Пътувания за пътуване
В HELIUM V модулът за време за пътуване ви осигурява удобен начин за записване на времето за пътуване и разходите. Можете да намерите това в модула за запис на времето, след като изберете съответния служител по време на пътуване .
Определението на различните дневни ставки/надбавки за пътни разходи е направено в долния модул Раздел Диети, наричани още допълнителни разходи за хранене.
Тъй като разходните ставки не са строго свързани със страните, напр. За граничните региони се начисляват различни ставки на разходите, отколкото за по-отдалечените части на страната и някои градове (Милано, Лондон) имат свои собствени тарифи, които могат да бъдат дефинирани независимо в раздела модул Дати.
Ние се отказахме от възможността да дефинираме надбавките за настаняване, тъй като те обикновено се таксуват според разходите.
Резервирането на времето за пътуване е разделено на две части.
Това е съответното начало на пътуване в секция за пътуване. Т.е. ако напр. Ако направите няколко посещения на клиенти в рамките на един ден, започвате с отпътуването от вашата компания до първия клиент, след това шофирате до втория клиент, т.е. въведете времето на заминаване от първия клиент до втория клиент като ново начало на пътуването до втория клиент и веднага.
Определете кои клиенти сте посещавали, с кого сте разговаряли и в коя държава на пътуване, вижте по-горе, диети, това беше направено. Въведете подходяща причина под Коментар.
Ако пътувате със собствено превозно средство, служебно превозно средство и други подобни, моля, посочете и началния пробег.
Въведете също номера на регистрационния номер на вашето лично превозно средство или изберете от служебните превозни средства, с които пътувате. Освен това могат да бъдат посочени всички други разходи.
Продължаващото пътуване е резервирано като начало. Вашият HELIUM V разпознава следващото пътуване по факта, че има и начало (и няма край) преди пътуването.
Това означава, че до новия старт на км
показва се пробегът в предишния раздел и по този начин алтернативно може да се въведе разстоянието, което след това води до началото на пробега на текущия участък за пътуване.
В края на пътуването въведете крайния час, т.е. когато се върнете в компанията, и въведете пробега или изминатото разстояние, ако сте пътували с превозно средство. Моля, обърнете внимание, че за изчисляване на разстоянията се използват начало и край на пробега. Въвеждането на разстоянието служи само като помощно средство за изчисление.
Важно: Ако напр. Доста често се случва служителите на полеви служби да посещават няколко клиенти в един ден, така че, моля, резервирайте, както е описано по-горе, само началото на пътуването, докато командировката всъщност приключи. Ако винаги е резервирано начало, край, HELIUM V ще изчисли диетите за всеки участък от пътуването, което най-вероятно няма да доведе до дати на пътуване.
Моля обърнете внимание:
Пътуване, напр. за клиент не е пристигането сутрин, с начало и край и след това отпътуването вечер с начало и край, а започва сутрин и приключва вечерта. Или, най-общо казано, започва, когато напуснете офиса и завършва, когато се върнете в офиса (офисът означава вашата компания или личния адрес на служителя).
Неправилно:
Това би означавало две пътувания с по един час.
Правилно:
Служителят беше навън през целия ден.
Но ако служителят е бил на път няколко дни, може да изглежда така:
Въпрос: Как се изчислява разстоянието с няколко старта?
О: В зависимост от фирмените практики, а също и за да се запази възможно най-малко усилието за запис, разстоянието винаги се изчислява от началото на пътуването до следващото въведено начало на пътуването или най-много до края на пътуването. Това означава, че ако има повече от един старт, трябва да се въведе само пробегът/разстоянието при първия старт и край. Ако има няколко старта без записан пробег, първият старт, или по-точно касовата бележка, поема всички разходи.
Въпрос: Пътуването ми се състои от четири блока, как да разбера това правилно?
О: Ако пътуването се състои от четири секции, те трябва да бъдат записани с пет резервации.
Т.е. ако денят на пътуването напр. изглежда като:
07: 00-07: 45 пристигане 40км
12: 30-12: 45 допълнително пътуване 5 км
15: 15-15: 30 пътуване напред 5 км
16: 00-16: 15 пътуване до дома на 40 км
Можете да намерите оценки в информация, време за пътуване или дневник.
Забележка: За изчисляване на пробега се използва пробегът, определен в модула Персонал за съответния служител под Заплата на персонала.
Забележка: Ако са направени промени в надбавката за пробег през периода на оценяване, се прилага определението, намерено в началото на периода на оценяване. Т.е. За правилно изчисление таксуването за пътуване трябва да съответства на съответните промени.
Забележка: Първо разпечатайте дневника и се уверете, че въведените данни са правилни. След това пътните разходи се включват в отчета за пътните разходи. Това ще ви даде разписка, която показва всички направени пътни разходи.
