Избягвайте и намалявайте разходите - управление на разходите -

Събиране и оценка на информация за разходите

Кои разходи всъщност са излишни? Кое може да бъде намалено? За да се отговори на тези въпроси, трябва да се съберат и оценят данни и информация за ситуацията с разходите. По-долу има някои области, които трябва да бъдат разгледани по-подробно. Това често крие потенциални спестявания. За да ги откриете и след това да избегнете или намалите разходите там, трябва да извършите анализ на разходите. Трябва да се разработи следното:

Кой или какво води до този пул от разходи? Какво е спусъка?
Какво би се случило, ако пусковият механизъм или пул от разходи бяха премахнати (краткосрочни, дългосрочни)?
Какво точно трябва да промените, за да намалите разходите?

Съществуват редица методи и инструменти, които можете да използвате, за да видите какви разходи са ненужни. Някои от тях са представени и обяснени по-долу.

Проверете функциите и характеристиките на продукта

Какво изобщо се нуждае от клиента? Разходите възникват, когато клиентът закупи продукт или използва услуга. Това е хубаво нещо. Но клиентът не винаги получава точно това, от което се нуждае или какво иска. Често той получава повече - твърде много. Продуктите имат функции и функции, които клиентите не оценяват. Те биха могли да бъдат намалени и същият брой клиенти пак биха купили на същата цена.

За да се разпознаят кои функции и характеристики на даден продукт или услуга са излишни, те трябва да бъдат анализирани точно във връзка с изискванията на клиента. Методите за:

Можете да прочетете как те работят в съответната глава на ръководството.

Почистете продуктовото портфолио

Но не само отделните функции или характеристики могат да бъдат излишни, цели продукти или предложения от услуги могат да бъдат премахнати от програмата, без компанията да претърпи никакви щети. Те причиняват високи разходи за производство, съхранение и администриране и въпреки това вече не се продават.

Индикатори, свързани с продукти като:

Дял от общите продажби
марж на приноса
Оборот на запасите

Някои от тези продукти могат да останат в програмата по стратегически причини. Например, когато компанията се позиционира като доставчик на пълни услуги в конкуренцията и е призната и оценена като такава от клиентите.

Пример: разнообразие на продуктите

В допълнение към месото и колбасите, месарят Майер продава и хляб и кифлички. Често остават вечерни изделия, които месарят трябва да изхвърли. Той също се нуждае от част от своята търговска зала за представяне на печените продукти.

Но той знае: много клиенти идват да си купят сандвич по време на почивката си. И много от тях са нови клиенти, които често идват при него за покупки на месо и колбаси. Размерът на вноската на сандвич се изчислява много точно. Трябва ли да спре да продава кифлички и хляб, за да спести разходи?

Проверете клиентската база и стойностите на клиентите

Някои клиенти са лоялни и привързани към компанията като репей. Но това не ги прави непременно печеливши. Клиентите също трябва да бъдат внимателно проучени: Печелите ли достатъчно пари с клиента, за да покриете разходите си? Важният показател, който разкрива това, е стойността на клиента. Клиентът е привлекателен само ако това е положително и достига минимално ниво. Всички останали клиенти обикновено причиняват повече разходи, отколкото носят. Трябва да се разделите с тези клиенти.

Решаваща за стойността на клиента е печалбата или маржът на вноската, който се генерира с клиент през целия му живот. Ако те са постоянно отрицателни или твърде ниски, клиентът е кандидат за отстраняване. Но може да има и основателни причини да приемете нисък или дори отрицателен марж на вноската и да запазите и да се грижите за клиента. Например, ако клиентът:

е важен референтен клиент,
е нов клиент, чиято стойност на клиента все още може да се увеличи,
е новаторски клиент, с когото могат да се разработват и продават нови продукти,
е мултипликатор, който може да се използва за достигане до много други клиенти или
е отварящ пазар, чрез който могат да се достигнат нови пазари.

Тогава, въпреки ниския марж на вноската, това може да означава, че този клиент трябва да бъде задържан. Трябва да решите за всеки отделен случай дали делът от продажбите, който вашата компания генерира с клиент, е решаващ за задържането на клиента. Следващата илюстрация на фигура 1 показва как клиентите могат да бъдат оценени според маржа на продажбите и вноските в така нареченото портфолио за възвръщаемост на клиентите.

