8 съвета, за да сте сигурни, че нищо не се обърка в деня на събитието
Големият ден дойде и сега всичко се брои: всяка стъпка, всяка доставка, всяко съобщение до вашия екип. Но дори дните непосредствено преди събитието могат да забързат, така че често нямате време да структурирате по значим начин големия ден на събитието. Всички месеци на упорита работа и подготовка кулминират в този ден, но все още има много свободни краища и часовникът тиктака.
Въпреки че всичко никога няма да бъде в деня на събитието съгласен съм мина по план (това е просто невъзможно), но можете да спите малко по-спокойно, ако останете организирани. Ще ви покажем как.
1. Рационализирайте графика си
Прочетете идеалния график за големия ден: В колко часа трябва да се разтоварят камионите? Кога трябва да бъде затворено влизането на участниците? Кога трябва да се демонтира всичко и да се изчисти сайтът? Трябва да имате на разположение графика си през целия ден, така че веднага да можете да видите дали изоставате (или предсрочно). Въведете час за началото и края, името на задачата и името на отговорното лице. Ето пример:
| Начало | Край | задача | Отговорно лице |
| 6:00 сутринта | 6:45 сутринта | Разтоварване на камиона на площадката | Лиза |
| 6:45 сутринта | 7:15 сутринта | Сценична технология, тест на микрофона | Грегор |
| 7:10 сутринта | 7:20 сутринта | Настройка на зоната за чекиране | Алиса |
| 7:30 сутринта | 7:45 o часовник | Брифинг на персонала по сигурността | Лиза |
2. Потвърдете разпределението на ролите и задачите
За да спазвате графика, трябва да имате точен преглед на това кой за какво е отговорен в деня на събитието.
Погледнете отново разпределението на ролите и задачите в екипа. Уверете се, че са измислени и на пръв поглед тривиални задачи, като попълване на запасите от питейна вода и лед. Това, което в момента изглежда като дреболия, може да се превърне в сериозен проблем, ако нямаше планиране. (Само си представете какво може да се случи, ако по време на отдалечен фестивал останете без запаси в парещата жега.)
Дори с риск да се повторим, искаме да подчертаем още веднъж: В дните непосредствено преди големия ден не можете да повтаряте достатъчно често важна информация. Изпратете графика, ролите и списък с контакти с телефонни номера на всеки отделен член на екипа, когато събитието е точно зад ъгъла. Разпечатайте тази информация, за да можете винаги да я имате под ръка. Така че можете да използвате графика си като контролен списък, за да проверите изпълнените задачи. Дори да имате налична цифрова версия, няма как да навреди да имате под ръка разпечатка за всеки случай.
3. Изяснете комуникационните структури
Говорейки за повторение, уверете се, че вашият екип е наясно с комуникационните структури в деня на събитието. Използвате ли радиостанции или WLAN? И какво се случва, ако WiFi връзката се загуби или нещо се обърка?
Съставете план за ескалация и разрешаване на непредсказуеми проблеми. И не забравяйте: това не е план, освен ако не го запишете писмено и не го раздадете на екипа!
4. Съставете "аварийни комплекти" за вашия екип
Членовете на вашия екип ще ви благодарят, ако им дадете спешен комплект за деня на събитието. Нанижете пакети с ценни прибори като банки за захранване за вашия мобилен телефон и списъци с контакти, карта на местоположението, зърнени барове, тапи за уши или други дребни неща, които ще ви помогнат да преминете през деня.
5. Внимавайте за слаби места
Преди да започне събитието, отделете 15 до 20 минути, за да се разходите из мястото на събитието и да потърсите слаби места. Внимавайте за области, които биха могли да бъдат проблематични: например, има проблем с мрежата или доставчикът не знае да достави кафе на представителите на синдикатите.
Добавете липсващи елементи към основния си график и се уверете, че всяка нова задача е възложена на член на екипа. Като идентифицирате потенциални източници на грешки на ранен етап, можете да предотвратите стресови инциденти по време на събитието.
6. Подгответе се за решаване на проблеми
Изкушението да се справите незабавно с инциденти е страхотно, но трябва да отделите малко време, за да се отдалечите, преди да дадете инструкции на вашия екип. Започнете режим за решаване на проблеми: Как можете да подходите конструктивно към решение? Може би е полезно да проведете интервю лице в лице с член на екипа, защото това лице не изпълнява внимателно задълженията си?
Най-важното правило е: Ако нещо се обърка - не се паникьосвайте! Списание Forbes пише: „Хората, които успешно се справят с кризисни ситуации, могат да насочат своите емоции и да ги насочат към желаното поведение. С други думи: Те трансформират напрежението си в енергия и желание за действие. ”Можете да разберете как да направите това тук:
7. Отделете време, за да се насладите на събитието си
Дайте си време - и ако това са само няколко минути - да се отдалечите и да се насладите на събитието си. Бързо се случва да се изгубите в хаоса на деня, но не бива да забравяте, че това е моментът, към който работите през всички тези месеци: трябва да сте част от него! Тази перспектива също ви дава по-добра представа за това как вашите участници преживяват събитието.
Можете също така да използвате времето, за да попитате гостите си дали им харесва събитието и дали има нещо, което можете да направите по-добре на следващото събитие. Винаги носете със себе си бележник, за да запишете констатациите си.
8. Писма и де-писма: проведете разбор
На следващия ден след събитието оставете малко място в дневника си, за да прегледате какво е било успешно и по-малко успешно, докато впечатленията са все още свежи. Обадете се на вашия екип за техния разбор и запишете разговора. Колкото повече подробности записвате, толкова по-лесно ще бъдете да планирате следващото си събитие.
Използвайте времето, за да обсъдите впечатленията, които сте събрали като екип. Съберете всички снимки, видеоклипове и цитати, които можете да намерите. Те ще бъдат полезни при създаването на имейли с благодарности, резюмета на социалните медии и рекламни материали за следващата година.
Не забравяйте да поздравите събитието с екипа в края на брифинга. Заслужаваш го!
Заключение в деня на събитието
Златното правило: Писма, които поддържат нервите ви, наслаждавайте се и ги премахнете. Ако запомните тези четири груби стъпки и ги следвате, не може много да се обърка. Ако имате и надежден и талантлив екип, който е също толкова запален по събитията, колкото и вие, тогава денят на събитието ще бъде бриз за вас! О, и поемете дълбоко въздух от време на време, погледнете и се насладете! Заслужаваш го.