчество. Тези, които обаче се ориентират изключително към това, рядко ще създадат истински продукт. Защото за съжаление днес нито имаме време, нито нерви да работим по стихотворение или картина в продължение на няколко месеца.
Структурата е фактор за творчески успех
Така че недоразумението е: границите (и това е свързано с управлението на проекти) не са креативни. Напротив, точно обратното е, тъй като подреден процес първо създава необходимото пространство за създаване, в което идеите могат да се разгърнат свободно: и второ, само следващата производствена фаза осигурява завършен продукт.
Следователно има най-малко две важни фази в творческия процес: творческата фаза и тази, фокусирана върху продукта. И само тези, които се научат да правят разлика между двете и да се държат съответно, ще бъдат успешни.
Какво прави работата ни по-различна от тази в Toyota - и какво не
Системата Kanban е разработена в Toyota през 1947г. Причината беше, че групата не беше достатъчно продуктивна в сравнение с други производители на автомобили. Днес Toyota е най-голямата автомобилна компания - но това не беше така тогава. И кой знае дали това се дължи на Канбан. Това, което е сигурно обаче, е, че изграждането на автомобили естествено работи по различен начин от писането на книги или текстове на продукти. Или?
Е, нека видим какво Toyota искаше да постигне с Kanban. Изобретателят Тайичи Оно описа идеята по следния начин: „Трябва да е възможно да се организира материалният поток в производството според принципа на супермаркета. Това означава, че потребителят взима от рафта продукт с определена спецификация и количество; пролуката се забелязва и отново се запълва ”. Така че става въпрос за потока от материали в бърз производствен процес с ограничен капацитет.
Сега материалното „творчество“ не е толкова стандартизирано и ясно дефинирано като брони и капаци. Но ако разглеждаме наличното си време като „материал“, се появяват прилики: тъй като времевият рафт на автор или графичен художник също е ограничен. Понякога е натъпкан пълен, а понякога е доста празен. И двете водят до много неприятни чувства - и те със сигурност не са благоприятни за творчество.
Творчески поток, използвайки примера за „писане на съдържание“
Когато минавам през процеса, който е необходим за завършено онлайн съдържание с участници в моите курсове по писане, има - приблизително - следните моменти:
1. Подготовка и планиране
- Защо и за кого пиша в момента?
- Коя форма, кои канали, кой кадър?
2. Съдържание и изследвания
- Кое е ключовото послание?
- На кои въпроси трябва да се отговори?
- Какво съдържание трябва да влезе?
3. Създаване
- Пишете
- Редактиране, корекция
- Изберете медия, поръчайте, ако е необходимо
- Структурни текстове (заглавие, въведение и др.)
4. Производство
- Внедряване в CMS
- освобождаване
- публикация
- Споделяне в социалните мрежи
При вас може да изглежда малко по-различно. Времето за одобрение варира, понякога не редакторът, а продуцентът внедрява съдържанието в CMS и т.н. Процесът е - поне при професионални автори - но винаги много подобен.
Забележете: Ако сте в рамките на точки 1.-4. Промяната на реда обикновено не е проблем. Но ако скачате напред-назад между четирите основни точки, проектът завършва с катастрофа. Защото, ако мислите само за целевата група, когато одобрите, сте загубили много енергия, време и пари.
Въпреки това, вие също следвате (може би неизвестен и виртуален) процес на писане. Ако запишете това, ще разпознаете нещо като производствена верига в Toyota. Разбира се, „материалът“ за редактиране например е вашият собствен ресурс - така че изглежда неограничен. НО: Вероятно предпочитате да пишете и затова отделяте малко време за коригиране на текстовете (или, ако сте точни, обратното).
И ето защо: Ако не планирате правилно своя достъп и попълването на „рафта за време“, продуктът няма да е толкова добър или толкова точно прилягащ, колкото би било възможно иначе.
Kanban като интелигентно управление на проекти
В днешно време, когато става въпрос за планиране, Kanban обикновено влиза в игра: Вместо прекалено дълъг процес на управление на проекти със спецификации, функционални спецификации, етапи и други мъчителни методи на изтезания, дори процес, който е сложен за нашата работа, протича доста ясно на борда на Kanban:
Изглежда просто - но има още много работа за вършене: Ето моята дъска Kanban за проект за книга. И бих казал, че това ще се промени много с времето ...
Това е канбанска дъска за писане на книга. Тук има пет колони (основната дъска на Kanban има само три), защото исках да включа процеса на писане за отделните глави и страничните проекти, произтичащи от книгата.
Процедурата беше проста: Помислих какво ще трябва да се направи и го въведох в колоната „Отваряне“. Когато се захващам за дадена работа, я премествам на „в процес на изпълнение“ и когато приключи, се стига до „свършена“. Това е.
В тази цифрова дъска на Kanban в инструмента „MeisterTask“ имам няколко други функции: Например, записвам пъти или маркирам задачите с „тагове“, за да ги идентифицирам. В този случай тя маркира с 4-те режима и ще вмъкне различните нива на писане („чернова“, „ревизия“ и т.н.). Маркирането е тест за мен - но точно това прави Канбан толкова плавен: Можете да опитате всичко, защото организацията е възможно най-спестяваща време и лесна. Трябва обаче да се придържате към следните правила:
И тук идва правилото за бонус: Ако вече работите с друго управление на задачи, водещ дневник или с Getting Things Done, помислете и се запитайте какво искате да направите по-добре и какво искате да запазите.
Защото за задачи "може да има само една"! Двойното счетоводство за организиране на живота е просто загуба на енергия. Започнах да освобождавам куршума си от предстоящите задачи и да ги държа на борда на Kanban. Но можете също да продължите ежедневния си бизнес чрез GTD - но индивидуални проекти с Kanban. Така че, моля: вземете ясно решение!
Как Kanban може да работи за творчески умове
Много от това, което е в Kanban, е особено важно за екипите. Ако обаче сме целият ни екип като фрийлансър или фотограф, не е необходимо да бъде. Или? Добре може би. Или може би не.
Да, знам: това изглежда нереалистично. Но тъй като не мога да направя снимки на дъска Kanban в дома на клиентите си и да я публикувам тук, направих само снимка на запасите (благодарение на Pixabay). И, добре, в този свят на стокови снимки всичко изглежда някак чисто и нереално ...
Ако наистина започнем от фазов модел на творчество, ние сме - не едновременно, а в редуване - отново и отново в различни роли. И със сигурност знаете поне ролята на „създаването“ и ролята на „производството“. Идеята ми е, че това са различни „режими“, в които се намираме. Например, наистина имам нужда от почивка и време за „творение“ - „пространство без страх“. Когато пиша нещо подобно, задавам таймер за поне час - и през това време цифровата ми връзка с външния свят се прекъсва. Докато проучвам тема или редактирам текста, добре е, ако кучето трябва да слезе между тях или важно телефонно обаждане ми дойде. И най-вече: бих искал толкова време, колкото ми е необходимо за създаване; тесният срок ме мотивира да продуцирам. Това са напълно различни изисквания към времето ми, поради което има и различни „материали“ на моя рафт.
Ето защо съм маркирал съответно задачите в своите книжни проекти и се опитвам да проектирам работата според ситуацията. Това означава, че имам само една задача за писане и максимум две задачи за изследване или редактиране на „в процес“. Само когато един от тях приключи, аз „получавам“ следващия. Така че моята книга ме чака да завърша тази статия. Това също боли по някакъв начин, но това е резултат от съзнателно решение, което взех въз основа на разумно управление на проекти. И това е решение, за което никога не съм съжалявал! Това ме прави по-бърз, по-ефективен и още по-доволен от резултатите.
Какво трябва да управляваме креативно
Работата с творчески проекти обаче е само част от истината. Защото ние - поне някои от нас - прекарваме почти целия ден с „творчество“. Бих искал да ви напомня, че включвам и управление на креативни кампании, управление на креативни проекти и създаване на компании. И такава работа става все по-ценна - докато чисто повтарящата се или стандартизирана работа вероятно ще бъде по-лесна за справяне с изкуствен интелект в бъдеще.
Какво имам предвид под това: Не само проектите, но и ежедневието трябва да бъдат координирани. И това със сигурност изисква повече усилия от някои проекти.
Kanban обаче няма да може да организира някои от вашите задачи в ежедневието: Добрият ден включва добре планирана сутрешна рутина, избор на подходящ списък на Spotify и хранене на здравословна диета. Не можете да направите това с управлението на проекти, но със строг контрол на процесите. Защото, ако застанете пред дъска на Kanban веднага след ставане, за да избутате карта на „Медитация“, със сигурност ще направите голяма грешка. Тъй като е известно, че решенията са много стресиращи за нас, не би било особено умно да губим наличната за тях енергия в първите минути на деня за винаги подобни отговори на винаги едни и същи въпроси. Затова разработете сутрешна рутина (включително миене на зъбите и душ) и не мислете повече за това.
И не всичко останало също е проект в живота ни. Може би и вие имате подобна ситуация като мен: от една страна, много ми харесва да пиша за Contentman, от друга страна, работя като онлайн маркетинг за клиенти и ръководители на семинари. И в същото време имам големи проекти като книга в момента или Kreativreisen.de - проект за уебсайта на сърцето ми.
Всичко това трябва да се управлява. А организацията на проекта е различна от тази на ежедневието. Но - освен сутрешната рутина и няколко други ежедневни задачи - това обикновено може да се организира чрез Kanban. И така, да тръгваме!
Канбан за творчески проекти
Тук става дума - горе-долу - за управление на нещо като проект за писане (виж дъската за книги по-горе). Може би сте намерили някои идеи на дъската ми Kanban. Но основно това се отнася:
- Съберете какво трябва да се направи сега и в хода на проекта. Не бъдете сложни и твърде подробни, а формулирайте всичко на малки и малко (аналогови или цифрови) карти.
- Маркирайте ги както искате (или изобщо не) и преминете отново.
