Как можете да намалите потока от имейли във вашата компания K15t

Както всяка компания, ние искаме да разработваме добри продукти и да продаваме услуги. За това се нуждаем от ноу-хау, умни умове и екипен дух - но също така и възможност да се концентрирате върху задачите си. Ето защо всеки индивид мисли кога, с кого, как и по коя тема се осъществява комуникацията: лично, по телефона или по имейл и използва всички възможности на съвременната комуникация.

Но какво да кажем за повечето компании? Често първо се пише имейл, без да се мисли дали кратко телефонно обаждане може да е по-ефективно. Нищо чудно, че работниците по цял свят се оплакват от поток от имейли. Ние не се оплакваме. Защото ние - поне вътрешно - вече не пишем имейли. Защо? Защото днес има по-добри възможности за обмен на идеи.

Проклятието на потопа от имейли

Само преди 20 години делови писма се изговаряха, печатаха, копираха, подписваха, изпращаха и подаваха на диктофони. Човек често трябваше да чака няколко дни за отговор. Трудно е да си представим днес. Затова не е чудно, че имейлът беше толкова успешен. Той е бърз, евтин, екологичен и практичен. Но днес истински поток от имейли се превърна в проклятие в много компании:

Всеки служител получава средно 615 имейла на седмица.
Всеки служител прекарва 15 часа седмично, отговаряйки на тези имейли.
Всеки служител преглежда имейл 36 пъти на час.

Различни изследвания показват колко неефективна е комуникацията чрез имейли и как това нарушава концентрацията на получателя. Много програми за електронна поща отчитат ново съобщение визуално или звуково. С над 100 имейла, пристигащи всеки ден, може да си представим, че това разсейване струва на компании милиарди долари.

Източник: Atlassian проучване от 2016 г.

Проследете непродуктивните имейли

Спам имейлите едва ли играят роля, тъй като повечето съобщения, които попадат във входящата поща, се изпращат вътрешно. Те се въртят около управляем брой задачи и проекти, по които работят отделни служители. Но ако пристигне имейл, получателят може да работи по друга тема. Ако тогава съобщението е необходимо в даден момент, то трябва да бъде търсено усърдно във входящата поща на електронната поща.

Въпреки това, освен дискусии и изпращане на документи, действителното наводнение на имейли в компаниите се дължи главно на големия брой непродуктивни имейли:

Лошо обмислени списъци с получатели и пощенски списъци за CC
Пренасочвания, които се изпращат „само за информация“
Невнимателност като „Ами сега, забравих прикачен файл“ или „Какво друго забравих да спомена“

Редица имейли могат да бъдат избегнати чрез кратък личен разговор.

Но внимавай:

Не само броят на имейлите непрекъснато се увеличава. Освен това служителите седят на срещи средно повече от 15 часа седмично - две трети от тях са ненужни, показват проучвания. Ръка за сърце: В колко безполезни срещи или телефонни конференции вече сте участвали днес?

Така че не помага. Трябва да стигнете до корена на проблема и драстично да намалите обема на имейлите и срещите, за да подобрите сътрудничеството.

Използвайте възможностите на съвременната комуникация вместо имейл

Със средствата за модерна комуникация ние винаги сме онлайн - в офиса и в движение. Това ни предлага големи възможности - и частният сектор го показа. Изображенията и съобщенията се споделят, коментират и обсъждат. Има чат и видео разговори. Колко често пишете имейл насаме?

Само си представете дали вашата компания също е имала това:

Обменяйте, обсъждайте и коментирайте информация интерактивно (включително вградени коментари и @ споменавания)
Направете знанията (протоколи, списъци на Excel, отчети за състоянието и т.н.) достъпни за всички членове на проекта
Винаги разполагайте с най-новата версия - но също и старите версии
Водете дискусии директно в документа

Запитвания и обмен на данни чрез индивидуални и групови чатове

Ето добрите новини: Има. Платформата Atlassian предлага различни инструменти за по-добро сътрудничество. Така електронната поща заема заден план сама.

Те работят заедно по концепции, ръководства, доклади, статии в пресата и много друго съдържание - паралелно. Никой не трябва да чака, докато документът бъде одобрен за редактиране. Промените веднага се виждат от всички. Файлове като дневници, отчети за състоянието, изчисления, изображения и много други. просто се качват. Дискусиите могат да се провеждат директно върху документа или в отделна чат стая. По този начин можете да намерите цялата информация там, където е необходима, и в същото време да намалите голяма част от потока от имейли във вашата компания.

С Atlassian Confluence можете да се възползвате в пълна степен от възможностите на съвременната комуникация и в същото време да намалите потока от имейли във вашата компания.
Прочетете и нашите 5 съвета за начинаещи в Confluence.

Организиран сервизен център вместо имейл пинг понг

ИТ отделите го живеят отдавна: Те мислят по начин, ориентиран към клиентите, и управляват запитванията чрез система от сервизен център като JIRA Service Desk. Тази концепция би могла да бъде от полза и за други сервизни отдели като човешки ресурси, маркетинг, счетоводство, управление на качеството и др., Където пощенската кутия е пълна с голямо разнообразие от запитвания и информация:

Поддържате общ преглед и във входящата ви поща няма загуба на заявка.
Запитванията могат да бъдат приоритизирани и изпратени до правилния процесор.
Предотвратявате пинг-понга с въпроси и отговори, когато поискате цялата информация във формуляр.

Често повтарящи се въпроси също могат да бъдат включени в помощния център като зона за самообслужване. Можете да разберете кои са това от ежедневното наводнение на имейли във вашата компания - запитвания за текущи формуляри за пътни разходи, правила за ваканция или брошури за продукти. Тъй като вместо да ви пише имейл, търсещият колега може просто да използва функцията за търсене и voilà: има отговорът или файлът, който търсите.

По този начин не само сте намалили потока си от имейли, но и сте увеличили значително вътрешното удовлетворение на клиентите.