Определение на диетите
Дефиницията на диетите може да се намери в модула за запис на времето, долния раздел на модула Диети.
Диетите и техните изчисления варират значително в зависимост от индустрията и страните. С HELIUM V създадохме възможност за картографиране на всички правила. Изискват се специфични за потребителя формуляри, за да може и това да бъде изпълнено, за да отговаря на вашите изисквания. За да адаптирате формуляра си, моля свържете се с вашия HELIUM V надзорник.
Забележка: Може да се въведе само една дефиниция на диетата за дестинация и дата на пътуване.
Тъй като за обучения австриец е ясно, че районите в близост до границата, някои градове, имат различни диетични норми от действителната държава, напр. Франкфурт има по-висок процент на диета от Германия, но директният граничен град до Залцбург, Фрайласинг, по-нисък от Германия, така че можете/трябва да определите свои дестинации за пътуване.
Ако тук говорим за диети, това е терминът, използван в Австрия за заместване на допълнителните разходи в управлението на домакинствата. Така че обезщетението, което получавате, защото сте
да не можете да си обядвате и вечеряте „у дома“.
Терминът разходи означава допълнителни разходи по смисъла на пътуването, като билети, бакшиши и др.
В: Как се определят диетите ?
О: От една страна, вие сте препратени към официалния уебсайт. Дневната надбавка от максимум 26,40 евро е на разположение за вътрешни пътувания, т.е.за хора, които се облагат с данък в Австрия в Австрия. Тази сума се отнася за период от 24 часа. Ако пътуването продължи повече от три часа, може да се изчисли 1/12 (по този начин 2,20 евро) за всеки започнат час. Ако пътуването продължи повече от 11 часа, вече получавате пълната диета от 26,40 евро.
Означава, че
дневната ставка е пълната диета от 26,40 Ђ, минималната ставка е 3 х 2,20, така че 6,60 и на час (таксуване) от 3 часа и след това с почасова ставка от 2,20.
Това означава, че ако се проверява по часове, е необходима минимална продължителност на пътуването от часове (обикновено три часа) за отчитане на диетата.
Моля, имайте предвид, че тези часове винаги се отнасят за един сегмент от пътуването и един ден за пътуване. Така напр. за времето между първия старт и втория старт и след това времето между втория старт и края на пътуването.
В: Могат ли да се съхраняват и други правила?
О: Чрез посочване на скрипт за дневник за пътуване (вижте по-горе, скрипт за име на файл), могат да се съхраняват и други правила.
В: В някои дни не се отпечатват диаграми?
О: Изчисляването на диетата също се основава на Закона за работното време. Тук, наред с други неща, се казва, че служителите имат право на диета само когато са Повече ▼ от три часа са в командировка. Това означава: Ако напр. Ако служител резервира време за пътуване от 9:00 до 12:00, това са точно три часа. Не са показани диети за това. Но ако той резервира 8: 59-12: 00, това е повече от три часа и съответните диети се изчисляват.
Коефициентът на минималните часове може да бъде зададен за всяка дестинация за пътуване под Дати в полето От часове. За това трябва да се активира почасовото изчисление, т.е.часовото трябва да се проверява.
В: Как мога да изчисля пътните разходи?
О: Когато проверявате пътните разходи, имайте предвид, че те се преглеждат ежедневно. Т.е. пътните разходи се базират на календарния ден. Служител ли е напр. 10:00 ч. През първия ден до 10:00 ч. На втория ден в командировка, това са 24 часа (т.е. един ден), но според Закона за работното време това са два дни пътуване.
През първия ден е 14 часа, дължи му се (обикновено тук може да има отклонения в зависимост от колективния/колективния договор) пълната норма на диетата.
на втория ден е 10 часа. В зависимост от страната на пътуване (вътрешна/чужда), той получава 2/3 или 10/12 от диетата в страната на пътуване.
Възлагайте пътни разходи на поръчка/проект
Всяко начало на пътуването може да бъде възложено на поръчка или проект. Това определя клиента/партньора. Тук вие също дефинирате фактора (%) колко от общите пътни разходи могат да бъдат начислени на този клиент. В края на пътуването, моля, посочете с кое фирмено превозно средство е направено това пътуване или дали това е направено с частния автомобил. Ако пътуването е извършено със служебно превозно средство, се прилагат разходите, определени за превозното средство; ако е извършено с частно превозно средство, се използват километричните разходи от заплатата на персонала.
Удължаването на записа на показанията на километри за всяка резервация за пътуване има предимството, че разпределението на действителните разходи за съответната поръчка, клиент, проект може да се извърши много по-точно.
