Характеристики на процесите от край до край в холдинги, Експерти, Дискусии, Глобален ИТ директор

Често компаниите, които имат структура на холдинга, изискват от EDMS/ECM: „да осигурят единно информационно пространство за холдинга“, „да осигурят един пълноценен документооборот“, „да осигурят обработка на документи от край до край“ и т.н. Но какво се крие зад тези фрази и защо е толкова важно?

Има различни видове стопанства. Независимо от вида, те обикновено се формират за увеличаване на пазарния дял и/или намаляване на разходите, което увеличава стойността на компанията. Но за постигането на тези цели е необходима ефективна работа на целия холдинг (т.е. организациите, които го съставят), включително ефективно взаимодействие между управляващото дружество (управляващо дружество) и дъщерните дружества (дъщерно дружество).

Задачите за автоматизиране на процесите между организациите на холдинга са решени отдавна. Но ако сравните изискванията, които съществуват сега, с тези отпреди няколко години, можете да видите значителни разлики. Дори преди 5-7 години изискванията се свеждаха главно до възможността за поддържане на единни справочници на класификаторите и прехвърляне на документи (предимно сканирани копия). Сега списъкът се разшири значително:

възможността за организиране на безхартиен документооборот в стопанството, включително осигуряване на правно значим документооборот (YUZDO);
възможност за генериране на поръчки и контрол на изпълнението от край до край за всякакви видове документи;
възможността за организиране на процеси на одобрение с участието на служители на дъщерни дружества;
способността да се поддържа единен архив от документи на стопанството;
повишаване на ефективността на изготвянето на аналитични становища и доклади (например доклади за напредъка на изпълнението на документи), както и предоставяне на информация (например по искане на физически лица или регулаторни органи).

Акцентът е върху възможността за изграждане на процеси в холдинга, почти толкова лесно, колкото в рамките на една организация. И в същото време имат една и съща функционалност за работа с документи и контрол на процесите.

За да се изпълнят тези изисквания, най-очевидното решение, което лежи на повърхността, изглежда е опцията с организацията на процеси в една инсталация на системата.
Но за голям холдинг не всичко е толкова очевидно. Възникват допълнителни въпроси:

Голям брой потребители (десетки или дори стотици хиляди потребители). В резултат на това голям брой дейности в системата, голям брой създадени документи и съответно голямо натоварване на „хардуера“ и свързаните с това проблеми с производителността и производителността.
Териториално разпределение на стопанството. Все още съществуват добри комуникационни канали между DO, които дават възможност да се осигури необходимата скорост на работа и необходимите обеми на трансфер на данни.
Особености на адаптиране на бизнес процесите и унифициране на решения. Не винаги управляващата компания може да „пусне“ едно решение за целия холдинг. Когато става въпрос за внедряване на система в DO, много често се появяват характеристики, които изискват адаптиране на процеса към: спецификата на дейностите на организацията (например производство или продажби); особености на организацията на управление и контрол (някои мениджъри изискват преминаването на „целия“ поток от документи през себе си, други делегират функции); размерът на персонала на организацията и присъствието в него на определени специалисти (например адвокат), които са участници в бизнес процеси и т.н. В резултат на това става много трудно да се поддържа и разработи едно-единствено решение, което пречи на организациите на холдинга да бъдат ефективни.
Възможности за развитие на системата. Ако целият холдинг работи в една система, поради дълги одобрения процесът на разработване на решения в дъщерните дружества е силно забавен. Да не говорим за способността да се правят специализирани решения, изисквани от определена дъщеря.
Разходи за собственост на системата. Това включва разходите за лицензи, разходите за поддръжка и администриране на системата, както и разходите за евентуална подмяна на системи в DO (всъщност това е пълноценно изпълнение).

Алтернативно решение може да бъде организирането на единно информационно пространство, състоящо се от различни системи или инсталации на една система, и изграждането на процеси от край до край в стопанството.

Изграждане на процеси от край до край

В общ смисъл потокът от процес до край е съвкупност от всички подпроцеси, действия и реда, в който те следват, които са необходими за постигане на целите на процеса (GOST R 53633.1-2009). Това определение е много дълго. Ако разгледате термина през призмата на изискванията, представени по-горе, тогава можете да го детайлизирате малко.