Новата бизнес диета консумира по-малко хартия с дигиталния офис на Business-Age, ресурсният център
С производителност на труда на отработен час, 5-6 пъти под средното за Европа, румънските компании имат очевидна нужда от модернизация. Преходът към дигитален офис е реален шанс за напредък, тъй като местните предприемачи разбират, че хартиените работни процеси са неефективни, улесняват грешките и генерират неоправдани разходи.
Често свързан с понятието „безхартиен“, дигиталният офис не означава пълно елиминиране на хартията, а дигитализация на работните потоци, така че ефективността на работата се увеличава, а разходите за време и пари намаляват. Но какво включва преходът към дигиталния офис от практическа гледна точка? Простото добавяне на скенер и абонаменти за мобилни данни не означава цифрова трансформация. Необходими са още.
Сътрудничество и дигитализация
Както за фабрика в сърцето на Bărăgan, така и за адвокатска кантора на Calea Victoriei, цифровият офис включва генериране, разпространение и потребление на информация на електронни носители. Но също и работа в екип, мобилност, архивиране и сигурност на данните. Цифровата трансформация на офиса започва с постоянното използване на електронни съобщения, решения за съвместна работа и споделяне на документи. По този начин информацията циркулира бързо, решенията могат да бъдат подкрепени с реални данни и клиентите получават своевременен отговор. Настоящата дейност става по-ефективна и много по-гъвкава и служителите могат да извършват своята дейност от всяко място с помощта на мобилно оборудване (лаптоп, таблет, телефон).
За генериране, разпространение и споделяне на документи между членове на един и същ екип или с външния свят, просто и ефективно решение е Office 365. Предлагано чрез абонамент, пакетът за производителност на Microsoft предлага достъп както до класики на Outlook, Word и Excel, така и до лично пространство за съхранение на документи и лесен начин за сътрудничество с SharePoint Online. Независимо от естеството на бизнеса или размера на организацията, Office 365 е най-доброто начало за създаване на цифров офис.
Как да премахнете 10 тона хартия
Очевидно има области, в които дейността е по-сложна и където законодателството изисква дълго време да се съхраняват документи на хартиен носител. За такива организации, които управляват голям брой документи, има решения за дигитализиране на физически документи и организиране на операции в регистъра. Според данните, налични в SEAP (Електронна система за обществени поръчки), голяма кметство купува и консумира около 10 000 хартиени плота годишно, което би запълнило среден офис. С приложение като StarCapture всяка компания или публична институция може бързо да транспонира всички физически документи в електронен формат и след това лесно да ги споделя според специфичните работни дейности. Ето как 10 тона хартия могат да бъдат много по-лесни за боравене и съхранение и информация за по-бързо намиране.
Ако за отделни потребители Office 365 покрива изискванията за съхранение на информация, на организационно ниво цифровите документи трябва да се архивират с професионално решение, което позволява ефективно управление, както по отношение на съхранението, така и класификацията, търсенето и извличането. Например SEAL отговаря на всички дългосрочни изисквания за архивиране на частна компания или публична институция. Нещо повече, това е лесен за одит инструмент и също се предлага на месечен абонамент.
Тенденция спрямо необходимост
Мнозина вярват, че „цифровата трансформация“ е просто тенденция, заимствана от западната икономика. При по-внимателен поглед обаче ползите от тази еволюция са сравнително лесни за разбиране и оценка. Всеки предприемач трябва да си зададе прост въпрос: „какво ме поглъща най-много“? Отговорът е също толкова прост: търсене на информация, ръчно намесване в документи, подготовка на разширени срещи и т.н. Времето е най-голямата печалба от дигитализацията, защото спечелените часове се превръщат в производителност и рентабилност.
За Румъния данните, предоставени от Евростат, показват удвояване на минималната работна заплата между 2008-2016 г. и по подразбиране общо увеличение на нивото на заплатите, което води до жизнената необходимост от увеличаване на производителността. За да бъдат служителите по-ефективни, те трябва да премахнат престоя, да могат да си сътрудничат лесно с колеги и да бъдат мобилни. Трудно е да се направи, ако по-голямата част от информацията е на хартия. Хартията предизвиква високи разходи за производство, обработка и съхранение и драстично ограничава потока от информация. Ако искате да излезете от този капан, Star Storage е доставчикът на интегрирани решения, партньорът, от който се нуждаете, за да изградите своя цифров офис и да използвате съвместна работна среда с електронни документи.