Основни офис функции

Те могат условно да бъдат разделени на пет групи:

1. Управление. Тези отговорности включват:

изграждане на организационната структура на офиса;

офисно планиране;

разработване и внедряване на корпоративна култура в офиса в съответствие с приетата в предприятието като цяло;

разработване на политика на комуникация с клиенти.

2. Административно. Под административни задължения се разбира организация на офис работа в офиса, изграждане на взаимоотношения между структурните подразделения, „зониране“ на офиса и т.н.

3. Домакински отговорности. Те започват с организацията на закупуване на офис оборудване, компоненти, консумативи и завършват с ръководство за инсталиране на оборудване и пускането му за поддръжка, осигуряване на взаимодействие със сервизната организация.

4. Надзорни отговорности. Това предполага извършване на инвентаризации и одити на материални активи, сертифициране на персонала, организиране на вътрешна отчетност и прилагане на други мерки за контрол.

5. Отчитане. Те включват организиране на изготвянето на доклади до висшето ръководство за надзор от последното 6 .

Както се вижда от изброените отговорности, офис мениджърът е служител, от когото, ако не половината, зависи доста значителен дял от успешното функциониране на офиса.

Трябва да кажа, че всичко по-горе се отнася главно до "идеалния" офис мениджър и е типично за доста големи компании.

В малките предприятия офис мениджърът може да бъде мениджърско звено на средно ниво, като от една страна има намалени правомощия в сравнение с изброените, а от друга страна, допълнителни, не съвсем присъщи за тях отговорности, като например:

директно управление на офис работата (включително персонал),

извършване на част от функциите на HR мениджъра (например като намиране на необходимите специалисти за офиса, провеждане на предварителни интервюта и др.) 7 .

Понякога на офис мениджъра дори се поверяват задълженията за водене на първично счетоводство - той самият трябва да работи с банкови документи, да пише фактури, фактури, нареждания за разход и разписка и т.н. В търговските предприятия офис мениджърът често е натоварен да комуникира с клиентите и да координира продажбите. Но повтаряме - всичко това е от желанието за универсализация на персонала, неразбиране на същността на тази позиция и не съвсем правилно използване на терминологията.

Понастоящем има доста голям брой различни курсове, които предоставят уменията и знанията, необходими за изпълнение на задълженията на офис мениджър. Но по принцип на тази длъжност се назначават лица с непълно висше или висше образование. Понякога офис мениджърите израстват от офис администраторите.

Административно управление - управление, извършвано съгласно официално одобрени правомощия, като се вземат предвид организационните изисквания.

Офис мениджър (офис мениджър) - лице, което организира работата на административната служба и олицетворява решението на група специалисти в Office 8 .

Като част от административната функция могат да се разграничат две взаимосвързани подфункции: организационна и управленска и координационна. Като част от организационната и управленска функция, офис мениджърът може да реши следните основни задачи:

---