Създаване на електронни архиви на предприятия
Алексей Риндин
Последователен софтуер SPb
продажби@csoft.spb.ru
Обща концепция за изграждане на електронен архив
И така, решихте да автоматизирате работния процес на инженеринга и проектирането, за да се отървете от рутинната ръчна работа с огромно количество хартиена документация. Създаването на електронни архиви (EA) във всеки случай е уникална задача за всяко предприятие, от една страна, но има общи модели, от друга страна, което им позволява да се внедряват блочно по блок и да се получи цялостно софтуерно и хардуерно решение стъпка по стъпка. В същото време е важно резултатът от всеки етап да е и цялостно решение, готово за употреба преди извършване на работа на следващите етапи. Структурата на EA е показана на фигурата и се състои от следните подсистеми:
? подсистеми за сканиране на комплекс от софтуер и хардуер за преобразуване на хартиени документи в електронна форма;
? подсистеми на оперативния електронен архив за съхраняване на информация за оперативно използване и натрупване на информация преди записването й за дългосрочно съхранение;
? подсистеми за дългосрочно съхранение за дългосрочно съхранение на големи и много големи количества данни, достъпът до които е с нередовен характер;
? персонализирани приложения. По правило на това ниво достъпът до архивна информация се организира или в режим на файловия сървър, или чрез използването на системи за автоматизация, СУБД;
? подсистема за репликация;
? технологични решения.
Понастоящем проблемът със създаването на предприятия за ИА е много актуален. Основната причина за необходимостта от решаването му е наличието на голямо количество хартиена документация, която постепенно става неизползваема, ниската ефективност на ръчната работа с документация, от една страна, и наличието на CAD системи, вече внедрени в предприятията, съществуването на необходимия софтуер и хардуер за създаване на EA, от друга страна. Създаването на цялостна система от работен процес на проектната документация води преди всичко до увеличаване на ефективността на предприятието и като следствие до увеличаване на печалбите. Помислете за създаването на всяка от горните подсистеми на EA.
Създаване на подсистема за сканиране
Създаването на подсистема трябва да започне преди всичко с изучаването на хартиения архив на предприятието. По правило архивът на всяко предприятие се състои от десетки хиляди и дори милиони документи. Всички документи имат различни размери, състояние, тегло и дебелина на хартията. Част от документите могат да бъдат сини, проследяваща хартия. Често се срещат документи на цветни и сиви хартии. Документите могат да бъдат под формата на отделни листове и да бъдат зашити в книги и албуми. Във всяко предприятие със сигурност ще има част от документацията, чиято безопасност и състояние оставя много да се желае, порутени и избледнели документи. Следователно би било правилно да започнем процеса на създаване на EA с определяне на обема на документацията, която трябва да бъде поставена в EA. В същото време за правилния избор на оборудване е необходимо внимателно да се проучат документите според следните параметри:
? броя на документите за всеки от форматите;
? наличност и брой зашити документи за всеки от форматите;
? наличност и количество стари документи за всеки от форматите;
? наличност и брой документи на хартия с ниска плътност за всеки от форматите;
? наличност и количество документи на цветна и сива хартия за всеки от форматите;
? наличие на двустранни документи за всеки от форматите.
Разбира се, невъзможно е да се направи абсолютно точно изчисление, но трябва да се помни, че колкото по-точно се извършва проучването на архива, толкова по-точно ще бъде избрано оборудването и EA ще бъде създаден по-ефективно.
Освен това е необходимо да се определи времевата рамка за създаване на архива и интензивността на попълването му с нови документи. Много е важно да се определи какви файлови формати трябва да имат електронните документи.
Наличието на информация, формализирана по определен начин, дава възможност да се определи най-подходящото оборудване. Така че, за сканиране на големи обеми тесноформатни (до A3) непрошити документи се използват вградени скенери (например Inotex Scamax), които позволяват сканиране със скорост до 90 листа/мин (Scamax2600) или нагоре до 180 листа/мин (Scamax5000) в режим на автоматично подаване. Скенерите от този диапазон имат и режим на ръчно подаване. Например, ако в купчините сканирани документи има определен брой документи на хартия с ниска плътност, които са стари и не могат да се подават от скенера при посочените скорости, операторът за сканиране може временно да превключи на режим на ръчно подаване на сканирайте такива документи и се върнете в режим на автоматично подаване, без да прекъсвате процеса на партидно сканиране.
Получени файлови формати: * .tif монохромен една страница, две страници; * .pdf. Характеристика на тези скенери и софтуер за управление е наличието на много допълнителни функции, например: дуплексно сканиране; динамични контрастни хардуерни модули, които позволяват получаване на висококачествени изображения от нискоконтрастни, сиви и цветни оригинали, работа с баркодове, надпечатване върху документи, получаване на изображения в сива скала и други. За предприятията, планиращи по-малко интензивен темп на създаване на архиви и по-малки обеми на непрошита документация с тесен формат във формати до A3, използването на скенери Scamax не винаги е препоръчително и икономически не е оправдано. В този случай е възможно да се използват поточни скенери, произведени от Fujitsu, които в зависимост от модела имат производителност от 15-90 листа/мин. Полученият файлов формат е * .tif монохромен, сива скала, цвят. Отличителна черта на скенерите Fujitsu е едновременната способност за сканиране вграден и плосък. Ако имате малък процент документи, които не могат да бъдат предадени от механизма за вградено сканиране, на плоския скенер могат да се сканират отделни изтъркани и леки хартии. Скенерите Fujitsu съдържат допълнителни софтуерни и хардуерни модули за различни операции. От особено значение е модулът за обработка на изображения ICP, който ви позволява драстично да увеличите качеството на изображенията, получени при сканиране на документи с нисък контраст и ниско качество.