Кодекс за поведение на ръководителя на срещата

Правила за поведение на хората на среща

Ефективността на срещата зависи до голяма степен от спазването на определени правила за поведение на хората по време на дискусията. Срещите са по-ефективни и конструктивни, когато участниците са информирани за правилата на поведение в процеса на бизнес взаимодействие.

Кодекс за поведение на ръководителя на срещата

Нека формулираме правилата за поведение на мениджъра:

• - започнете срещата навреме;

• - информира за разпоредбите;

• - договарят правилата за работа, изясняват дневния ред;

• - да назначи лице, отговорно за процедурата и протокола;

• - предупреждават за оттегляне на речи, които не са по същество на въпроса, например емоционални оценки на хора и събития, мнения вместо конструктивни предложения;

• - ако се използва критика, тогава изисквайте нейната конструктивност (назовавайте конкретни факти и причини, не ставайте лични, а изказвайте действия и грешки, предлагайте начини за решаване на проблем, премахване на грешка, недостатък);

• - твърдо ръководи срещата по пътя към поставените цели, за това ще осигури връщането от всеки участник и ще даде конструктивен характер на дискусията като цяло;

• - за регулиране на фокуса и ефективността на речите, тъй като това не трябва да позволява разтягане на речи, стимулиране на конкретността, наличието на смислен анализ, реални предложения, решения, идеи;

• - да се наблюдава коректността на дискусията;

• - използвайте разнообразни техники за повишаване на вниманието на участниците в срещата;

• - обобщаване на резултатите от срещата, обобщаване на всичко казано, формулиране на заключения, дефиниране на задачи за бъдещето;

• Правила за поведение на участниците в срещата

• - представете себе си във вашите изявления;

• - да се каже "аз" вместо "ние" или безлична форма;

• - ако е зададен въпрос, е необходимо да се каже, да се каже с каква цел се задава и защо е важно да се изясни;

• - препоръчително е след прослушване на информацията да се поставят въпроси: за разяснение, за разбиране, за развитие и за отношение;

• - не се препоръчва да се използват провокативни или капанни въпроси на срещи, те провокират конфликти и зареждат хората с негативна енергия, стават причина да се избягва проблема;

• - изявленията трябва да бъдат конкретни, мисли - изложени ясно, ораторите трябва да изложат нови идеи, да защитават личната си гледна точка, да бъдат търпеливи с несъгласие;

• - препоръчително е да се въздържате, доколкото е възможно, от тълкуване на чужди идеи и мисли;

• - не правете неоправдани обобщения;

• - да говорите не за действията и мислите на другите, а за вашето възприятие за тези действия и мисли, тоест да формулирате преценки на езика на „Аз-съобщенията”, а не „Вие-изявления”, например, вместо „Тук сте сгрешили“, кажете „Струва ми се, че тук се е прокраднала грешка ....“.

Управление на бизнес срещи

За да бъде плодотворна бизнес среща, председателят трябва да е запознат с техниката на организиране и провеждане на дискусия.

Основни техники за управление на хода на бизнес среща

Процесът на дискусия по време на срещата трябва да бъде постоянно наблюдаван, в противен случай разговорът може да избяга от дискутирания проблем или да „заседне“ по който и да е въпрос. Препоръки за някои техники за управление на комуникацията на среща.

Поддържане на единството на участниците в срещата

В случай на инцидент, отстранете ситуацията, направете пауза. Не вземайте страна до последния разбор. Лидерът на срещата не трябва да е първият, който изразява своята гледна точка. Подкрепете нови служители, млади специалисти, които са слабо ориентирани в ситуацията, и не позволявайте да бъдат атакувани.

• Активиране на участници в бизнес срещи

• Имате оптимална стратегия за вземане на решения.

• Създайте условия за творческа работа.

• Не използвайте и не допускайте разрушителна критика или критика

• Предотвратете изключването на участниците от работата

• Не пренебрегвайте и най-малките предложения

• Умело ръководи груповите взаимодействия в процеса на вземане на решения

• Фокусиране на вниманието върху дискутирания въпрос

• Да се ​​основава на конкретни факти и сериозни доказателства

• Запишете всички направени предложения

• Предскажете възможността за изпълнение на предложените идеи, решения, проекти: наличие на време, ресурси, материално-техническа подкрепа, финансови разходи и др.

• Засилено обсъждане на предложенията

• Задавайте основни въпроси и допълнителни въпроси, докато отговаряте на тях;

• Дайте одобрение на участниците в срещата, които правят конструктивни предложения;

• Насърчавайте появата на алтернативни гледни точки;

• Колкото по-висока е „температурата“ на дискусията, толкова по-спокойно трябва да се държи организаторът;

• Осигурява цялостна подкрепа за нови прогресивни идеи;

• Бъдете подготвени за отрицателен резултат от колективното обсъждане на въпроса;

• Ако не се постигне консенсус, тогава компромис;

• Не потискайте мнението на малцинството, то може да е обещаващо.

Типология на хората, присъстващи на срещата

Ръководителят на срещата ще има по-лесно управление на срещата, ако знае типологията на участващите хора: техните интереси, странности, въпросите, които са склонни да задават, толерантност към стрес и т.н. M.H. McCormack предлага някои типове герои (не непременно лоши), за които трябва да внимавате при всяка среща:

1. "Говорейки откровено." Това са хора, които винаги изразяват честно мнението си. Те не са хитри, нямат скрити мотиви. Те допринасят за всяка среща. Но те трябва да бъдат защитени. Те са склонни да се спират на идеята, че „най-добрата защита е истината“ и може би не толкова да прекратяват споровете, колкото да генерират нови.

---