Анализирайте процесите

Най-големият потенциал за спестяване е в процесите, процедурите и дейностите в самата компания, но те са трудни за откриване в много отделни процеси и на отделните работни места. За да се идентифицират потенциалните икономии на разходи, процесите трябва да бъдат проверени в детайли. Това може да отнеме много време. Полезно е да продължите на няколко етапа:

1. Преглед на основните процеси

Първо основните процеси се проверяват отгоре надолу. Което би могло да съдържа голям потенциал за спестяване?

2. Проверете процесите

След това преминава в отделните процеси, за да разпознае какво може да бъде изтрито, съкратено, стандартизирано или автоматизирано.

3. Проверете дейностите на работното място

Накрая се проверяват и отделните дейности на работното място: Какво е излишно, защото никой не се нуждае от него? Или защото се прави два пъти?

Можете да използвате методи за управление на процеси, за да анализирате процеси. На нивото на индивидуалното работно място всички служители са предизвикани. Според философията на Kaizen те трябва постоянно да проверяват сами задачите и процесите си, за да видят какво може да се подобри, опрости или избегне.

Спестяване на персонал

Критерият за изпитване на анализите е: Могат ли промените в процеса да спестят разходи? Това наистина ли ще намали разходите и изплащанията? В повечето случаи това се свежда до въпроса: може ли това да спести работно време и прави ли служителите излишни? Промените в процеса обикновено имат за цел да спестят разходи за персонал. Това може да приеме различни форми:

Позициите, които се освободят, вече няма да бъдат запълнени;
Служителите се преместват на други длъжности, където наистина са необходими, така че там не са необходими нови наемания;
Служителите са съкратени (с обезщетения за обезщетение);
Намаляват се работното време и заплатите (напр. Също чрез непълно работно време).

Проблем: Контролиране на разходите на работното място

Ако работата на служителя на работното му място се наблюдава през определен период от време, често може да се види бързо кои задачи и дейности могат да бъдат пропуснати или намалени, без да се причиняват щети другаде. Проблемът е, че служителите бързо виждат собствената си работа в риск и следователно не участват в подобни анализи. Представителите на служителите (работнически съвет) също често са критични към тези мерки за контрол.

Такива организационни и кадрови промени обикновено не са без триене и следователно само с допълнителни разходи. Когато процесите са автоматизирани, това обикновено води до инвестиции и разходи за необходимите машини, системи или ИТ оборудване. Всички тези разходи трябва да се сравняват със спестените разходи.

Спестете материални разходи

В допълнение към разходите за персонал, анализът на процесите и дейностите също така разкрива потенциални икономии на материални разходи или разходи за услуги. Те включват космически разходи или разходи за енергия. Други материални разходи могат да бъдат спестени чрез подобрения на процесите, без да се налага да намалявате служителите. Пример: Пътните разходи могат да бъдат спестени чрез телефонни или видеоконференции, както и чрез електронно обучение.

Съвет: Сравнете и оценете правилно икономиите на разходи

Икономиите на разходи на едно място често са свързани с допълнителни разходи на друго място. За да можете правилно да сравнявате и оценявате промените в процеса, автоматизацията и важността на материалните разходи, трябва да включите всички разходи за отделните алтернативни действия в разглеждането. Използвайте инструментите и инструментите за изчисляване от главите на ръководството относно себестойността на процесите и общите разходи за притежание.

Аутсорсинг и преместване на процеси

Много компании искат да спестят разходи, като възлагат на външни доставчици цели процеси или отдели и купуват съответните услуги. Целта на аутсорсинга е да прехвърлите задачи, които не са част от вашия основен бизнес, на специализирани доставчици и след това да ги закупите от там. Често това е свързано и с преместване в държава, която има по-ниски факторни разходи (например по отношение на персонала). Примери за корпоративни подразделения и отдели, които са възложени на външни изпълнители, са: отделни производствени етапи от производство, счетоводство, автопарк, столова или ИТ отдел.

В този случай изчислението на сравнението на разходите трябва да предоставя информация за това дали възлагането на външни изпълнители носи предимства в разходите. Всички разходи, свързани с решението, трябва да бъдат взети предвид. Проблемите при сравнението на разходите са следните:

Когато процесите са възложени на външни изпълнители, е много трудно да се изчислят много разходи. Някои разходи могат да бъдат договорени с партньор (и следователно са разумно изчислими), но други не могат.
Представянето и качеството на партньора не винаги могат да бъдат оценени със сигурност. Ако те не отговарят на изискванията, компанията ще направи допълнителни разходи, които не са били изчислени преди това; например при проверка на входящите стоки.
Когато вземате решение, алтернативата „Продължете да го правите сами“ използва общите разходи за сравнение; така че всички допълнителни допълнителни разходи са взети под внимание. Ако процесът бъде преместен обаче, няма гаранция, че тези режийни разходи действително ще бъдат спестени. Ето как се прокрадват грешки при сравняване на разходите.