- Започнете с картата, която ви се струва важна в момента - или с която може да получите особено приятно начало на проекта. Закачете това под „в процес“ - и работете.
- Утре сутринта се връщате към дъската си и мислите дали трябва да се промени нещо въз основа на вчерашната работа (добавени карти, карти на „в ход“, карти на „готово“).
- От време на време проверявайте дали това, което имате и правите на борда на Kanban, наистина все още има смисъл за вас. Тъй като не става въпрос за управление на проекти, а управлението на проекти е за постигане на резултати. Това понякога е объркано.
Ето още няколко колони в дъската, които частично използвах или с които флиртувах:
- Пишете: Това е заместител на конкретната творческа работа. Мисля, че това може да бъде оценено особено.
- Правят изследвания: Това е подобно на "писане".
- Странични проекти: Със сигурност имате няколко творчески идеи за това как можете да използвате проекта си за втори път.
- Натрупване: Това са "разширенията", които в момента не влизат в продукта - но все пак могат да бъдат внедрени след завършване.
Вероятно можете да измислите колони, които можете да използвате сами. Но моля, никога не забравяйте най-важното правило: дръжте го просто!
Kanban за творческо ежедневие
Дъската на Kanban вероятно би трябвало да изглежда по различен начин, ако трябва да представлява ежедневния творчески живот, а не проект. Ето някои от задачите, които виждам в него:
- Пишете публикации в социалните медии
- Пишете публикации в блога
- Задачи за проекти
- финансови и организационни неща
- Придобиване на проекти
- учи и чети
Някои от тези точки са пряко свързани с нашите творчески фази: Писането на публикации в блога вероятно е предимно „създаване“, „учене и четене“ принадлежи към фазата на обучение. Тъй като обаче рядко планираме последното изрично или го записваме в календара, той често отива - и в даден момент сме затънали под мъглата на нашия стар опит.
Идеята за справяне с такива повтарящи се задачи е, разбира се, да бъдат изрично видими на дъската. Защо не поставите карта „проучване и четене“ в колоната „в процес“? Или специален „учебен“ цвят за задачата „Прочетете книга xy“ - за да можем с един поглед да видим дали тази творческа фаза има място в нашата ежедневна работа. Това са прекрасни побутвания за извършване не само на неотложните, но и на важните неща.
В зависимост от сложността на вашата работа и вашите проекти, разбира се, можете да комбинирате всичко в една дъска. Тогава вашият проект за книга получава свой собствен цвят на картата, а повтарящите се задачи - различен.
Ако работите с цифрова дъска, можете също да управлявате няколко дъски, така че все още да имате общ преглед. И за това става въпрос.
Правилният инструмент
Първият въпрос, който възниква тук, е как управлявате вашата дъска Kanban - аналогова или цифрова. Всъщност това е много основно решение, което никой не може да вземе вместо вас. По принцип става въпрос за тези въпроси:
Аналогови дъски Kanban
По същия начин можете основно да работите с три различни "размера":
- а Канбан дъска на стената с големи пост-си.
- а сравнително голяма хартия (напр. флипчарт DIN-A0) с пост-него.
- а Тетрадка със супер малки лепилни ленти
Дигитални дъски Kanban
Сега трябва да мога да направя дълъг списък със софтуер. Но трябва да призная, че не съм се бъркал толкова много. Ето двете, които познавам:
- MeisterTask: Това са създателите на програмата за картографиране на ума MindMeister, за която се абонирам от дълго време. Следователно това беше само малка стъпка към управлението на задачите MeisterTask от баварската компания. Имам всичко необходимо в себе си - дори директна връзка с мисловните ми карти, които обикновено създавам, когато стартирам проекти.
- Трело: Естествено! Trello е списъкът ToDo от Atlassian, който също изгради Confluence и Jira. И така, това е нещо като WordPress сред цифровите дъски на Kanban.
И двата инструмента са универсално приложими, безплатни на първо ниво, а има и приложения за iOS и Android. Така че няма причина да не тествате поне един от тях веднага.
Последен важен съвет
Най-приятното качество на Kanban е, че е много гъвкав метод и се адаптира към вашите нужди с течение на времето. За целта обаче ви е необходим опит - така че трябва да започнете някъде.
И това е и основният ми съвет: давай!
По някакъв начин: нарисувайте плакат, влезте в MeisterTask или залепете след него в офиса: 3 колони, шепа неща, които трябва да се свършат и след това продължете да работите.
Но не се притеснявайте: ЗАЩОТО Kanban е толкова минималистичен, че можете да промените всичко по всяко време. Тъй като усилието да се премине от аналогов към цифров, например след няколко седмици, е относително ниско.
„Contentman“ е моят блог, списание, моята детска площадка и моята възможност да изразя мислите си. Журналист съм от много години - така че може би имам малко мастило в кръвта си. Също така работя като онлайн маркетинг в CONTENTmanufaktur GmbH и - за предпочитане - като коуч и терапевт, се грижа за клиентите с техните цели и проблеми.