Брой 393
Бизнес процеси: как да ги опишете, отстраните и отстраните грешки. Работилница.
Семинар "Данъчна сигурност и фирмени проверки"
Бизнес лагер "Ефективно финансово управление"
Бизнес интензив "Бизнес стратегия: Как да я създадем и приложим"
Бизнес лагер "Маркетинг от А до Я. Как да изградим система от хаоса"
Бизнес лагер "Контрол върху собствеността на финансите"
График на всички събития
Горе Михаил Рибаков
и партньори
Михаил Юриевич Рибаков е бизнес консултант. Основател на екипа "Михаил Рибаков и партньори".
Михаил: консултант и човек. Гледайте в кратък филм ...
Докато формализирате бизнеса си, се генерират все повече и повече документи. Скоро идва моментът, когато мениджърите и служителите се затрудняват да ги държат в главите си. Освен това се появяват различни версии. Във всеки момент от време само един е от значение и всеки трябва да работи по него. Освен това различните документи трябва да бъдат свързани помежду си.
Спомням си как в една голяма петролна компания служителите преброиха 11 противоречиви документа през годините, описващи същата сложна технологична операция. Всички документи се считаха за валидни.
Така документацията расте. И това не е изненадващо: самият бизнес по правило също се усложнява, докато расте и се развива. Като екип имате по-задълбочено разбиране за това как работите (преди да сте го направили интуитивно), опишете своето разбиране и споразумения.
И така, какво се случва? Започнахте да създавате система, но се оказа някаква „бюрокрация с куп хартии“? да и не.
В моята практика някои силни харизматични фирмени лидери, след като зададоха този въпрос, се отказаха от систематизирането на бизнеса и оставиха всичко както е. Но е задънена улица 1 .
Оказва се дилема. От една страна, не е възможно без официални документи, това е връщане към първоначалната бъркотия. От друга страна, системата лишава бизнеса от мобилност. Преди това лидерът взе решение - и тогава то беше приложено. И сега първо трябва да обмислим всичко, да се съгласим, да направим промени в документацията. За много забележителни лидери това е като сърп на най-важното място.:)
Изходът е да се създаде най-полезната и компактна документация, която винаги се актуализира. Мениджърите и служителите наистина го използват в ежедневната си работа. Изисканата технология подобрява ефективността и последователността на организацията. За хората това не е в тежест - напротив, значително опростява живота им.
Например на работното място на всеки служител има кратки (1-2 страници), разбираеми, подходящи диаграми на процесите, в които той участва. И това е всичко - няма длъжностни характеристики за вас! 2
Ако описанието на вашия бизнес е многотомна работа, лежаща в сейфа на режисьора, тогава той е безполезен. Това често се случва с документи, които се разработват при създаване на система за управление на качеството (СУК), базирана на ISO 9001. В резултат на това най-полезното се оказва празна формалност.
Тъй като кодът се състои от редица правила или насоки, той може да бъде допълнен чрез изпращане на известия за отмяна на стари и въвеждане на нови елементи. Ето пример за такова известие:
Документацията е модел за вашия бизнес, а не само парчета хартия. Качеството на превозното средство и комфортът на дома зависят от техния дизайн. Успехът на даден бизнес зависи от това как е проектиран и как се реализира планът на архитекта.
Важно е да се запази целостта на модела. Съберете цялата си бизнес документация на едно място - архитектурната библиотека на компанията. Удобно е да го организирате като система от папки на сървър, в DropBox, GoogleDrive и т.н. (разбира се, ограничете разумно достъпа в тази важна информация). Настоящата версия на всеки документ е лесна за намиране, там се съхраняват стари и работещи версии: в архива в отделни папки. Удобно е да качвате готови версии на документи в интранета на компанията. Документите трябва да бъдат наименувани просто, ясно и последователно.
Нашите клиенти използват прости инструменти, обикновено Microsoft Word и Excel (или техни аналози: Google Docs, Open Office). Опитите за прилагане на сложни технологии почти винаги изместват фокуса на екипа от същността на подобряването на бизнеса към инструменти: вместо да обсъждат бизнес задачи и споразумения, хората изразходват енергията си за овладяване на сложни методи и ИТ системи 4. И все пак те не разбират и не ги прилагат напълно. Силата е в простотата.