Контролен списък. Къща за събития на Bonnot. 1 фаза на концепцията. Контролен списък Bonnot s Event House 1 Планиране, организация и реализация на събития
1 Контролен списък на Bonnot s Event House 1 Фаза на концепция Разработване на концепция за събитие Каква цел искаме да постигнем със събитието? Към коя целева група искаме да се обърнем? Тип на събитието (събитие на клиента, събитие на служител, общо събрание, панаир, юбилей и т.н.) Имаме ли достатъчно капацитет/персонал за изпълнението без агенция? Имаме ли необходимото техническо ноу-хау за професионално изпълнение? Коя агенция за събития трябва да ни подкрепи с реализацията? Адресен списък Целева група Адресен списък преса/медия Определете броя на гостите/участниците Определете датата, продължителността и местоположението на събитието (внимание: помислете за времето за сглобяване и демонтиране!) Къде и кога трябва да се проведе събитието? Подгответе груб бюджет Модерация/развлечение Декорация (концепция/тема на стаята) Технология на събитието Кетъринг Вътрешни разходи Производство Покани Наем Местоположение Нощувки Трансфер (пътуване, транспорт) Лични раздавания Комуникация за събития (заявление за събитие, покана и т.н.) Контролен списък Bonnot s Event House 1
2 График за цялата организация на събитието Определяне на съдържанието на програмата График, производство, изпращане на покани Потвърждение, включително програма, описание на маршрута, дрескод, транспорт и др. Подгответе презентационни документи Подгответе PR документи Участнически документи Създайте подаръци списък с гости/медиен списък Подгответе етикети с имена, при необходимост задайте билети 2 Определение на програмата Ораторите/модераторите определят сценария, времето на дидактиката и драматургията Акценти, края на шоуто или музиката, Контролен списък за атракции Bonnot's Event House 2
3 3 Инфраструктура за местоположение/стая Предлага ли достатъчно място за желания брой участници? Предлага ли достатъчно помощни помещения Секретариат Гардеробна за лектори/художници, както и за служители на пресцентъра Има ли достатъчно места за паркиране? Лесно ли е да стигнете до градския транспорт? Совалка? (Място за обръщане на автобуси?) Съседи (шум и мръсотия) Достъп за хора с увреждания За палатки и други необичайни места Отопляем/климатик Вентилация Санитарни възли Табели за авариен изход Техническа инфраструктура (светлина, звук, видео и др.) Характеристики на стаята за събития Височина на стаята Ширина на стаята Дължина на стаята Планове или скици на помещението Оптични препятствия в залата (напр. колони и т.н.) Седалки, мебели, сцена, разделители на стаи и т.н.? Необходимо пространство за технология Връзки за захранване/изисквания за захранване Място за съхранение (инфраструктури и технологии) Инфраструктура/мебели Бар маси Бюфет маси Трапезни маси Столове Фоайе/бар Гардероб Контролен списък Bonnot s Event House 3
4 4 Кетъринг Кетъринг концепция (услуга, бюфет, теми, изпълнение) Кетъринг за настройка и демонтаж дни (персонал) Напитка за добре дошли Пауза напитки Обяд вечеря Легло mumpfeli (шоколад на възглавницата, карта за добре дошли) Спазвайте диети/специални заявки за меню (месо/веги) Кетъринг от външен персонал 5 Декорации Наемни растения Знамена Гобо (проекции с лого) Килим Декорация на маса Тематични декорации Теми Изображения или видео проекции Контролен списък Bonnot s Event House 4
5 6 Логистична структура на телефонните списъци за екипажа Етикетиране m. Лого (брандиране) Пътна табела (маршрут до събитието) Зона за обозначаване (паркинг, в сградата, залата) Декорация, сценичен дизайн, кетъринг технология Паркоместа за монтаж и доставки Повод Паркоместа за гости/участници Места за инвалиди Паркинг Транспорт от/до летището, гарата и др. В хотела: Рецепция, подарък, информационен щанд, санитарни помещения, включително почистване на събитието
6 7 Код за облекло на персонала (собствени и външни служители) Индивидуална информация/инструктаж по повод присъстващия екипаж Поведение, инструкции при извънредни ситуации Адрес и телефонни списъци Планиране на персонала (с изключение на техническия персонал) Ръководители на проекти Художници/художници Сигурност Медицински преводачи Бегачи Декоратори Пожарна бригада (пожарна охрана) Почистващи служители -Служба за гардероб/дежурни VIP поддръжка Модератори Хостеси Кетъринг шофьори Фотографи Поддръжка на паркинг Телефонна услуга Контрол на входа/изхода Поддръжка на артисти Контролен списък Bonnot s Event House 6
7 8 Правни въпроси и разрешителни Уточнете правилата за движение с общината/градската полиция Разрешителни за нощно шофиране Всякакви разрешения за строеж (трибуна и др.) Информирайте властите за налози (данък върху билетите) Разрешителни за работа за артисти, включително всички данъци при източника, авторски права (SUISA и др.) Удължаване (местен полицейски час) Застраховка (транспорт, отговорност, Кражба и др.) 9 Маршрути за евакуация и аварийни изходи (информиране, маркиране) и приемане от пожарната полиция Статистика на сградите при спиране Достъп за пожарна и линейка Защита срещу шум Аварийна аптека, Самарянин, първа помощ, спешен лекар и др. Охрана, контрол на входа и т.н. Контролен списък Bonnot's Event House 7-ми