Организация и използване на архивния фонд
1. Архивен фонд на Руската федерация: организиране на документи по архиви …………. 6
1.1. Организация на документите по форми на собственост …………… 7
1.2. Организация на документите по видове носители, методи
и техниката за осигуряване на информация ……………………………… 9
1.3. Форми за съхранение на документи ……………………………………… 10
2. Организация на документите в архивите ……………………………………. 12
3. Използване на архивни документи ………………………………… 20
3.1. Указания и цели на използването на архивни документи ... 21
3.2. Форми за използване на архивни документи …………………… . 24
3.3. Искане като основна форма за използване на архивни документи 25
3.4. Условия за издаване на автентични документи на граждани за защита
техните законни права и интереси …………………………………… 30
3.5. Проактивно информиране от архива на юридически лица:
3.6. Предоставяне на архивни документи на потребителите
в държавни и ведомствени архиви …………………… 32
3.7. Издаване на дела за временно ползване …………………………… 33
Още от древни времена човечеството е трябвало да реши проблема със съхраняването на информация - знания, натрупани от много поколения, културни, технически, научни и други ценности. Решението на проблема беше тясно свързано с използването на технологии за съхранение, счетоводство, контрол на достъпа, създаване на нови единици за съхранение, нови знания въз основа на съществуващи и т.н.
Трудно е да се прецени колко ефективна е била тази или онази технология. От една страна, никой не „отваря отново“ питагорейската теорема или закона на Архимед. Те бяха запазени благодарение на решението на проблема за създаване на нови знания, базирани на използването на стари. От друга страна, учените все още са изумени от научната точност на древните теории, които са изложени на глинени плочки, папируси и други „носители на информация“ от онези времена. Проблемите с физическото съхранение и надеждността на "носителя" в този случай са напълно решени. Хиляди години по-късно те се извличат по време на разкопки и се четат! Но, за съжаление, няма решение на проблемите на счетоводството, достъпа и създаването на нови знания (въз основа на съществуващите знания). Знанието беше „загубено“ и някои закони трябваше да бъдат „преоткрити“.
Всички аспекти на създаването и функционирането на архивите се изучават от специална дисциплина - архивистика. Науката за архивите съществува у нас от около двеста години.
Понастоящем архивирането се разбира като сложна научна дисциплина, която изучава историята, теорията, съвременната организация на архивните дела като клон на управлението, архивните технологии, архивното право и други области, свързани с архивните документи.
Целта на написването на тази работа е да даде представа за това колко интересна, отговорна и важна е работата на архивист, да покаже някои от аспектите на работата на архива и да опише подробно технологиите за организиране и използване архивни документи, които са се развивали у нас от векове.
Откъде идват архивите? Някои се появяват пред очите ни заедно с нови институции, фирми, управленски органи, в дейността на които неизбежно се създават документи. Други са се оформили през вековете. Други са създадени във връзка с появата на нови системи за документация и носители на информация.