4 офис задачи, където софтуерът sevDesk върши работата вместо вас
Като стартиращо предприятие имате две възможности по отношение на счетоводството: направете го сами или го направете. Докато първата опция отнема ценно време, счетоводителят на пълен работен ден струва пари. И двата ресурса обикновено са ограничени за основателите. От друга страна, какво ще кажете за опция, която може да ви спести време и пари?
Софтуер за цифрово счетоводство като sevDesk ви поддържа във всички фази от стартирането на бизнеса и може трайно да ви освободи от досадната офис работа. Как работи това в детайли е обяснено по-долу от създателите на sevDesk, използващи ежедневните задачи на счетоводството в офиса.
Пътят от класическото към дигиталното счетоводство ...
Преди да ви покажем как трябва да изглежда счетоводството днес, един бърз поглед назад. Все още ли си спомняте как се правеше счетоводството до преди няколко години? Хартиените разписки се съхранявали в прословутата папка с махало. Цифровите фактури бяха разпечатани и завършиха в същата папка. Това трябваше да бъде на разположение на счетоводителя най-късно до края на тримесечието, който от своя страна дигитализира документите и ги прехвърли в собствената ИТ система на компанията. Едва тогава се извърши бизнес анализът на данните, въз основа на който могат да се вземат бизнес решения.
Днес тази картина се промени. Дигитализацията промени счетоводството. Не само дигитално, но и автоматизирано - това е бъдещето, а на някои места вече и настоящето. Софтуерът за цифрово счетоводство от sevDesk е вашият ежедневен помощник в офиса, улеснява някои досадни задачи и напълно ви освобождава от други загуби на време.
# 1 изготвяне на оферти и фактури
Оферта, поръчка и накрая фактура - по опростен и идеализиран начин комуникацията между вас и вашите клиенти трябва да се осъществява на ниво счетоводство. Първо се създава оферта, която клиентът потвърждава с поръчка. След това клиентът получава продукта или услугата и фактурата едновременно. С sevDesk получавате софтуер, който улеснява работата ви в този процес. Отминаха дните, когато офертите и фактурите трябваше да се създават ръчно с MS Excel или Adobe InDesign и след това да се изпращат на ръка.
Ето как работи инструментът за котиране
С sevDesk създаването и изпращането на оферти отнема само няколко секунди с малко рутина. Ако предварително са създадени подходящи текстови шаблони (заглавен текст с поздрав и долен колонтитул със затваряща формула), трябва само да изберете клиента и съответните продукти от интегрираната база данни. SevDesk се грижи за останалото и автоматично създава оферта, която можете да изпратите по пощата или по имейл или просто да отпечатате и изтеглите. След като поръчката на клиента е получена, офертата може да бъде преобразувана директно във фактура. С приложението sevDesk (за Android и iOS) офертите и фактурите могат лесно да се създават и изпращат в движение.
След това създайте фактурата
Модул за фактури е незаменим в съвременния счетоводен софтуер. С sevDesk фактурирането е интуитивно и лесно. Ако фактурата така или иначе не е преобразувана от офертата, тук ви трябват само няколко секунди. Фактурите се създават по същия начин като офертите. Изберете клиент и продукт, готово. В зависимост от местоположението на клиента има и шаблони за фактури на 6 различни езика. Можете сами да качите свои собствени оформления и индивидуални канцеларски материали или да ги създадете от екипа на sevDesk. След създаването на фактурата имате няколко налични опции. Фактурите могат да бъдат изпратени до клиента по имейл или директно от системата по пощата за 0.89 EUR. Ако този процес е твърде автоматизиран за вас, можете да изтеглите създадената фактура по традиционния начин или да я отпечатате и ръчно да я препратите на клиента.
Полезна допълнителна функция при създаване на фактура е добавянето на индивидуален QR код. В случай на фактури, изпратени по пощата, вашите клиенти имат възможност да сканират кода със своя смартфон и да прехвърлят фактурата цифрово на своя мобилен телефон. QR кодовете могат да бъдат създадени във всички документи на sevDesk (включително оферти или напомняния) и винаги да се препращат до съответната цифрова версия.
# 2 разпознаване на разписки и банков интерфейс
Опитните предприемачи със сигурност ще могат да съпреживеят твърде добре колко точно досадно може да бъде събирането на документи в папка. Но тази процедура е в миналото.
Автоматично разпознаване на разписка
С sevDesk касовите бележки и входящите фактури могат да се събират цифрово. Съответните документи се подават в програмата от компютъра чрез плъзгане и пускане. Ако вашата програма за електронна поща има интерфейс, настроен със sevDesk, документите дори се препращат автоматично. Попадайки в софтуера, документите се анализират с помощта на така наречените алгоритми за машинно обучение (изкуствен интелект). Резултатът от анализа е категоризация, съчетана с автоматично резервиране. Практичното е, че системата се учи. Колкото повече документи са записани, толкова по-надежден sevDesk ще класифицира бъдещите данни за документи.
