Комуникирайте по имейл Бързи отговори на вашите имейли; успейте с този трик; s импулси
Как можете да успеете да бъдете максимално досадни с имейлите си - и по този начин да получите отговор по-бързо.
293 милиарда пъти на ден някъде по света прави "Pling" и имейл се озовава в пощенска кутия - според изчисленията на компанията за пазарни проучвания The Radicati Group. Пазарните изследователи изчисляват, че до края на 2023 г. броят на бизнес и частните имейли, изпращани ежедневно, ще се увеличи дори до над 347 милиарда.
За да се справим с този безумен поток от съобщения, ние използваме сложни стратегии като Inbox Zero и задаваме строги правила за по-добър преглед на входящата поща. Имейлите ни излагат на стрес - това е научно доказано. Разкъсват ни от фокус. Отговорът често отнема време ненужно.
И все пак повечето от нас не могат да избегнат комуникацията по имейл. Например за координиране на срещи или изясняване на въпроси относно поръчка.
Как може това да стане по-приятно за всички? Американската журналистка Catie L’Heureux помисли за това в статия за списание The Cut. Тя описва метода, който използва, за да накара шефа си да отговори на имейлите си възможно най-бързо. Вашата стратегия може да бъде пренесена и в други разговори по имейл.
L’Heureux ‘Обмисляне: Като изпращач на имейл, вие искате да получите обратна връзка възможно най-скоро. Затова трябва да улесните възможно най-лесно получателя да ви отговори. Вашият съвет:
Задайте въпрос веднага, на който можете да отговорите с да или не.
Ако превъртате имейлите си на смартфона си или просто хвърлите бърз поглед върху изскачащите съобщения на компютъра ви, ще се забиете с въпроса. Формулировки като „Можем ли ...“, „Накратко потвърждаваме, че ...“ или „Съгласни ли сте, че ...“ сигнализират на получателя: Това е обикновен имейл. Просто трябва да го одобря или отхвърля. Така че мога да натисна веднага „Отговор“.
L’Heureux нарича тази процедура „резюме на високо ниво“. Научила го е от бизнес консултанти, които са обучени да общуват с началниците си по този начин.
Три примера за илюстриране на трика на формулировката:
Ако е договорено с Клиенти
Вместо да пишете:
Уважаеми господин Лоренц,
обмислихме още една идея как можем да преразгледаме вашата листовка. Приложено ще намерите текстовото предложение:
"Bla Bla Bla Bla Bla"
Надявам се, че сте добре с това.
Направо с въпрос:
Уважаеми господин Лоренц,
съгласни ли сте с тази формулировка за нашата листовка?
"Bla Bla Bla Bla Bla"
Вместо да пишете:
Здравейте г-жо Ройтер,
благодаря за телефонното обаждане. Както беше обсъдено, сега отново ще ви изпратя резюме на нашето предложение: до края на всеки месец ще подготвим доклад за вас и ще го изпратим на вас и вашите колеги, г-н Tölz и г-жа Йозлем.
Поставете го по следния начин:
Здравейте г-жо Ройтер,
Съгласни ли сте, че отсега нататък ще ви изпращаме отчет в края на всеки месец с г-н Tölz и г-жа Özlem в CC?
С уговорена среща
Здравейте г-жо Schlueter,
Тази седмица ми е зле, днес съм на ангажименти по цял ден. Кога работи за вас?
Здравейте г-жо Schlueter,
мога ли да ти се обадя следващия понеделник от 13:00? Днес съм на срещи по цял ден.
Това не е ли ужасно грубо?
Когато пишете на някого за първи път, не бива да падате в къщата така. Обикновено е необходимо да се представите накратко и да обясните притесненията си. И дори да не сте имали контакт с получателя отдавна, приятелското начало не вреди. Но с хора, на които пишете често и чийто отговор спешно чакате, можете да се справите без неудобни входове или въпроси за тяхното благосъстояние.
В началото това може да е странно. Но погледнете на това по следния начин: Ако стигнете направо до точката в имейлите си, отнасяйте се с уважение към времето на вашия колега. Това е учтиво - и добре и за двамата: Ще получите отговор бързо. И получателят не чувства, че ценното им време се губи.
Още един съвет: В нашата статия по темата за прекратяване на имейли ще разберете коя дума в края на имейл е по-вероятно да получи отговор.