Как да поберете отчета за напредъка на проекта на една страница А4
Ръководителите на проекти често се занимават с въпроса: Как да направя отчет в такава форма, че клиентът да отнеме 5 минути, за да получи информация за проекта? Измъчвах се от този проблем отдавна. И тъй като практикуващият ръководител на проекти по правило няма време да разработи нещо ново, тогава не успях в нищо разумно.
Един ден, мой приятел консултант по мениджмънт ми писа: „Чел ли си тази книга?“.
Разбира се, че не съм, но я чакам от много години. Това беше находка.
Отне ми около 2 часа, за да попълня първия доклад по предложената форма, но следващите доклади изискваха много по-малко време. Клиентът на проекта, след като получи нов отчет, ми каза: "Сега искам да получавам отчети за моите проекти само в тази форма!".
Страхотна обратна връзка, за да сте сигурни, че инструментът работи.
И така, какъв е формулярът за отчет и как да го попълните?
Основната идея е да се представят компактно данни за напредъка на работата по постигане на целите на проекта, завършване на работата в срок, изразходване на бюджета и прогнози в хода на проекта на страница А4.
Ето как изглежда празен формуляр за попълване.
И ето как може да изглежда завършен отчет на този формуляр.
Подсказката, която е под формата на доклад, се намира най-отдолу: „Цели - цели на проекта - условия - разходи - прогнози“.
Обикновено попълвам секциите в този ред.
"Цели на проекта". Тук трябва да формулирате няколко цели, от които ще стане ясно защо се стартира проектът (за моите проекти преименувах този раздел на „Проектни продукти“, струва ми се, че това е по-точно).