Какво е важно да знаете за подготовката на документи за архивиране
Лектор на семинар: В. И. Андреева, Професор в катедрата по трудово право
Руската академия на правосъдието при Върховния съд на Руската федерация и Върховния арбитражен съд на Руската федерация
План на семинара:
1. Организация на архивното съхранение във фирмата.
2. Номенклатура на делата на организацията и нейните структурни подразделения.
3. Обобщен запис към номенклатурата на делата.
4. Проверка на стойността на документите.
5. Вътрешен опис на делото 6. Закон за разпределяне на документи за унищожаване.
У нас, какъвто и счетоводител да вземете, всеки трети е силно натоварен с работа, останалите просто са претоварени. При такива условия много счетоводители или не се занимават с подготовката на документи за подаване в архива на организацията, или организират процедурата не според правилата и много рядко.
Ще ви напомня обаче, че работата по формирането на дела за прехвърляне в архива на организацията е пряка отговорност на служителите от структурни звена. И счетоводен отдел включително.
Мрачна тенденция се дължи и на факта, че ръководството на компаниите третира архива като вторична работа, спестявайки разходи за поддръжката му.
Това може да доведе компанията до неблагоприятни последици.
Към казаното можем да добавим и факта, че в малките организации често просто няма отделен персонал, отговорен за архива на компанията.
А функциите на архивиста са поверени на секретаря, служителя по персонала или счетоводителя.
Във всеки случай трябва да сте запознати пряко с процедурата за създаване на архив, така че на семинара ще ви разкажа подробно какви документи трябва да подготви счетоводителят, за да прехвърли дела за съхранение.
Организация на архивното съхранение във фирмата
Първото нещо, на което трябва да обърнете внимание, е, че независимо от размера на вашата компания, има редица документи, които са забранени за унищожаване. Например счетоводни документи и документи за персонала с постоянен и дълъг (над 10 години) период на съхранение. Това са преди всичко документи, съдържащи информация за трудовия стаж на служителите. Освен това при ликвидация всяка организация трябва да представи документите си в държавния или общинския архив в съответствие с инструкциите на местната архивна институция. Без това актът за ликвидацията на организацията няма да бъде подписан.
Работата по създаването на архив започва с решаване как ще бъде във вашата организация. Всичко тук, разбира се, зависи от големината на компанията. Архивът може да бъде или отделно структурно звено, или да съществува като част от офиса или секретариата. Може да бъде служител в щатната маса - ръководителят на архива, архивист - служител, който отговаря за архива.
Както казах по-горе, в малките компании е обичайно работата по поддържане на архив да се комбинира с други функции (с работата на секретар или счетоводител). В този случай може да се установи комбинация от длъжности, ако в щатната маса има длъжност архивист. Или допълнителна работа по поддържането на архива е поверена на някой служител, ако щатната маса не включва длъжността архивист. И в двата случая трябва да се получи съгласието на служителя, тоест трябва да се подпише допълнително споразумение към трудовия договор. Освен това на тези служители трябва да се плаща допълнително за работата по поддържането на архива.
Ако вашата компания е създала цяло структурно звено (архив), препоръчително е да се разработи Наредба за архива и длъжностните характеристики на служителите в архива, без които ще бъде трудно да се работи.
Номенклатура на делата на организацията и нейните структурни подразделения
Сега ще разгледаме директно процедурата за оформяне на документи по дела. Всеки специалист, работещ с документи, трябва да се занимава с този проблем. Трябва да се отбележи, че документите се оформят в дела по определени критерии, така че по-късно те могат лесно да се търсят в архива.
При оформяне на документи по дела се използват различни знаци, според които документите се комбинират в една папка. Например номинална характеристика (номинална, специфична): поръчки към поръчки, протоколи към протоколи.
Друг знак - предмет-въпрос за официална кореспонденция.
Но е възможен и съвсем различен подход, когато се комбинират различни документи по един въпрос. Класическият модел е съдебното дело, личното досие на служителя.
Таблицата, съдържаща се в номенклатурата на делата, включва пет колони. Индексът на делото се въвежда в първата колона. Според правилата делото е номерирано по следния начин: трябва да има поне две числа, свързани с пунктуационен знак (тире или дробен знак). Първо, трябва да номерирате всички структурни подразделения или области на дейност, "управление" - 01, "финансов отдел" - 02,. "Отдел за снабдяване" - 05,. "Маркетингов отдел" - 12 и т.н. Всички обекти трябва да имат еднакъв брой знаци в кода. След кода на подразделението се поставя препинателен знак и се добавя поредният номер на конкретно дело в подразделението. Например „кадрите“ имат код 05. Всички папки, които се формират там, започват с 05. Например, формират се 25 различни случая - папки с различни имена, след което те ще бъдат индексирани, както следва: 05-01, 05-02, . 05-25 - последното нещо.
Колона втора „Заглавие на делото“ не трябва да Ви създава въпроси. Можете да намерите типични заглавки на дела в Списъка на документите с периоди на съхранение, за които говорих в началото. Всичко е изключително просто, например в счетоводния отдел може да има следните заглавия: „Годишен отчет за основните дейности на компанията за 2011 г.“, „Заповеди по административно-икономически въпроси“, „Кореспонденция с банката по въпроси на издаване на заеми ".