Методологични препоръки за изпълнение на искания от социален и правен характер, Федерален
В пълен размер документите за персонала и други видове документи, съдържащи персонализирана информация, са получавани и се получават от държавните архиви в специални случаи: при липса на правоприемници в ликвидираната организация, промени в административно-териториалното деление; премахване на кооперативно-колхозната собственост и превръщането на колхозите в държавни ферми, трансформации в структурата на държавната администрация. Записите за гражданска регистрация (актови книги) и метричните записи също не са налични във всички архиви, тъй като те трябва да бъдат прехвърлени от службата по вписванията за постоянно съхранение в държавните архиви след 100 години от датата на тяхното съставяне [9] .
Държавните архиви на съставните образувания на Руската федерация практически не съхраняват документи на организации и институции на военни ведомства. Съответните заявки се изпълняват по правило в RGAVMF и RGVA.
Препоръките също така използват резултатите от изследователската работа, извършена от VNIIDAD, федерални държавни архиви и държавни архиви на съставните образувания на Руската федерация в процеса на изготвяне на справочно ръководство „Биографична и генеалогична информация в държавните архиви на Руската федерация 1917-1991) "[12] .
Съставители на наръчника: д.ф.н. И.В. Волкова (ръководител на тема), съставен от д.ф.н. I.A. Дегтярева (отговорен съставител), д-р. Z.P. Иноземцева.
Основни понятия, използвани в Методологичните препоръки
архивен документ - материален носител със записана на него информация, който съдържа подробности, които позволяват идентифицирането му, и подлежи на съхранение поради важността на посочения носител и информация за гражданите, обществото и държавата [13] .
архивен извлечение - архивен документ, съставен върху архивен заготовка, дословно възпроизвеждащ част от текста на архивен документ, свързан с определен факт, събитие, лице, посочващ архивния шифър и номерата на листове на единицата за съхранение [14];
архивно копие - копие дословно, възпроизвеждащо текста на архивния документ, с указание на архивния шифър и номера на листа на единицата за съхранение, заверено по установената процедура [15];
архивен препис - архивен документ, съставен на архивен формуляр, имащ юридическа сила и съдържащ документална информация за предмета на искането, посочващ архивните шифри и номера на листовете на складовите единици на тези архивни документи, въз основа на които е съставен 16];
архивен фонд - набор от архивни документи, исторически или логически свързани помежду си [17];
временно съхранение на архивни документи - съхраняване на архивни документи до тяхното унищожаване в сроковете, установени с нормативни правни актове [18];
временно съхранение на документи от Архивния фонд на Руската федерация - съхраняване на документи от Архивния фонд на Руската федерация, докато те бъдат предадени за постоянно съхранение по начина, предвиден в член 21 от този федерален закон [19];
държавен архив - федерална държавна институция, създадена от правителството на Руската федерация (наричана по-нататък федерален държавен архив), или държавна институция на съставна единица на Руската федерация, създадена от правителствен орган на съставна единица на Руската федерация ( наричан по-долу държавния архив на съставна единица на Руската федерация), който съхранява, придобива, записва и използва документи на Архивния фонд на Руската федерация, както и други архивни документи [20];
документ на Архивния фонд на Руската федерация - архивен документ, който е преминал проверката на стойността на документите, поставен на държавна документация и подлежащ на постоянно съхранение [21];
документи за персонала - архивни документи, отразяващи трудовите отношения на служителя с работодателя [22];
информационна поща - писмо, съставено на архивен формуляр по желание на потребителя или по инициатива на архива, съдържащо информация за архивни документи, съхранявани в архива по конкретен проблем, тема [24];
поверителност на личните данни - задължително изискване за оператора или друго лице, получило достъп до лични данни, да предотврати разпространението им без съгласието на субекта на лични данни или други правни основания [25];
Лична информация - всяка информация, свързана с пряко или косвено идентифицирано или подлежащо на идентифициране лице (субект на лични данни) [26];
потребител на архивни документи - държавен орган, орган на местното самоуправление или юридическо или физическо лице, което законно се обръща към архивни документи, за да получи и използва необходимата информация [27];
постоянно съхранение на документи от архивния фонд на Руската федерация - съхраняване на документи от Архивния фонд на Руската федерация без определен срок (неограничен) [28];
субект на лични данни - вижте дефиницията на термина "Лична информация".
[1] Конституция на Руската федерация от 1993 г. Чл. 7, 33.
[10] Насоки за избор на документи за персонал за държавно съхранение. - М., 1976.; Проблеми с научна стойност, използване и съхранение на исторически, биографични и генеалогични документи като част от Архивния фонд на Русия. - М., 2001; Гапонова А.В., Татиевская Л.Е. За стойността на личните файлове и перспективите за тяхното използване/съветски архиви. 1991. No 6. С. 3–8.
[12] Биографична и генеалогична информация в държавните архиви на Руската федерация (1917-1991). Справочно ръководство/Росархив, ВНИИДАД. - М, 2010.
[23] Пак там, П. 3. Чл. 26; Правила. Раздел 5.7.1.