Организация на работата за определяне на разходите за труд на служителите в обслужващи предприятия
В силно конкурентна среда, която е присъща на малкия бизнес и особено в областта на предоставянето на населението на различни непроизводствени услуги, оптимизирането на разходите за персонал се превръща в една от ключовите задачи, пред които е изправено ръководството на тези организации. За изпълнението на тази задача е необходимо да се оцени стойността на трудоемкостта на работата, извършена от служителите на въпросното предприятие. Това отчита перспективите за развитие на организацията и потенциалните стойности на по-нататъшно увеличаване на броя на клиентите (купувачите).
Един от най-подходящите методи, използвани при определяне на разходите за труд за извършване на определен обем работа, е нормирането на труда. Използването на този подход позволява не само да се разгледа структурата на работното време на разследваните служители, но и да се анализират научените стойности на разходите за труд, за да се оптимизират и елиминират възможните загуби на работно време.
Определянето на разходите за труд може да се извърши в три основни области:
1) наблюдение на дейностите на служителите;
2) самостоятелно записване от служителя на извършените операции;
3) използването на автоматизирани системи за отчитане на работното време и софтуерни продукти за осигуряване дейността на предприятието.
В същото време за всяко от направленията всички разходи за труд на служителите се определят въз основа на трудовите операции, извършвани от служителите и техните елементи. Под трудова операция се разбира съвкупност от работни техники, извършвани от един или група работници, включително всичките им действия за извършване на единица от дадена работа върху един или повече предмети на труда [1, с.79].
Фигура 1. Определяне на разходите за труд в предприятие от сектора на услугите
Мониторингът на дейностите на служителите се извършва в зависимост от целите и задачите, поставени за изследването. При директно наблюдение на дейностите на служителите и структурните звена се използват редица методи, насочени към цялостно проучване на работния процес за всички изследователски обекти. Най-оптимално е да се използват следните техники: 1) интервюиране; 2) фотографско време (снимка на работния ден и хронология на отделни комплекси от трудови операции); 3) системен анализ; 4) цялостна оценка.
Интервюто включва съставяне на списък с въпроси за ръководителите на структурни отдели и част от преките изпълнители (специалисти и технически изпълнители), обхващащи определена част от тяхната дейност. Въпросите се формират в зависимост от степента на участие на интервюирания служител в изпълнението на обекта на работа или неговата част (раздел от работата). За определени групи служители е възможно да се използва въпросник, който ще позволи интервюиране на по-голямата част от персонала на компанията.
Организацията на фотографската работа се извършва на няколко етапа: 1) анализ на данните за разходите за труд за изпълнение на обекти на работа; 2) избор на списък с обекти, в които ще се извършват наблюдения; 3) формиране на график за изпълнение на планираната работа; 4) събиране на списък с позиции за научни изследвания; 5) формиране на изследователски методи; 6) определяне на задачи, които трябва да бъдат решени за всеки предмет на изследване, и коригиране на плана за изследване; 7) информиране за работата, координиране на времето за изследване, подготовка на работното място на наблюдателя и, ако е необходимо, коригиране на плана за изследване; 8) извършване на фотоснимки; 9) организиране и по-нататъшно провеждане на интервюта с ръководители и водещи (главни) специалисти на структурни звена; 10) провеждане на допълнителни изследвания.
Използването на системен анализ включва оценка на групи работни процеси и общия бизнес процес на едно предприятие по отношение на извършване на работа по обекта, който се изследва. Формирането на документи за системен анализ включва изготвяне на специализирана форма за съставяне на обща информация за отделни процеси и степента на тяхното влияние върху представянето на групата от разглеждани обекти (вид работа).
При извършване на цялостна оценка се предполага да се изследва функционирането на цялото предприятие (група предприятия) по отношение на изпълнението на основните задачи, пред които са изправени организациите в тази индустрия и всички бизнес процеси. По време на неговото изпълнение се попълва набор от първични документи за функционирането на структурните подразделения от различни нива, изпълнението на служебните задължения от отделни служители, регулирането на процесите на взаимодействие между структурните подразделения и организацията на общия бизнес процес на разглежданият икономически субект.
Служителят може самостоятелно да отбележи времето за начало и край на трудовите операции и действия, които извършва. Предложеният метод се прилага при въвеждане на данни за началото и края на работния ден, както и трудови операции: 1) самостоятелно от служителя в специално подготвена първична документация (автофотография на работния ден); 2) попълване на инсталираните софтуерни продукти с данни за изпълнението на работата (за служители, които прекарват по-голямата част от времето си на стационарни работни места и имат достъп до подходящо офис оборудване). В същото време е необходимо да се спази условието, че при генериране на отчетни документи за определяне на разходите за труд, контролът върху попълването и качеството на данните, въведени от отговорните лица, се извършва от ръководителите на структурни звена.
Използването на автоматизирани системи за отчитане на работното време ви позволява да определите присъствието на служител през работния ден в определени зони на работа и да проследите всички негови движения. Съществен недостатък е невъзможността да се определи реалната заетост на служител. В тази връзка е препоръчително да използвате допълнителни софтуерни продукти, които ви позволяват да определите по-подробна заетост на работниците. Например касовите апарати със съответния софтуер могат да се превърнат в такъв продукт за служители, изпълняващи задълженията на плащащите клиенти, тъй като към момента на отваряне/затваряне на чекове е възможно да се определи времето за изпълнение на работата по трудовата операция "обслужване на клиенти (купувачи) ".