Как да се справяме ефективно с нашите имейли Mum s; организиран
Във втория навик на метода Zen to Done видяхме по изчерпателен начин как да се отнасяме към данните, които съвестно сме събрали.
В тази статия ще говоря по-конкретно за ефективното управление на имейли.
Всеки ден получаваме няколко десетки или дори няколкостотин имейла. От всички тези имейли някои изискват отговор, други са призив за действие, трети очакват да бъдат прочетени и т.н. Да не говорим дори за онези, които са ненужни и заслужават да бъдат жестоко премахнати. Въпреки това, извън времето, поради отлагането, защото „никога не се знае“, ние сме склонни да ги пазим всички в нашата пощенска кутия. Рискът при това е да видите как съобщенията ви се забавят, забравят да предприемат действия, липсва спешен имейл, липсва важна информация и т.н. Целият този ненужен стрес, когато е толкова лесно да се справяте с имейли, докато отиват. Нека видим как можем да се организираме да обработваме имейлите си по възможно най-ефективния начин.
1. Устояйте на изкушението да проверите имейлите си, когато станете от леглото или непосредствено пред компютъра (освен ако работата ви зависи от това). Бързането към гласовата ви поща веднага след като се събудите ви пречи първо да се погрижите за приоритетите си. Фокусирайте се първо върху важните си задачи за деня.
2. Планирайте кога да проверите имейла си. Решете да се консултирате и затова обработвайте имейлите си в определени часове от деня, а не когато звучи предупреждението. Ако сте постоянно влезли в пощенската си кутия и получавате предупреждение за всяко ново съобщение, вие ще бъдете разсеяни през цялото време и следователно не можете да се концентрирате върху работата си. Проверявайте имейлите си най-много веднъж на час, т.е. 3 до 4 пъти за половин работен ден.