Одит на вътрешните комуникации
Свързани статии
Значението на уменията за изпълнение в една организация е признато от всички: мениджърите по човешки ресурси и връзки с обществеността, представители на научната общност от социологията, психологията и икономиката и служителите на компанията са единодушни по този въпрос. Многобройни изследвания потвърждават, че качеството на вътрешните комуникации влияе върху степента на удовлетвореност на служителите.
Дали хората споделят ценностите на организацията, в която работят, дали са доволни от принадлежността си към нея, зависи от стила на комуникация на управлението, степента на доверие на началниците и подчинените, нивото на информираност на персонала. Трудно е да се надцени значението на тези фактори за поддържане и развитие на бизнеса, както и ефективно управление на човешките ресурси, особено сега, когато кризата ни принуждава да намалим разходите, да откажем бонуси и компенсационни пакети.
Има различни мнения относно ролята на вътрешните комуникации в една компания. Специалистите в областта на организационната психология и повечето мениджъри ги считат за елемент от мотивационната система, който осигурява необходимото ниво на участие на персонала и влияе върху представянето. Въздействието върху производителността на труда, според психологическите изследвания, може да възникне в резултат на повишаване на самочувствието на подчинен, формиране на мотивация за постижение, признаване на неговите заслуги от ръководството или осигуряване на организационни натиск по отношение на прилагането на корпоративни стандарти за работа. Освен това беше установено, че лошото качество на вътрешните комуникации води до лошо изпълнение на задълженията на служителите. Липсата на информация не само не позволява да се вземат правилните решения и да се организира тяхното изпълнение, всичко това допълнително води до постоянната необходимост да се работи в условия на несигурност. И това, както знаем, рано или късно причинява стрес и прегаряне.
Много експерти обаче не са сигурни относно значителното въздействие върху ефективността на вътрешните комуникации. Съмненията са свързани с факта, че информацията е необходимо, но не достатъчно условие за стимулиране на персонала и подобряване на качеството на работа.
За да се определи каква роля играят вътрешните комуникации в дадена компания и доколко ефективни са те, ще помогне специално проучване или одит на комуникацията. Робъртс и О'Райли идентифицираха 7 критерия, по които те се оценяват: доверие в непосредствения ръководител, степен на влияние върху неговите решения, готовност за взаимодействие, удовлетвореност от комуникационния процес, надеждност на предоставената информация, ниво на натовареност на информацията (недостатъчно използване/претоварване) и фокус комуникации (възходящ, низходящ или хоризонтален). За този одит са разработени специални инструменти.
Цели и методи на провеждане
Комуникационният одит е анализ на вътрешни и външни информационни потоци на дадена компания, както и метод за получаване на обратна връзка за ефективността на информационната политика и степента на постигане на стратегическите цели. Този инструмент се използва и за оценка на връзката между бизнес структурата и нейната целева аудитория (доколко те съответстват на очакваната).
Нека разгледаме по-отблизо одита на вътрешните комуникации на компанията. Помага за решаването на следните задачи:
- да проучи особеностите на възприемането от персонала на информацията, предавана по различни канали;
- получаване на обратна връзка от служители, потвърждаваща разбирането на получената информация и ефективността на каналите за нейното разпространение;
- опише имиджа на компанията, който се създава с помощта на вътрешни комуникации;
- оценява качеството на комуникацията между мениджъри и служители;
- опишете атмосферата в екипа.