Референции - Taxmaro Personal
„Всички места работят гладко.“
Филип Вундерлих
nextbike GmbH
nextbike е лидер на европейския пазар в споделянето на велосипеди. Компанията качва хора на велосипеди и ги превръща в естествена част от градската мобилност. Като пионер, nextbike разработва устойчиви системи за споделяне на велосипеди от 16 години. Понастоящем Nextbike е активен в над 200 града по целия свят и вижда себе си като допълнение към автобусите и влаковете. През 2019 г. nextbike бе признат от Stiftung Warentest като победител в теста сред доставчиците на велосипеди за споделяне в Германия.
Предизвикателството
nextbike работи екипи за обслужване в момента в 60 места в Германия. До внедряването на TAXMARO всички служители се управляваха централно от отдела за човешки ресурси в Лайпциг. Всеки документ за служител и информация за всеки служител трябваше да бъдат представени в Лайпциг или, ако е необходимо, поискани. Например, ако регионалният мениджър се нуждае от настоящата декларация за защита на данните на служителя, единственият начин е през централния офис. С увеличаването на броя на служителите този процес стана объркващ и склонен към грешки.
Изпълнение от TAXMARO
С управлението на правата TAXMARO успя да структурира отделните отдели и места като самостоятелно управлявани звена в рамките на персоналния процес. По този начин отговорността за администрацията на служителите беше прехвърлена на съответните мениджъри по човешки ресурси на място. Всички местоположения могат да се разглеждат консолидирано от регионалните мениджъри според тяхната зона на отговорност. В същото време всички централни отдели имат достъп до цялата база данни и документи на компанията.
С помощта на индивидуално градуирани права за достъп беше реализиран процес, основан на разделението на труда, който позволява безпроблемно сътрудничество между местата и отделите. Основните данни и документи без фактури се управляват независимо от служителите и могат да бъдат проверени от екипа и регионалните лидери по всяко време.
За да подготви ведомостта за заплати, централният отдел по човешки ресурси използва проверена и пълна база данни, която трябва само да бъде допълнена с променливите данни за заплатите. ТРЗ се извършва от TAXMARO, за да може администрацията на служителите да се интегрира безпроблемно в процеса на заплата.
Резултатът
Децентрализираното управление на основните данни доведе до значително облекчение на кадровия отдел. Чрез прехвърляне на управлението на данните на регионално ниво, централният отдел по човешки ресурси може да се концентрира върху изготвянето на действителните данни за заплатите. Като цяло може да се създаде мащабируема организационна структура за бъдещ растеж.
„С TAXMARO ние овладяваме централния час за запис на нашите 22 отдела.“
Питър Уейчис
Изпълнението от TAXMARO
С отчитането на времето TAXMARO успя да предостави инструмент, с който служителите записват месечното си работно време онлайн. Възможността за запис, независимо от местоположението и времето, улеснява обучителите, например, да записват работното време по време на работа през уикенда. Предишното ръчно записване във времеви листове вече не е необходимо. Освен това служителите могат да използват индивидуално съхраняваните целеви часове, за да извикат състоянието на текущия месец по всяко време. За да се подобрят възможностите за оценка във финансовото счетоводство, се прави точен запис в декларациите за разходи и отделите.
TAXMARO извършва автоматично консолидиране на работното време с времето на управление на отсъствията, така че може да се изчисли автоматично продължаващо изплащане на заплатите за фиксирани работни дни. Всички заявки за време се изпращат по електронен път до централния отдел по човешки ресурси за преглед и одобрение. Всяко заявление може да бъде обработено със задна дата, така че при необходимост да се коригират неправилни записи. В зависимост от организацията на отделите, заявките могат да бъдат възложени на различни процесори чрез настройките на управлението на правата.
След одобрение от отдел „Човешки ресурси“, събраното работно време автоматично се прехвърля в TAXMARO за таксуване. Това се прави с едно щракване, така че не се изисква ръчно прехвърляне на счетоводните данни.
Резултатът
С въвеждането на цифрово записване на времето беше възможно значително да се намалят контролните усилия, свързани с фактурирането на променливи почасови заплати. В същото време последващата обработка на подадените часове може да стане прозрачна и разбираема.
„Плавно качване с бърз растеж“
Себастиан Клайн
Предизвикателството
Бърз растеж на служителите. В рамките на кратко време бяха създадени екипи в Германия и Австрия, чиито основни данни трябваше да бъдат събрани за заплати. На всеки служител беше даден лист за вписване на персонал, който беше прехвърлен ръчно в отдела за заплати, след като беше върнат в отдела за персонал. Прехвърлянето беше склонно към грешки и трябваше да се проверява ежемесечно, за да се гарантира, че е актуално. Събирането и проследяването на непълни данни представляват голям обем административна работа, която може да бъде овладяна само с високо ниво на персонал.
Изпълнение от TAXMARO
С модула за включване, Honest Food добавя само нови служители към системата с точките за данни „имейл адрес“ и „вид заетост“, за да стартира процеса на включване. Новият служител автоматично получава покана към инструмента за самостоятелно въвеждане на основните данни.
Всички данни, свързани с фактурирането, се проверяват автоматично от TAXMARO с помощта на контролни цифри, така че неправилните записи могат да се показват директно. Освен това новите служители получават ежедневно имейл с напомняне, в който се обобщават всички липсващи и неверни данни. Липсващи документи, като удостоверение за записване от работещи студенти, също се проверяват автоматично. Функцията за напомняне се деактивира, веднага щом са попълнени всички данни и документи.
Резултатът
С помощта на TAXMARO количеството работа, свързана с наемане на нови служители, е значително намалено. Благодарение на възможността за самообслужване на служителите, също така не беше необходимо да се проверяват ежемесечни актуализации, така че процесът на администриране на служителите и отчитане на заплатите да може значително да се подобри.
„С TAXMARO успяхме да автоматизираме възстановяването на разходите за нашите служители в седем местоположения.“
Флориан Богеншюц
Изпълнението от TAXMARO
С модула за разходи TAXMARO успя да осигури работен процес, който високо стандартизира подаването на разписки за разходи от съответния служител. Служителят сканира отделните разписки, разпределя разходите в предварително определени категории и ги подава по електронен път като заявление за възстановяване на разходите. Тъй като документите бяха записани преди това от отдела по човешки ресурси, това доведе до голямо облекчение.
Електронният контрол и одобрение на заявленията се извършва централизирано от отдел „Човешки ресурси“. С помощта на подробно управление на правата областите на отговорност могат да бъдат структурирани според местата на разходите или местоположенията. Понастоящем всички документи могат да бъдат извикани и оценени цифрово.
След одобрение от отдела за човешки ресурси, всички разписки се уреждат от TAXMARO и се подготвят за плащане. Airgreets получава файл за прехвърляне, с който всички прехвърляния могат да се извършват с едно щракване. Това спестява на Airgreets времето за няколкостотин индивидуални трансфера на месец.
Въз основа на категориите разходи, автоматичното присвояване на сметки към съответните сметки на финансовото счетоводство се извършва във фонов режим, без разписката да се обработва отново отделно. Тъй като в случая с Airgreets служителите са разпределени в места с фиксирани разходи, записът в центровете за разходи може да се извърши и автоматично. Всички записи на резервациите се предоставят в края на месеца, включително изображенията на касовите бележки, като файл за импортиране на Datev.
Резултатът
Като цяло количеството на работата, свързана с възстановяване на разходите както за отделите по човешки ресурси, така и за финансите, беше значително намалено. Предишният процес на възстановяване на средства на хартиен носител е превърнат в мащабируемо цифрово решение.