Сравнете разходите и услугите при пазаруване

Разходите могат да бъдат спестени незабавно, ако е възможно да се намери доставчик, който предлага същия продукт, същата услуга и същото качество на по-ниска цена. Предпоставката е: Няма договорни връзки със съществуващия доставчик.

Всички доставчици и всички закупени продукти, материали или услуги също трябва да бъдат редовно проверявани като част от управлението на разходите:

Необходими ли са все още закупените части, материали или услуги?
Предлагат ли ги други доставчици на по-ниска цена?
Услугите на възможния нов и по-евтин доставчик еквивалентни ли са или поне достатъчни?
Възможно ли е да смените доставчика?
Какви са разходите за промяната?
Има ли други причини да останете при съществуващия доставчик?
Има ли причини за смяна на доставчика във всеки случай (напр. Ако съществува риск от фалит)?

Пример: Необходима смяна на доставчика

Фирма закупува важни отливки от доставчик в Унгария в продължение на много години. За тази цел компанията е предоставила на доставчика много скъпи инструменти, които той използва за производството на отливките. Сега доставчикът е загубил друг важен клиент и е на ръба на фалита. В резултат на това компанията е принудена да изтегли инструментите си навреме, за да не бъдат включени в производството по несъстоятелност. Така че трябва да смени и доставчика.

При закупуване на продукти и услуги също трябва да се вземат предвид всички разходи, свързани с вземането на решения. Когато се оценява съществуващия доставчик и се избира подходящ нов доставчик, допълнителни критерии играят важна роля, които се отнасят по-специално до качеството на работата на доставчика. Това се отнася до:

Качество на доставените продукти
Управление на качеството и процеси при доставчика
Логистични процеси
Обработка на поръчки
Услуги
Условия за плащане
Риск от неизправност на доставчика

Може би има и възможност за създаване на продукти или услуги, които преди това сте закупили сами (осигуряване). Ако това е реалистично, тази алтернатива трябва да бъде включена в сравнението. Някои компании са реинтегрирали процеси и отдели, тъй като възлагането на външни изпълнители се оказва твърде скъпо.

Съвет: оценете доставчиците

Процедурата и възможните аспекти и критерии за оценка на доставчика са описани подробно в ръководството за оценка на доставчика и избор на доставчик.

Спестете капиталови разходи

Компаниите се нуждаят от капитал за инвестиции и текущи операции. Доставчиците на акции искат възвръщаемост (дивидент), на доставчиците на дългов капитал трябва да се плаща лихва. И в тази област разходите могат да бъдат спестени, ако могат да се направят подходящи споразумения с инвеститорите.

Често си струва да се договаря лихвения процент с банките. Кредитите и техните условия трябва да се проверяват редовно. Ако имате вашата компания под контрол, което също дава ясно на банките и може да въведе алтернативни възможности за финансиране, можете да постигнете много тук, за да намалите цената на капитала.

Съвет: намалете капиталовите изисквания

Фирмите се нуждаят от капитал, за да платят за машини, оборудване, закупени части и персонал - докато клиентите не купят продуктите и не платят сметките. За да намалите размера на капитала, обвързан във фирмата, ще намерите методи и инструменти в ръководството глава Управление на оборотния капитал. Това може да намали капиталовото изискване.

Намалете сложността на продукта

Анализирайте гамата си от продукти и услуги:

Кои функции и характеристики на продукта са ненужни?
Кои продуктови функции, възли или части на продукта могат да бъдат стандартизирани и унифицирани?

Сравнете изискванията на клиентите и характеристиките на продукта помежду си. За това използвайте методите и инструментите за внедряване на функцията за качество и анализ на стойността.

Намалете продуктовата гама и разнообразие

Измийте гамата си от услуги:

Кои продукти вече почти не се продават?
Какви са причините да ги оттеглите от офертата?
Които говорят в полза на оставянето им на оферта?

Определете маржа на вноската и други важни ключови цифри за тези продукти - и ги използвайте, за да определите продуктовите кандидати и вариантите на продуктите, които могат да бъдат премахнати от каталога на услугите на вашата компания. Можете също да използвате следните шаблони за тази цел.