Служителят е придобил материални ценности в интерес на организацията, представил е чек и иска да възстанови сумата
Възстановяването на разходите на служителите за придобиване на материални активи в интерес на организацията може да се извърши въз основа на заявлението на служителя и неговия доклад (във формата, разработена от организацията), одобрен от ръководителя на организацията.
Понастоящем нормативните документи, уреждащи правилата за извършване на касови операции, са:
Процедурата за издаване на документи в случай на издаване на парични средства на служител срещу отчет за разходите, свързани с изпълнението на дейността на юридическо лице е установена в точка 6.3 от Инструкция № 3210-U. В този случай се съставя разходен касов ордер във формуляра KO-2 1 съгласно писмено заявление на отчетното лице, съставено под всякаква форма и съдържащо запис на сумата в брой и периода, за който са издадени паричните средства, подписът на управителя и датата. Отчетното лице е длъжно в срок, не по-дълъг от три работни дни след изтичане на периода, за който са издадени парични средства по сметката, или от деня на отиване на работа, да представи на главния счетоводител или счетоводител (в тяхното отсъствие, до ръководителя) предварителен доклад с приложените подкрепящи документи.
Тоест, настоящата процедура предполага отчитане на разчети с отговорни лица само за действително издадените им суми на средства за разходи, свързани с изпълнението на дейността на юридическо лице, индивидуален предприемач. Законността на действията на служителя от името на организацията, когато той прави покупки за нуждите на организацията, трябва да бъде потвърдена с пълномощно (член 185 от Гражданския кодекс на Руската федерация, по-нататък - Гражданският кодекс на Руската федерация ), а съответните документи се издават на името на организацията.
Съответно, в разглежданата ситуация разходите, направени от служителя и свързани с изпълнението на дейностите на юридическото лице, се компенсират от организацията след закупуване на стоките, без предварително издаване на парични средства срещу отчета. Ние вярваме, че в този случай служителят не може да бъде признат за отговорно лице, тъй като не му се дават средства за нуждите на организацията, а се извършва само възстановяване на вече направени от него разходи. Тоест, докладът на служителя в такава ситуация не може да бъде признат като аванс.
В същото време руското законодателство не съдържа забрана за възстановяване на разходите на служителя за придобиване на материални активи в интерес на организацията в случай на спазване на нормите, установени от законодателството на Руската федерация, и надлежно документиране на транзакции.
Първичният счетоводен документ трябва да бъде съставен, когато е извършен фактът на икономическия живот, а ако това не е възможно - веднага след неговото попълване. Лицето, отговорно за регистрацията на факта на икономическия живот, осигурява своевременното предаване на първични счетоводни документи за регистрация на данните, съдържащи се в тях в счетоводните регистри, както и надеждността на тези данни (част 3 от член 9 от Закон № . 402-FZ).
По този начин организацията има право самостоятелно да определя реда на работния процес за разглежданата ситуация.
Следва да се отбележи, че клауза 1 на чл. 183 от Гражданския кодекс на Руската федерация предвижда, че при липса на правомощия да действа от името на друго лице или при превишаване на тези правомощия, сделката се счита за сключена от името и в интерес на лицето, което я е направило, освен ако друго лице (представлявано) впоследствие одобрява сделката. Последващото одобрение на сделката от представлявания създава, променя и прекратява за него граждански права и задължения по тази сделка от момента на нейното приключване (клауза 2 на член 183 от Гражданския кодекс на Руската федерация).