Определение за превозни средства
В модула Персонал, в раздела Превозно средство можете да дефинирате фирмени превозни средства. За да направите това, кликнете върху New и въведете описателно име на превозното средство и номера на регистрационния му номер.
Запазвате разходите за превозното средство в горния раздел Разходи, въведете KM разходи за съответната дата.
Оценката на пътуванията над всички или отделни превозни средства за свободно дефиниран период може да бъде намерена в менюто Инфо - Превозни средства.
Видът на използване на превозното средство контролира кои хора използват превозното средство и по този начин могат да ги избират в записа на времето за пътуване.
Налични са три определения:
а.) Частно превозно средство. това превозно средство принадлежи на вашия служител
б.) Служебно превозно средство. това превозно средство принадлежи на вашата компания, но се предоставя само на един служител
в.) превозно средство за басейн. това превозно средство принадлежи на вашата компания и е достъпно за всички служители.
Разпределението на превозните средства, вида на използването на превозното средство, се извършва за частното превозно средство и служебното превозно средство в модула Персонал на съответното лице в раздела Превозни средства. Тук могат да бъдат избрани само частни и служебни превозни средства. Басейнът винаги е на разположение на всички служители.
Ако частно превозно средство или служебно превозно средство е възложено на друго лице, така че всъщност двама души да използват едно и също превозно средство, се появява съответно съобщение. Но това е допустимо.
Когато избирате превозното средство в записа на времето за пътуване = начало на пътуването, са налични превозните средства, назначени на лицето, и превозните средства на басейна.
В: Как се записват пасивните времена за пътуване?
Забележка:
Разбира се, за диетите (допълнителни разходи за хранене), в допълнение към пасивното време на пътуване, трябва да се записват и действителните пътувания с началото на пътуването, евентуално следващо пътуване и края на пътуването. Ако откриете само пасивни времена за пътуване в месечния отчет, това ще бъде прието от HELIUM V, но трябва да бъде допълнено от времето за пътуване, за да компенсирате допълнителната работа.
Бележка 2:
Тъй като пасивното пътуване зависи и от нормалното работно време (кое е нормалното работно време, например основното време, не е достатъчно ясно определено в закона), трябва да се определят периодите, в които пасивните времена за пътуване се изчисляват като такива. Вижте също Лични, колективни, пасивни пътувания. Ако не са определени периоди от време, не се изчислява пасивно време за пътуване.
В: Как са представени пасивните времена за пътуване в месечния отчет?
О: Пасивните времена за пътуване, които всъщност трябва да се използват като такива (по отношение на периода), се приспадат от действителните часове в месечния отчет и се показват като прекъсване, тъй като това намалява платения баланс за кратко време. Ето защо часовете на пасивното време за пътуване се коригират и добавят към коефициента на изплащане в последния ред на месечния отчет.
В: Възможни разлики при разглеждане на времето за пътуване
О: Моля, обърнете внимание, че отчитането на времето за пътуване е предвидено от законодателя по такъв начин, че да може да се изчисли от часа, който е започнал. Т.е. ако напр. Ако времето за пътуване е резервирано с начален час 6:59, допълнителен час ще бъде добавен към началото на пътуването в 7:00. Това понякога се случва, когато, от една страна, служителите презаписват времето си точно в момента и, от друга страна, се активира функцията за автоматично пристигане, с която входящо повикване автоматично се резервира една секунда преди началото на дейността.
В: Как могат да се възложат допълнителни разходи?
О: По-специално при свързването на HVMA записването на времето за пътуване, допълнителни пътни разходи/пътни разходи могат да бъдат записани с касови бележки за пътни секции с позоваване на поръчки.
Ръчното въвеждане на възлагането на документите за разходите беше изпълнено, както следва:
Въведете разписката както обикновено в управлението на входящите фактури
Ако разписката вече е заснета от HVMA със снимка на разписката, разписката може да бъде намерена в системата за подаване на документи
Освен това това все още не е присвоено, а само въведената сума. Срокът на плащане включва и планираното/изпълненото плащане на касовата бележка с препратка към служителя, така че да можете да видите как това трябва да се уреди със служителите ви.
Възлагането на сметката (за счетоводство) трябва да се извършва от подходящо обучени и упълномощени лица.
В записа на времето за пътуване сега избирате резервацията за начало на пътуването, на която трябва да бъде присвоена тази разписка.
Сега преминете към раздела Разходи и присвойте разписката, въведена по-горе, с Нова.
Моля, имайте предвид, че тези разходи, главно поради възлагането на поръчки, могат да бъдат възложени само на резервации за начало на пътуването.
Ако избраната входяща фактура вече е присвоена на друг запис за пътуване, ще се появи съответно съобщение.
Квитанции, които нямат връзка с пътуванията, могат да бъдат назначени към поръчката чрез възлагане на поръчката.