Правилата за организиране на дейността на архива на рентгенодиагностичния отдел, центъра (отдел) на радиация
Архивът с материали за лъчева диагностика е неразделна част от отдела за лъчева диагностика.
Отговорността за записване, съхраняване и издаване на архивни материали се извършва от ръководителя на отдела за лъчева диагностика.
Съхранението в архива е обект на носители на диагностична информация, която може да представлява аналогови изображения (рентгенограми, флуорограми, фотографски и филмови изображения, микрофиш и др.) Или цифрови носители (магнитни ленти, CD и DVD дискове, магнитни оптични дискове и др.).
В зависимост от вида на носителя на информация в архива се отделят помещения за съхранение на филмови материали, носители на хартия и цифрови носители.
Архивът на филмови материали, хартиени носители е разделен на три части:
оперативен архив за пациенти, прегледани през годината;
основен архив със срок на съхранение повече от година;
Оперативният архив се съхранява директно в отдела за лъчева диагностика. Материалите от този архив се съхраняват в отделна стая на рафтове или в шкафове. Учебният и научен архив се съхранява заедно с оперативния архив.
Всички изображения на един пациент, направени на рентгенов филм, се съхраняват в индивидуална торбичка, направена от плътна хартия. Пакетите са подредени вертикално, в порядъка на броя на амбулаторните карти или историите на случаите по години. В архив с относително малък обем материал е позволено да се систематизира по азбучен ред по фамилия. Други филмови и хартиени носители, включително флуорограми на листа, се съхраняват заедно с рентгенови снимки в обща опаковка. Ролковите материали се съхраняват в преградени шкафове, картотеки.
Магнитните носители се съхраняват в специални стелажи или контейнери в съответствие с инструкциите на производителя. Филмовите материали се съхраняват в съответствие с инструкциите на производителя. Микрофишовете се съхраняват в специален шкаф за архивиране в отдела за изображения.
За администриране на офисната работа в архива, длъжността медицински регистратор се установява в съответствие с действащите стандарти за персонала (Приложение 10 към настоящата процедура).
Ако лечебно заведение има единен дигитален архив и радиологична мрежа (Приложение 12 към настоящата процедура), длъжността инженер за работа с архив от цифрови медицински изображения се установява в отделението (отделението) по лъчева диагностика (Приложение 10 към тази процедура).
Задълженията на служителите в архива се определят от длъжностните характеристики, одобрени от ръководителя на институцията.
На архива са възложени следните функции:
счетоводство, концентрация, систематизиране, съхранение и доставка на материали;
контрол върху коректността на регистрацията на материалите, получени в архива;
осигуряване на използването на архивни материали за практически и научни цели;
подготовка на фотографски материали за изхвърляне в съответствие с приложимите разпоредби и заповеди.
Филмови материали и хартиени носители на аналогови изображения се предават в архива в деня на изписването на пациента. В същото време рентгеновият лаборант или медицинската сестра на кабинета, в който е прегледан пациентът, проверява пълнотата на доставката на материали от клиничните отделения, опакова ги, маркира ги по системата, приета в институция. На заглавната страница на медицинската история се поставя печат върху доставката на рентгенографии с указание за техния брой и подпис на лаборанта, който съставя опаковката. При повторна хоспитализация, при постъпване в амбулаторни условия, се определя нова дата за преглед.