Работа в две смени на превозно средство, попълване на товарителници и отчитане на горива и смазочни материали
Всяка транспортна организация има свои собствени характеристики в структурата, организацията на транспорта, видовете транспорт и т.н. В същото време много транспортни организации работят на две смени.
Такива транспортни организации най-често имат следните въпроси:
• как да попълните пътен лист за превозно средство, работещо на две смени?
• кой трябва да попълни пътния лист?
• как да се вземе предвид оставащото гориво по време на работа на две смени на автомобила: в края на всяка смяна или като цяло на ден за превозно средство?
Пътните листове трябва да се попълват от лица, упълномощени от ръководителя на организацията
Във връзка с гореизложеното организацията трябва да назначи лица, отговорни за попълването на определени раздели на пътния лист (например такова задължение може да бъде фиксирано в длъжностната характеристика на служителя). Списъкът на тези лица зависи от структурата на организацията.
В големите организации товарителниците могат да се издават от диспечер или транспортен инженер. В онези организации, където няма диспечерска служба, механик или лице, отговорно за експлоатацията на автомобилния транспорт, може да издава товарителници.
Определени раздели на пътния лист се попълват директно от водача на автомобила.
Така че данните за автомобил, водач, задача за водач могат да бъдат изготвени от диспечер. Информацията за изправността на автомобила и разрешението за излизане трябва да бъде отразена в товарителницата от служител, отговорен за експлоатацията на транспорта, например механик. Данните за показанията на скоростомера могат да бъдат записани в товарителния лист от водача и механикът да ги провери. Данните за горивото също могат да се попълват от водача.
Инструкция № 138 установява, че данните, за които липсва информация, не могат да бъдат попълвани. Позволено е да се въвежда допълнителна информация (подробности) в товарителницата, която не е предвидена в Инструкция № 138.
По този начин всяка организация може да има свои особености при попълването на товарителници.
Товарителница - първичен счетоводен документ
Основният счетоводен документ, който отразява движението на горива и смазочни материали (оттук нататък - горива и смазочни материали) по време на експлоатацията на превозното средство, е товарителница.
Съгласно Инструкция № 138, товарителницата е предназначена за натрупване и систематизиране на информация за работата на автомобила и водачите, за извършване на плащания за транспорт и генериране на статистически отчети.
Пътният лист трябва да съдържа следната информация:
• срок на валидност на товарителницата;
• име (фамилия, собствено име, бащино име (ако има такова) (печат (печат) на превозвача));
• марка и регистрационен номер на автомобила;
• данни за водача, белези за преминаване на медицински преглед от водача;
• марки за техническото състояние на автомобила;
• данни за показанията на скоростомера и часа на тръгване (връщане) на автомобила;
• данни за движението на горива и смазочни материали;