Как да оцелееш и да процъфтяваш като секретар
- Какво е вашето образование? - секретарката Оля искрено се интересуваше от новия служител.
- Технически, - отговори новият служител, тоест аз. - Хранителна промишленост, инженер.
- Колко интересен е този ресторантьорски бизнес?
- Не точно. Това е производство. Първата ми диплома е в сладкарството, а втората в производството на алкохол.
- Две формации! - Оля погледна: - Ако имах две образования, със сигурност нямаше да седя тук като секретар ...
Изкикотих се на себе си: с двете си дипломи съм „не секретар“ само от три месеца.
Влязох в секретарките, защото трябваше да ям нещо, преди да се реализирам творчески. Към момента секретарският ми опит наближава пет години, така че имам някакво морално право да спекулирам за тази професия. Честно казано, имаше моменти, в които мразех това, което правя. Аз самият знаех много добре каква упорита работа имаше секретарят и се дразнех, че останалата част от персонала ме гледа (както ми се струваше) като момиче, неспособно да направи нещо повече от сервиране на кафе. А момичето, което ви сервира кафе тук, между другото има две образования. И опитът на журналист. Излишно е да казвам, че си блъсках носа във всяка редакция на етажите на медийния холдинг и се опитвах по всякакъв възможен начин да привлече вниманието към себе си, с изключение на това, че просто не си легнах с шефа (казват това понякога случва се сред секретари, но не попаднах).
И се случи така, че изпаднах в такива пристъпи на любов към работата си, че гордо се нарекох „секретарка“, обожавах помпозния си екип и се зарекох да не напускам никъде оттук. Уверих се, че пружините за производителя на брошури са в кутиите според цветовете, бях щастлив да подредя столовете в заседателната зала симетрично, отговарях на обажданията по-енергично от всякога и когато сервирах кафе на готвача, го направи фен на салфетки с корпоративен цвят и отвори нова опаковка бисквитки, така че любимият шеф да не получи счупена бисквитка. Летях из офиса и ми се възхищавах. Всичко беше направено бързо и неусетно, всички ми се радваха и това е смисълът на работата на секретаря.
Различни причини могат да доведат до работа на секретар: или сте студент или сте завършили университет и нямате нулев опит, но искате да работите, или се оказа, че нямате някакви специални професионални умения, но трябва да работите . Мотивациите могат да бъдат много различни, но във всеки случай този, който си намери работа като секретар, трябва да знае някои от нюансите на интервюто и самата работа.
Фирмите за набиране на персонал никога няма да зададат въпроса директно: нервни ли сте или не, може ли да ви бъде поверена класифицирана информация, небрежен ли сте или спретнат, въпросите ще бъдат съвсем други. Целта им обаче е да отговорят точно на такива въпроси. Ами ако сте горди и откажете да сервирате кафе? Или ще го направите като услуга? Ами ако сте неграмотни? Изведнъж имате навика да оставяте поверителни документи в принтера?
Историята за себе си е задължителна част от интервюто, всички вече разбират, че ще разкажете опита си без колебание, както сте се подготвили, може би дори сте научили наизуст. Но как ще говорите за себе си без подготовка (за вашето семейство, за хоби или за последната ви ваканция, възможни са вариации) трябва да покаже на интервюиращия как говорите. Ако не можете да свържете устно три думи, как ще обяснявате, разрешавате конфликти и ясно предавате задачите на ръководството на властите? Може би ще бъдете помолени да си представите ситуация и да опишете действията си. Най-често това са няколко задачи наведнъж или обаждане от възмутен клиент. Много едновременни задачи се изпълняват според принципа на старшинството на тези, които са ги поискали, с изключение на спешни или законоустановени задачи (изпращане на данъчна декларация, например). Възмутеният клиент се установява приятелски: "Няма нужда да повишавате тон, сега ще ви помогнем!".