Принцип на Парето в управлението на времето

Още по време на следването и по-късно на вашата работа, едно нещо е от значение преди всичко: добро управление на времето. Тази компетентност е важна и за 45 процента от HR специалистите за завършилите. Тук може да помогне принципът на Парето. Никога не сте чували? Тук можете да разберете какво означава принципът на Парето, известен още като правило 80/20, и как това е един от начините да овладеете управлението на времето си по време на обучението и на работното си място.

Това казва принципът на Парето.

Принципът на Парето се връща към изобретателя си Вилфредо Парето. В началото на 20-ти век той изследва разпределението на собствеността върху земята в Италия и открива, че 20 процента от италианските граждани притежават 80 процента от държавното имущество. Тогава той стигна до заключението, че италианските банки например се грижат за 80 процента от своите клиенти с една пета от времето, което прекарват.

Следователно принципът на Парето, известен също като ефект на Парето или правило 80/20, гласи:

80% от резултатите могат да бъдат постигнати с 20% от общите усилия. Останалите 20% от резултатите изискват най-много работа (80%).

Още примери за принципа на Парето.

Разпределението съгласно принципа на Парето е очевидно и в други области. Няколко примера:

В много компании 80 процента от продажбите се правят с 20 процента от продуктите или клиентите.
В складовете 20 процента от продуктите обикновено заемат 80 процента от пространството.
20 процента от уебсайтовете в интернет представляват 80 процента от обема на данните.
80 процента от жителите на дадена страна живеят в 20 процента от градовете.
80 процента от трафика се осъществява по 20 процента от пътищата.
Децата играят само с 20 процента от играчките си 80 процента от времето.
Правите 80 процента от обажданията си с 20 процента от запазените си контакти.
80 процента от времето, когато носите само 20 процента от всички дрехи в гардероба си.
При правилното разпределение на приоритетите 20 процента от усилията често могат да свършат 80 процента от цялата работа.

Последният пример е от решаващо значение, когато става въпрос за връзката между принципа на Парето и управлението на времето.

Принцип на Парето и управление на времето.

Правилото 80/20 може да се използва и за управление на времето в личния живот, по време на обучение или на работа. Съответно принципът на Парето е метод за управление на времето, който поставя приоритет върху важните части на даден проект. Според правилото на Парето 20 процента от задачите (или 20 процента от времето) постигат 80 процента от резултатите. Ако имате няколко задачи едновременно, важно е да създадете списък с приоритети.

Управлението на времето е изключително важно качество, особено за завършилите и младите специалисти. Почти половината от отговорните за човешки ресурси се очаква да имат бакалавърска степен, които освен че работят самостоятелно, имат и добри умения за управление на времето, както показва следващата графика.

източник: statista.de (2018): http://de.statista.com/statistik/daten/studie/203190/umfrage/meinung-zu-den-wichtsten-sozialkompetenzen-von-bachelorabsolventen/

Приложете принципа на Парето: добро управление на времето.

Управлението на времето по време на следването или в професионалния ви живот означава, че можете да спазвате срокове чрез работа по проекти. Особено при паралелно изпълняваните задачи е от решаващо значение да знаете кои задачи са най-важни и трябва да се свършат първо. И тук се появява принципът на Парето: Като разберете какво всъщност трябва да се направи и какво е, в истинския смисъл на думата, „загуба на време“, можете да структурирате работата си. Тоест, вие се опитвате да свършите 80 процента от работата за 20 процента от времето, тъй като това са ключовите задачи.

Конкретен пример за ежедневието

Родителите ви се обаждат в неделя сутрин и ви изненадват с факта, че се отбиват на обяд. За да разбиете апартамента, ще ви трябват около четири часа за подреждане, почистване, миене на чинии, почистване на банята и т.н. Но до обяд ви остава само един час. В този час ще направите само най-важното нещо според принципа на Парето. Например оправяте леглото, натъпквате дрехите и нещата, които лежат наоколо, в кошницата за пране или под леглото и слагате мръсни съдове в съдомиялната машина. Най-лошото се прави за кратко време и апартаментът изглежда подреден на пръв поглед.

Конкретен пример за изучаване

Имате проект и ще се срещнете отново с вашата проектна група след три дни. През това време трябва да проучите определена тема и да подготвите това изследване. Преди да прекарате часове в проучване, помислете с каква информация ще е необходима на екипа ви, за да продължи да работи на следващата среща. Сега просто проучвате тази важна информация и веднага представяте резултатите си в презентация. Следното се отнася за презентацията: Съдържанието и грубата форма са особено важни. Те могат да бъдат изпълнени за 20 процента от общото време. Форматирането, оптичните детайли или фоновата музика са приятни за презентация, но не са толкова важни, ако имате малко време.

Конкретен пример за професията

Трябва да обучите нов служител сутрин и в същото време да завършите партида фактури до обяд.

Когато обучавате служителя, се прилага следното: Не е нужно да показвате всеки малък ъгъл на офиса, просто трябва да му обясните най-важните връзки, за да може той да започне работата си. И тук се дава приоритет на основните дейности. След това отидете на сметките и приоритизирайте кои са от решаващо значение, защото може да се наложи други отдели да продължат да работят с тях.

Принципът на Парето ви помага да разделите времето си така, че да сте направили всичко важно, но можете или да отделите останалото време за подробности, или да направите нещо друго.