Пишете и отговаряйте на бизнес имейли

Трудно ли ви е да отговорите или да напишете имейл? В началото за младите специалисти е особено трудно да пишат съобщения, които са формално правилни. По този начин отговаряте правилно на имейли и пишете уверено на бизнес имейли.

Общи съвети за имейл.

Изисква се голямо внимание, особено когато става въпрос за онлайн приложения и когато се свързвате с мениджърите по човешки ресурси или потенциални работодатели по имейл. При служебните имейли влиза в сила т.нар. Нетикет, който трябва да се спазва при обмен на информация по електронен път.

Думата "netikette" е комбинация от термините net за интернет и етикет за добро поведение и включва някои правила, които трябва да се спазват при писане и отговаряне на имейли, особено в процеса на кандидатстване и бизнес имейли.

Следователно не частните имейли, като писмата, трябва да бъдат смислени, правилни и да съдържат ясни съобщения. Загрижеността трябва да бъде формулирана ясно и кратко и с кратки изречения. Това спестява време на получателя и улеснява разбирането.

време.

Ако е възможно, на бизнес или официален имейл трябва да се отговори в рамките на 24 часа. Уикендите са изключение тук. В случай на ваканция, бележка извън офиса трябва да посочва, че отговорът може да бъде забавен.

отсъствие.

Ако не можете да правите бизнес, трябва да настроите известие за извън офиса, така че подателите да бъдат информирани, че трябва да бъдат търпеливи с отговора. Пример за съобщение извън офиса:

Уважаеми дами и господа,

Благодаря ви за вашето съобщение.

От [дата] до [дата] включително, за съжаление не съм в офиса и следователно не мога да отговоря на вашето съобщение. Вашето съобщение не е препратено. В спешни случаи, моля, свържете се с моя колега г-н/г-жа [име] на [имейл адрес].

Благодаря за разбирането.

С най-добри пожелания

Дължина на имейл.

Ако трябва да пишете и отговаряте на имейли в работата си, важно е да обърнете внимание на дължината на вашето съобщение. Като правило, не забравяйте, че цялото съобщение трябва да се вижда на екрана на лаптопа, без четецът да се налага да превърта надолу.

Правилно структурирайте имейлите.

Правилната структура на имейл:

смислен предмет
учтива форма на обръщение
кратко уводно изречение
Основната част разделена на параграфи
приятелско последно изречение за сбогом
Поздрави, не съкращавайте като MfG!
Име и фамилия на подателя

В случай на служебен имейл, това е последвано от друг подпис както и информацията за дружественото право.

Прикачени файлове в имейли.

Разбира се, за това често се използват имейли, Документи напред. Но внимавайте прикачен файл върху това:

Обърнете се накратко към приложението в текста и кой документ има: Приложен ще намерите списък с разходите във файл на Excel.
Направете прикачения файл не по-голям от 2 MB и максимум 5 MB.
Не изпращане на твърде много документи или само наистина значими документи.
За имейли извън компанията използвайте формати като PDF, JPG или ZIP, които могат да се отварят от всички.

Имейл или личен разговор?

Особено когато става въпрос за мащабни или сложни въпроси, трябва да претегляте между имейл и личен разговор. Често е по-ефективно и по-бързо да обясните фактите на другия човек в разговор, отколкото в писмен вид. Така че, преди да се мъчите половин час да си запишете обясненията и след това да въртите напред и назад по пет съобщения, за да изясните всички въпроси, които имате, има по-смисъл да вдигнете телефона за момент или да уговорите лична среща. След това винаги можете да напишете имейл, в който да вземете най-важните моменти.

Следващата графика показва големия дял на имейлите, които изпращаме в нашето съобщение, което показва дела на имейлите, изпращани годишно (без спама!) Само в Германия:

източник: statista.de (2018): https://de.statista.com/statistik/daten/studie/392576/umfrage/nummer-der-versendeten-e-mails-in-deutschland-pro-jahr/

Ако не сте сигурни какво трябва да имате предвид в отделните професионални области, ще намерите допълнителна информация тук: