Спазване на Exchange Server и правила - Блог на Microsoft Exchange
Поради спазването на нормативните изисквания е много полезно една компания да има конкретни правила за това как да съхранява информацията и колко дълго тя трябва да се съхранява. Това важи не само за хартиени документи, но и за електронна информация и имейли.
Започвайки с Exchange 2007, Microsoft включи редица предварително инсталирани функции, вградени в нашите продукти, за да ви помогне да управлявате вашата цифрова информация - т.е. вашите имейл съобщения. Количеството информация, която получават потребителите, може да бъде много голямо, а технологията може да ви помогне да управлявате това количество информация. Това е, което Microsoft нарича „Управление на записи на съобщения“ или MRM.
Управлявани папки
Exchange Server 2007 има редица функции, наречени „Управлявани папки“, които представляват първата версия на MRM. Управляваните папки са папки във входящата ви поща с конкретни правила или правила. Например можете да създадете папки, които съхраняват информация за една година, пет години или повече. Когато времето за съхранение изтече, можете да дефинирате съобщения, които ще бъдат изтрити за постоянно или маркирани като „маркирани като минали задържания“. Използвайки управлявани папки, вече можете да помогнете на потребителите да управляват големи обеми дигитална информация, от една страна, а от друга страна, тя ще отговаря на изискванията на определени политики.
Забележка: Преди да започнете да използвате функцията за управлявана папка, трябва да се уверите, че имате пълната подкрепа на юридическия си отдел, докато работите с информация за компанията, която може да бъде изтрита!
За да приложите функцията за управлявана папка, трябва да изпълните следните три стъпки:
- Създайте управлявани папки
- Създайте настройки за управлявано съдържание
- Създайте правила за пощенска кутия за управлявани папки
- Присвояване на правила на пощенските кутии
За да създадете управлявани папки в Exchange Server 2007, отворете конзолата за управление на Exchange и отворете опцията Пощенска кутия в конфигурацията на организацията. Тук ще има два раздела:
- Управлявани папки по подразбиране 'тази опция се използва за управление на стандартни папки като Входящи, Календар, Изпратени елементи или Цяла пощенска кутия.
- Управлявани потребителски папки 'тази опция се използва за създаване на потребителски папки в пощенската кутия за специфични цели. Тези папки ще бъдат видими в папката "Входящи" в специална папка, наречена "Персонализирани папки".
Фигура 1: Щракнете върху New, за да създадете папка в EMC
Втората стъпка е да създадете управлявани настройки за съдържание. В тази стъпка вие всъщност дефинирате какво се случва със съобщенията, които се съхраняват в управляваната папка, и в този пример ще създадем настройка, която ще изтрие съдържанието след две години (2 години = 720 дни).
Щракнете с десния бутон върху новата потребителска папка и изберете опцията за създаване на нови настройки за управлявано съдържание („Нови настройки на управляваното съдържание“).
Щракнете върху Напред, за да продължите. По желание можете да посочите пощенска кутия за журналиране, за да получавате копие от дневника за всички съобщения, преместени в тази управлявана папка. Прегледайте резюмето на конфигурацията и ако всичко е наред, щракнете върху New, за да създадете управлявани настройки на съдържанието.
Третата стъпка е да се създаде политика на пощенска кутия за управлявани папки. В тази стъпка ще създадем политика, която ще съдържа управляваната папка и съответните настройки на съдържанието, които създадохме в първите две стъпки. След това тази политика може да се приложи към конкретни пощенски кутии.
В възела за конфигуриране на организация на EMC изберете опцията за пощенска кутия и отидете до раздела Политики на управляваната папка на пощенските кутии. В екрана за действие изберете Нова политика на пощенската кутия за управлявана папка. В съветника, който се отваря, въведете име за политиката на пощенската кутия и посочете управляваните папки, които ще бъдат включени в тази политика. Изберете „Папка за финанси“ и щракнете върху New, за да създадете нова политика.
Последната стъпка е да приложите новата политика към пощенските кутии. В EMC изберете опцията Пощенска кутия и отворете нейните свойства. Изберете раздела Настройки на пощенската кутия, след това изберете „Управление на записи на съобщения“ и щракнете върху Свойства.