А какво се случва с хартиените фактури? SevDesk също има решение тук. С приложението sevDesk касовите бележки могат лесно да бъдат снимани. Цялото нещо се нарича sevScan и гарантира, че фактурите са цифровизирани и благодарение на автоматичното разпознаване на текст, са правилно записани и резервирани.
Хартиените разписки могат да бъдат снимани с помощта на sevScan и качени в счетоводния софтуер (източник на изображение: sevDesk).
Интегрирано онлайн банкиране
Свързването на sevDesk с банкова сметка улеснява счетоводния процес по няколко начина. От една страна, тази цифрова форма на счетоводство ви спестява ръчно прехвърляне на дължими фактури. Можете да плащате автоматично и, ако е необходимо, дори да посочите срок на плащане. По този начин могат да се искат отстъпки или отстъпки от отделни доставчици или бизнес партньори. Но не само изплащанията са автоматични.
Разбира се, sevDesk регистрира и входящи плащания. Използвайки подходящата фактура или референтен номер, софтуерът променя състоянието на съответната изходяща фактура от дължимо към платено. В същото време се публикува съответният номер на клиента. Автоматизираните депозити и тегления слагат край на трудоемкия процес на проверка на банкови извлечения. SevDesk ви показва с един поглед кои входящи фактури все още трябва да бъдат платени и кои изходящи фактури са платени обратно. Понастоящем банковият интерфейс може да бъде настроен за над 3000 банки. Вашата банка със сигурност е една от тях.
# 3 Ежедневни оценки и автоматично предварително известие за ДДС
Като основател трябва да вземате решения всеки ден. В идеалния случай това не се прави от червата, а въз основа на вътрешна статистика. sevDesk е счетоводен софтуер, който ви представя съответната информация на сребърен поднос.
Оценки с точност до деня
Въз основа на входящите и изходящите фактури се създават ежедневни оценки. Те ви показват вашата печалба или на базата на EÜR (сметка с излишък от доходи) или на базата на отчета за приходите и разходите (сметка за печалби и загуби). Въз основа на това имате по-голям краткосрочен обхват за действие и вземане на решения. С sevDesk ще ви бъде по-лесно да запазите своята предприемаческа визия.
Въз основа на изчислението на излишък от доход ще получавате ежедневни оценки (Източник на изображението: sevDesk).
Край на постоянните удължения на срока
Като стартиране ще се сблъскате с постоянното удължаване на срока за подаване на авансовата декларация за ДДС. Това също приключва със sevDesk. Създайте еднократни данни, свързани с данъка върху продажбите, в софтуера, sevDesk прави останалото вместо вас. На прост език това означава: Предварителната регистрация по ДДС се създава автоматично от приходите и разходите и може да бъде изпратена директно до данъчната служба с едно щракване.
Авансовата декларация за ДДС се създава автоматично със sevDesk (Източник на изображението: sevDesk).
# 4 Интерфейс с данъчния съветник
Комуникацията с данъчни консултанти също може да поразява нервите, особено към края на бизнес годината. Ефективността на транспортирането на документи до данъчния съветник по папка или предоставянето им на разположение във вашата собствена компания едва ли трябва да се обяснява по-подробно. sevDesk улеснява този процес по няколко начина. От една страна, всички данни са достъпни цифрово. От друга страна, подходящ интерфейс към доверения данъчен съветник е достатъчен и може да се определи кои документи да бъдат изпратени на съветника.
Всички входящи и изходящи фактури се преобразуват в съвместим DATEV износ, който всяка данъчна служба може да внесе в своята система. Благодарение на опростената комуникация спестявате ценно време. А вашият данъчен съветник има по-малко работа, защото данните са изготвени в правилния формат. Като алтернатива можете дори да оставите данъчния си съветник да работи директно в sevDesk. Просто ги поканете по електронната поща и използвайте упълномощаване, за да определите кои данни могат да бъдат преглеждани и променяни. Нищо не пречи на ефективното и просто сътрудничество.
С sevDesk имате възможност външният ви данъчен съветник да работи директно в счетоводния софтуер (източник на изображение: sevDesk).
Заключение - софтуерът sevDesk спестява време и пари
Счетоводството е необходимо зло за много основатели. Трябва да се направи, но много малко хора му се радват. С sevDesk получавате софтуер до себе си, който значително улеснява тази нелюбима задача. Това не само ви спестява време и пари, но също така ви позволява да се концентрирате повече върху основния си бизнес в бъдеще.