Осева таблица - Как да създадете обобщени таблици в Excel! IONOS
Всеки, който трябва да оцени големи количества данни, бързо достига своите граници с конвенционалните таблици на Excel - те са твърде негъвкави. Решението е интелигентни обобщени таблици. Когато става въпрос за, Оценявайте и обработвайте данните, Осевите таблици в Excel показват пълния им потенциал: Те могат да се използват за кондензиране на данни и адаптиране на презентацията според изискванията за конкретния случай. Това, което е трудно да се направи с традиционните таблици, обобщените таблици може да се постигне само с няколко щраквания. Но как се създава такава таблица и за какви цели е подходящ форматът?
Excel с Microsoft 365 и IONOS!
Организирайте данните си в Excel и създайте таблици за нула време. Включен във всички пакети на Office!
Какво е обобщена таблица?
Осевите таблици позволяват на потребителите да променят начина на представяне на информацията, без да променят базата данни. Основата за това винаги е отделна, много опростена таблица, която съдържа пълния набор от данни. Pivot - от френската дума за pivot point - предлага допълнителни функции, с които Данните могат да бъдат пресортирани, филтрирани или показани по различен начин мога. Важно е да разберете Pivot в Excel, че данните просто се представят по различен начин. Промените в обобщената таблица нито създават нови данни (напр. Дубликат), нито изтриват съществуващи данни (напр. Ако данните са филтрирани).
За какво са ви необходими обобщени таблици?
Да предположим, че имате голяма електронна таблица с важни дати. За определена оценка не се нуждаете от всички колони. Традиционно бихте копирали данните, за да създадете нова таблица. Ако добавите нови данни, трябва да актуализирате няколко таблици. Като алтернатива можете да създадете формули, които автоматично преместват данни от една таблица в другата - много тромави и склонни към грешки. Осевите таблици правят същото, но с много по-малко кликвания и напълно без използването на формули.
Създайте обобщена таблица
Не е толкова трудно да създадете обобщена таблица в Excel, когато разбирате как работи обобщената таблица. Осевата таблица винаги се основава на запис на данни, който се състои от няколко колони. Името на съответната категория трябва да бъде в първия ред на колоната. Осевата таблица автоматично черпи информацията си от това. Освен това има смисъл да форматирате таблицата като такава (с функцията „Форматиране като таблица“) и да зададете име на таблица. Това улеснява работата след това, особено с няколко набора от данни.
Основата за обобщените таблици в Excel е запис на данни. Форматирайте го като таблица, за да улесните работата с него.
Два начина водят до обобщена таблица в Excel: Можете да използвате раздела "Вмъкване", функцията Осева таблица или можете да използвате инструментите за маса. Ще получите това само ако сте форматирали своя запис на данни като таблица. Там можете да изберете функцията „Обобщение с обобщена таблица“. Отваря се същия прозорец, както и по другия начин, но вече сте избрали съответната област тук. В маската можете също да решите къде да се показва новата обобщена таблица: в съществуващ или нов работен лист.
Осевата таблица може да бъде създадена бързо: След като присвоите име на вашия запис на данни, не губите следи от няколко таблици.
Записът на данни, който искате да включите в обобщена таблица, не е задължително да е в същата работна книга. Можете също да извличате данни от други файлове.
Работа с обобщени таблици в Excel
Осевите таблици предоставят множество функции, които ви помагат да оцените данните. Използвайки пример, Разнообразие от pivot опишете добре в Excel. Вече създадохме самата обобщена таблица. Тя се основава на набор от данни, който изброява продажбите за една година. Това включва и заетите служители, както и оборота и вида на продавания продукт. Трябва да се отбележи, че наборът от данни е проста таблица само с обозначени колони. Самите линии не са етикетирани.
Новият работен лист, в който данните трябва да се показват в обобщена таблица, е напълно празен в началото. Прозорецът обаче има нова странична лента: Полета на обобщената таблица. Всички категории, които сте определили за колоните на записа с данни, се показват там. Има и четири области в страничната лента, в които можете да плъзнете полетата на обобщената таблица:
- филтър
- колони
- Линии
- стойности
След създаването на обобщената таблица тя все още е празна. Попълнете таблицата, като плъзнете полетата на обобщената таблица в съответните области.
