Lexoffice Законно сигурно съхранение на документи ИТ космополитен
Въпросът ми към поддръжката на Lexoffice (на 5 май 2018 г. в 9:01 ч.):
Досега съм запазил и разписките си на лаптопа си. Бих искал да си спестя тези допълнителни усилия в бъдеще. Мога ли да бъда уверен, че моите разписки ще продължат да бъдат на разположение в Lexoffice след 10 години и това ще устои ли и на евентуална данъчна проверка?
Отговорът от поддръжката (8 май 2018 г. 9:24 ч.)
С lexoffice вашите разписки все още са защитени, дори след като сте уведомили и винаги имате режим на четене, който можете да използвате за достъп до тях.
С lexoffice можете обикновено да сканирате в хартиени документи, съвместими с GoBD, и след това да ги унищожавате (заместващо сканиране).
Има обаче няколко неща, които трябва да имате предвид.
1. Създайте писмена процедурна документация за вашето собствено подаване на документи
Трябва да създадете писмена процедурна документация, за да може вашата компания да съхранява документи.
Това трябва да покаже кой във вашата компания обработва кое за документи и как. Освен това трябва да опишете механизмите за контрол (напр. Принцип на 4 очи), които използвате, за да сте сигурни, че сканираните документи съответстват на оригинала.
Съвет: Arbeitsgemeinschaft für Wirtschaftsverwaltung e.V. предоставя примерна документация за процедурата, която можете лесно да адаптирате за вашата собствена компания.
2. Проверете електронното изображение веднага след сканиране на разписка
Пълнота: Номерата на страниците съвпадат ли в сканирането и оригинала? Цялото съдържание на страницата се записва?
Коректност: Всички цифри и текст правилни ли са?
Четливост: рязко ли е сканирането? Контрастът достатъчен ли е? Четлива ли е важната информация за цвета (напр. Червен текст за минус суми)?
3. Записвайте и записвайте касови бележки незабавно в lexoffice
След като качите сканирането в lexoffice, трябва да го запишете възможно най-скоро и да запишете разписките си възможно най-скоро - най-късно, когато подадете авансовата декларация за ДДС.
4. Винаги трябва да пазите оригинала на някои документи
Разписките за дарения, (нотариално заверени) договори, данъчни сертификати и документи с доказателствена стойност в съдебни производства винаги трябва да се съхраняват в оригинал. Разбира се, можете също да сканирате тези документи и да ги съхранявате в lexoffice, така че да можете да ги наблюдавате по всяко време.
5. Като потребител вие носите отговорност за счетоводството и подаването на документи
Като потребител на lexoffice или като законен представител на вашата компания, вие сте и оставате лицето, отговорно за вашето счетоводство и свързаното с него записване и архивиране на вашите документи. Нито lexoffice, нито вашият данъчен съветник могат да ви освободят от тази отговорност.
Т.е. Независимо дали използвате lexoffice или друга технология и независимо от метода, използван за организиране на вашето счетоводство и картотекиране, вие, като законен представител, носите отговорност за спазването на законовите изисквания за съответствие.
Трябва да отговаряте подробно на тези изисквания:
спазване на принципите на правилното счетоводство (раздел 239 (4) HGB)
като се вземат предвид свързаните с това изисквания за сигурността на ИТ-базираното счетоводство
проследимостта на счетоводните и счетоводните процедури (раздел 238, параграф 1, изречение 2 HGB)
проследимостта на картографирането на отделните бизнес транзакции при тяхното създаване и обработка (раздел 238 (1) изречение 3 HGB)
съответствие с изискванията за задържане (раздел 239, параграф 4, раздел 257 HGB)