PMO - Задачи и функции на офис за управление на проекти
PMO - Служба за управление на проекти
Обхватът на PMO, офисът за управление на проекти зависи от приемането на управлението на проекти в компанията.
Така че зоната на отговорност може Задачи на секретариат в която заместник-агент на ръководителя на проекта резервира заседателни зали и подава доклади за състоянието. Ако обаче вземащите решения са един от Добавена стойност на PMO убеден, че това може стратегическа роля вземете.
Чрез разработването на стандарти, обучение и подбор на персонал в проекти, програми и портфолио след това офисът за управление на проекти функционира като команден център, който взема важни решения за работата по проекта.
Прочетете кой в този пост Идентифицирайте елементи от офис на проекта, когато има смисъл да се управлява такъв и кои задачи може да поеме офисът.
Форми и видове PMO
Ръководството за знания за управление на проекти от Института за управление на проекти (PMI) описва същността на такова Служба за управление на проекти както следва: „Службата за управление на проекти е организационна структура, която стандартизира свързаните с проекти процеси на управление и надзор и подкрепя споделеното използване на ресурси, инструменти и методи. Отговорностите на офис за управление на проекти могат да бъдат поети от Поддържаща функция до директно управлениеt един или повече проекти са достатъчни. "
От една страна, ръководителят на проекта сам поема административните дейности по своя проект. Или го делегира на служител. Често вътрешните колеги прекарват времето си в офиса Рутинни задачи отслабнете. Външните консултанти също могат да облекчат ръководителя на проекта, особено ако има тесни места в ресурсите в работата по проекти.
От друга страна може PMO се състои от цяла група служители или отдел, свържете портфейлите, програмите и проектите и системите с ключови фигури на дадена компания.
Разработвате бизнес казус и гарантирате съответствие с бизнес цифрите.
Освен това те се развиват Методи, процеси, инструменти и шаблони, обучава мениджъри на проекти, управлява образователни оферти, извършва одити на проекти, наблюдава и управлява Използване на ресурси в проекти или управлява цял Портфолио на проекти.
Оборудван с такъв мандат, офисът действа като команден център, който разглежда компанията като цяло и контролира проектния бизнес на борда.
Предимства на PMO
A Управлението на проекти създава предимства, ако то:
- Поддържа ръководители на проекти, служители и лица, вземащи решения в ежедневните операции
- Като централен координационен пункт, като например „система с хъб-спици“, събира и разпространява важна информация за даден проект, което увеличава прозрачността и позволява по-бързо вземане на решения
- увеличава зрелостта на работата по проекта
- поема стратегически задачи във фирмата
- гарантира, че инициираните проекти отговарят на целите на компанията
- Взема важни решения за проекти, програми или портфейли на дадена компания
- Намалени административни усилия и разходи
- гарантира, че във фирмата се установява култура, свързана с проекта
- мандатът на компанията е получен и приет
Отговорности на PMO
Една от основните задачи на PMO е Подпомагайте ръководителите на проекти по различни начини. Въпреки това, офисът може също така да бъде оправомощен да „действа като интегрирана заинтересована страна и вземащ ключови решения по време на живота на даден проект, за да гарантира, че бизнес целите са съгласувани“, пише PMI.
Подкрепете ръководителите на проекти и вземащите решения
Служителите в (PMO) подкрепят ръководителите на проекти с тези дейности, включително Резервирайте стаи за срещи, вземете външни участници на срещата от рецепция, организирайте работно оборудване, подгответе документи за вземане на решения и доклади за състоянието, архивирайте документи, наблюдавайте потреблението на ресурси, подгответе и последвайте срещи, документирайте резултатите от срещите, записвайте и поддържайте данните от проекта, изградете хранилище на знания за изграждане и поддържане на неговото съдържание, еднакво Създайте структури на документи.
Изберете процедури, методи и инструменти
Офисът може да определи дали и кои установени стандарти се прилагат във фирмата или би било по-логично да създадете свой собствен.
В допълнение PMO ще намери отговори на тези въпроси:
- Кои методи и инструменти биха могли да помогнат на ръководителя на проекта в работата му?
- Има ли смисъл да се избере традиционен или гъвкав модел на процеса?
- Как трябва да се съхраняват, правят достъпни и предават ценни знания?
- Има ли смисъл да се използва система за управление на документи? Ако да, кои?
Монитор и контрол
Службата за управление на проекти събира информация за Състояние на проектите и напомня на (под) ръководителите на проекти да предоставят информацията си навреме. Така PMO може да постигне резултати до един доклад на родителите пред висшето ръководство консолидират.
Освен това проверява дали Правила на проекта се наблюдават, води Одити през, се чувства всеобхватно Рискове и разработва контрамерки, особено за тези рискове, които имат голяма вероятност за възникване и са силно увреждащи.
Съвети и подкрепа за ръководители на проекти, служители и заинтересовани страни
Все повече компании се ориентират към модерни, постни и гъвкави Процедурни модели. Но особено екипите, които все още нямат опит в този процедурен модел, се нуждаят от ръка за помощ. Например опитен колега от офиса може да бъде назначен за ръководител на проекта, който да му помогне съвет и подкрепа.
Разработване и обучение на персонал
Целият екип трябва да притежава необходимите знания, за да се справи с предизвикателствата на проекта.
The Продължаващото обучение може да се проведе като част от програма за сертифициранесе провеждат, които се организират от офиса или се провеждат сами.
В международни екипи по проекти, a Културно обучение помагат за избягване на недоразумения и търкания. PMO може да създаде платформа за събиране на експерти на едно място, така че тяхното сътрудничество по заявени проекти да стане възможно бързо.
управлява проекти
Офисът може да подкрепи ръководителя на проекта като пожарникар в критични ситуации от Балансирани конфликти или Умереност при спорове. Защото в изключителни ситуации може да бъде полезно да се инициира и ръководи дискусията отвън.
Контролирайте портфолиото на проекта
Офисът за управление на проекти е централният център за всички участници в портфолио, което гарантира, че проектите са с приоритет, които допринасят най-много за успеха на компанията.
Заключение
- Не може да има конкретна рецепта за успех по отношение на това как може да се проектира PMO. Защото подобно на проект, който се откроява като целенасочено, еднократно начинание, офисът за управление на проекти също има такъв уникален характер.
- Високоефективните PMOs насочват работата си към стратегически цели на компанията навън. Дизайнът и обхватът на PMO зависят от нуждите на организацията, която поддържа.
- Сферата на дейност на PMO варира от чиста Поддържаща функция до отговорните Управлявайте един или повече проекти или портфолио.
- Те обаче могат да развият своята творческа сила само ако заинтересованите страни в организацията напълно разбират добавената стойност на работата на офис за управление на проекти и приемат работата му.
- Когато офисът за управление на проекти достигне пълния си потенциал, той може Повишават значително професионализма при управлението на проекти и генерират добавена стойност за компанията.
Съвет за четене:
Офисът за управление на проекти: въведение и предимства
съдържание
Въведение. - PMO. - Опции за категоризиране на PMO - Правилно позициониране на PMO - Задачи и отговорности на PMO - Намиране на зоната на отговорност, въвеждане и закрепване на PMO - Фактори за успех и приемане - Казуси - Тематичен индекс.