През Разпределение на полетата в тези области създайте действителната обобщена таблица. Като цяло има смисъл да се дефинира едно поле за имената на колоните и едно за редовете. Под „Филтър“ определяте категориите, които искате да използвате в курса, Б. искат да го гледат изолирано. Най-интересната област обаче е под „Ценности“. Полетата, които въвеждате там, фокусират таблицата.
В нашия пример въвеждаме месеците в редовете, а служителите в колоните. Осевата таблица автоматично анализира информацията, което тя получава от набора от данни и определя, че са включени дванадесет различни месеца и четири различни служители. Оборудваме филтъра с двата вида продукти, което ни дава възможност за филтриране на оценката на таблицата според пакет А или пакет В.
И накрая, съхраняваме продажбите под „Стойности“. Excel създава таблицата автоматично: От оригиналната таблица с четири колони в записа на данни има такава Таблица с имена на колони и редове чиито стойности са свързани с категорията.
Excel анализира стойностите независимо и предоставя интересни оценки още при първия достъп.
Не е задължително да посочвате само една категория на колона или ред. Няколко полета също могат да се влачат в зоните. Какво не е възможно: поставете категория в няколко полета.
В нашия случай Excel самостоятелно определя размера на продажбите на месец и служител. Вместо първоначалните парични стойности, поставянето под „Стойности“ води до директен „брой продажби“. Това дава възможност на потребителя да използва да постави голи числа в контекст и да ги оцени: Лора направи две продажби през април. Осевата таблица също показва общите резултати независимо: имаше три продажби през юни и 24 през цялата година.
Ако се интересувате повече от това колко са били продажбите във всеки отделен случай, а не колко транзакции са се осъществили, можете лесно да промените това. За да направите това, щракнете в областта "Стойности" в полето "Продажби" и отидете на "Настройки на полето за стойност". Тук, под „Комбиниране на полето за стойност от“, превключете от „Количество“ на „Общо“. Както можете да видите, можете да изберете и много други видове дисплей (видовете изчисления съответстват на функциите на Excel).
В случай на парични стойности има смисъл да се показват и в съответната валута. Чрез бутона "Формат на числата„Отвежда ви до прозорец, в който можете да форматирате клетки (това е налично и при нормална работа с Excel). Там можете да изберете различни формати за числата, включително валута.
Можете да използвате настройките на полето за стойност, за да анализирате данните си по различен начин.
Все пак имате още възможности за показване на стойностите: В настройките на полето за стойности превключете на "Показване на стойностите като". Там можете да получите Данни като процент на много различни други стойности, напр. Б. в сравнение с общия резултат. Това ни казва например, че Лора и Тим са отговорни за около 40 процента от общите продажби.
The филтър може да се регулира директно в осевата таблица с помощта на малкия символ на филтъра: Показвайте само продажбите за пакет А. Редовете и колоните също имат филтри. Тук можете да скриете серии, които не са ви необходими за текущия анализ. Също така имате възможност автоматично да сортирате редове и колони (напр. По азбучен ред).
Също така си струва да погледнете Опции за обобщена таблица, защото там можете допълнително да персонализирате представянето на вашите данни. Можете да намерите областта, като щракнете с десния бутон на мишката в таблицата. Опциите ви дават например опцията да скриете общите резултати или да коригирате оформлението. Осевата таблица също може да получи заглавие и описание. Това ви позволява да предлагате допълнителна информация на бъдещите потребители, особено на тези, които не виждат или могат да виждат само зле.
Ако промените оригиналния си набор от данни, Excel няма да коригира автоматично обобщената таблица. Вместо това трябва да актуализирате таблицата ръчно. Можете да намерите бутона за това в инструментите за обобщена таблица под раздела „Анализ“.
Само с няколко щраквания можете да превърнете вашата обобщена таблица в смислена диаграма.
Опциите за оценка отиват още по-далеч: С Осева диаграма имате лесен начин да покажете графично резултатите. Само с две щраквания можете напр. Например създайте колонна диаграма от вашата обобщена таблица. Тези диаграми се различават от обичайните по това, че те - също като самата таблица - могат да бъдат динамично адаптирани. Филтрите са достъпни и тук. Ако направите промени в диаграмата, това също се отразява на таблицата (и обратно).
Други електронни таблици като LibreOffice или Google Spreadsheet също могат да обработват обобщени таблици.
Excel с Microsoft 365 и IONOS!
Организирайте данните си в Excel и създайте таблици за нула време. Включен във всички пакети на Office!