Project Office - Софтуерни продукти
Съкращението „prof“ (проектно бюро) се появява все по-често както в професионални, така и в популярни списания. На английски звучи като проектно бюро (ПО), в доста широк спектър от вариации, вариращи от офис за подкрепа на проекти до офис за управление на програми и стратегически офис на проекта. Но във всеки случай ключовите думи са „офис на проекта“. Целта на статията е да даде на читателите обща представа за офиса на проекта, неговите цели и задачи, областите на възможно приложение и проблеми с изпълнението.
Терминът „управление на проекти“ става все по-популярен. Той се отнася както до управлението на проекти в рамките на компанията, насочени към въвеждане на нови технологии и системи, така и до проблемите на управлението на бизнеса на компанията чрез проекти. Примери за компании, които управляват бизнес чрез проекти, са телекомуникации, строителни и дизайнерски организации, фирми, ангажирани с разработването на търговски софтуер, консултации и др.
Трябва да се отбележи, че глобалното ускоряване на развитието на комуникациите, автоматизацията на бизнес и технологичните процеси, постави много остро задачата за управление на проекти за традиционните компании, занимаващи се с производство на масови продукти, поне по отношение на периодичното и ускорено обновяване от асортимента на стоките, за да запази своя дял в променящия се пазар.
Следователно не е изненадващо, че ръководителите, които се занимават с непрекъснатото подобряване на бизнеса си, са много внимателни към всичко, което включва дори намек за управление на проекти или проекти. Те интуитивно чувстват, че рационализирането и стандартизирането на усилията и мерките за модернизация, включително проблеми при вземането на решения, ще дадат значителен, ако не материален, то поне управленски ефект.
Какво е офис за проекти?
Ето как този термин се тълкува от общопризнатата и почти стандартизирана организация на знанията за управление на проекти (PMBOK): „Има редица приложения за офис на проекта. мениджъри под формата на обучения, софтуер, шаблони и до отговорност за резултатите от проекта ".
Подобно на всичко, свързано с концепцията за проект („временно усилие за създаване на уникален продукт или услуга“), проектното бюро е временно организационно образувание, предназначено да изпълнява добре дефинирани функции. Той включва обучен персонал от мениджъри и технически персонал, оборудван с необходимия софтуер и технически системи. В зависимост от вида и целта, проектното бюро може да заема подходяща позиция в организационната йерархия, както на ниво, близко до ръководството на компанията, така и на ниво управление на отделни големи подразделения.
В зависимост от мащаба на проекта и размера на организацията, една или друга форма на проектното бюро е оптимална.
В зависимост от състоянието и естеството на решаваните задачи този организационен субект може да се нарече офис на програмен проект, в рамките на който се решават задачите по планиране и управление на бизнеса на цялата компания като цяло. Ако управлението на проекти е насочено към решаване на въпроса „как да се изпълни този проект ефективно и рационално“, тогава програмното управление на проекти на бизнеса на организацията търси отговор на въпроса „как да направим този бизнес по-отзивчив, адаптивен и по този начин, по-изгодни в бързо променяща се бизнес среда. и управление на няколко проекта ".
Ефективното приложение на офиса на софтуерния проект може да осигури следните предимства и предимства: стандартизация на документацията за управление на проекти и методи за управление на проекти, прозрачно разпределение на отговорността за резултатите от проекта (проектите), разпространение на знания и подобряване на уменията на персонала, ефективен контрол върху напредъка и прогнозиране на резултатите от проектите, счетоводство и ефективно разпределение на ресурси за проекти, глобален преглед на наличните ресурси на организацията, привеждане в съответствие на целите и задачите на отделните проекти със стратегическите планове на организацията.
Поради обективните ограничения на възможностите за ефективно управление на проекти във цялото разнообразие от организационни структури (и по-специално в контекста на функционална структура и слаба матрична структура на организация, например министерство), е малко вероятно че целият набор от задачи, изброени по-горе, ще бъде решен в рамките на един офис на проекта. Освен това обхватът от задачи, решавани от проектното бюро в конкретна организация, ще зависи от съществуващата корпоративна култура и нуждите на висшия мениджмънт за подобряване на качеството на управлението на бизнеса.