ERP софтуер през 2020 г. - Как го избираме Въпроси; Отговори
Как да изберем ERP решение, подходящо за вашия бизнес?
Как да избера ERP? По-добър ли е румънски ERP или чуждестранен софтуер? Как да избирам доставчици и какви критерии трябва да следвам, за да избера най-подходящия ERP?
Нуждаете се от ERP система и търсите подходящо решение за вашата компания, но не знаете откъде да започнете. Множеството оферти, предлагани на пазара, могат да създадат трудности и объркване при идентифицирането на правилната ERP за управление на вашия бизнес. Това може да се случи особено, когато нямате ясна основа, от която да започнете, съответно поредица от добре установени критерии, които ще ви насочат към софтуер, адаптиран към вашите бизнес нужди.
Топ 12 критерия, които трябва да се вземат предвид през 2020 г. при закупуване на ERP софтуер
В контекста, в който очакванията на клиентите се променят все по-често, компаниите използват технологични решения, за да останат конкурентоспособни и да повишат производителността до новите стандарти, изисквани на пазара през 2020 г.
Много пъти, когато правим избор, не успяваме да разгледаме определени фактори и осъзнаваме тяхното значение много по-късно, когато връщането към процеса на подбор може да бъде изключително скъпо. Що се отнася до избора на ERP, подобни ситуации могат да бъдат избегнати, като се следват няколко основни стъпки, произтичащи от опита на други компании, преминали през същия процес.
За да идентифицираме най-важните критерии, които трябва да вземете предвид, ние се възползвахме от взаимодействието на нашите специалисти с много компании, търсещи ERP, и сме централизирали ключовата информация за вас, за да опростим процеса на подбор и да достигнем до най-важните точки.
Очакванията на компанията
Определете всички предизвикателства, на които искате ERP да се справи, както настоящи, така и бъдещи, доколкото е възможно! Ако знаете с какво се сблъсквате, вие също знаете какво трябва да направи за вас идеалното ERP решение. Вие най-добре знаете от какво се нуждае вашият бизнес, какви трудности среща и какви цели преследва. Наборът от критерии трябва да започне с основните предизвикателства, които вие и вашият екип регистрирате в компанията и на които избраният ERP трябва да ви отговори лесно.
По-долу са дадени само някои от опасенията, изброени от управленските екипи, преди да се внедри ERP. Като се започне от поредица от общи характеристики и като се има предвид, че всеки бизнес е различен, можете да попълните или модифицирате списъка според нуждите:
- Автоматизация и интеграция на множество операции
- Получаване на единна визия за бизнеса
- Необходимостта от пълна проследимост
- Управление на бюджета
- Управлявайте голям обем данни, без грешки
- Бърз достъп до информация, дори от разстояние
- Улесняване на комуникацията
- Бързо усвояване на промените
- Намаляване на разходите
Бизнес специфики - Индустрия и сложност
След като се установят предизвикателствата, помислете за типа на вашия бизнес - промишленост и размер, динамика и сложност, желания темп на разширяване и развитие. Изберете ERP, който отговаря на вашия тип бизнес, а не обратното.
Избраната система трябва да обхваща онези операции и отдели, които ви интересуват и отговарят на изискванията на индустрията, към която принадлежите. Освен това, когато избирате ERP и модулите, които той съдържа, трябва също да вземете предвид сложността и продължителността на работните потоци на вашия бизнес, както и начина, по който те са свързани помежду си.
Някои ERP започват с редица основни модули, към които можете да добавяте други по пътя, но е важно това последващо разширяване да може да се направи бързо, без да се изисква техническа поддръжка за всяка връзка и трансфер на данни.
Типът ERP и използваната технология
Независимо дали искате румънски ERP или международно известен софтуер, трябва да вземете предвид редица аспекти:
- Адаптиране на приложението към икономическата среда на държавата/страните, в които извършвате своята дейност
- Близост на доставчика до местоположението на вашия бизнес
- Способността на ERP софтуера да реагира на постоянно променящия се пазар
- Способността да подпомагате развитието на вашия бизнес
Когато търсите софтуер за управление на бизнеса, проверете дали такова решение включва най-новите технологии, дали се адаптира към законодателния контекст и дали предлага гъвкавостта, необходима за съответствието на настоящите и бъдещите дейности.
Изберете ERP, който позволява надстройки и не трябва да се променя след няколко години. В същото време се препоръчва да изберете доставчик с богат опит в внедряването на бизнес софтуерни решения. Той трябва да се занимава с технологичното развитие, постоянното адаптиране на системите и да може да предоставя подкрепа, когато имате нужда от нея.
Анализ и предлагане
При избора на ERP процесът на анализ и наддаване е изключително важен. Офертата, направена от сериозен и опитен доставчик, отнема време, за да покрие всички изисквания на компанията.
На какво трябва да обърнете внимание?
- Времето, което доставчикът отделя за реализацията на бюджета
Ако той не обърне дължимото внимание на всеки детайл и не бърза да ви даде цена, трябва да си зададете няколко въпроса. Може да получите неподходящо предложение без гаранцията, че ще се възползвате от специфичните функционалности, от които се нуждае вашият бизнес.
- Степента на персонализация на бюджета
Тъй като всеки бизнес е различен, подходяща ERP система трябва да отговаря на нуждите на компанията и ето че идва етапът на анализ. Доставчикът на системата трябва да анализира и оцени, в допълнение към нуждите на компанията, както времето, така и човешките ресурси, които трябва да инвестира, както и възможностите на системата по отношение на очакванията на клиента и възможностите на компанията.
- Елементи, които са включени в цената на ERP
ERP офертата трябва да включва всички стъпки, включени в процеса на внедряване, от придобиването на лицензи до инсталационните разходи, обучения или евентуални необходими разработки.
- Как се обработват системните актуализации
ERP трябва да решава не само належащите проблеми, с които се сблъсквате в момента, но и всички ситуации, които сте срещали в миналото и може да се върнат или да възникнат нови по пътя. Опитният доставчик знае, че трябва да вземе предвид многобройните сценарии и предизвикателства, които могат да възникнат с течение на времето, така че процесът на анализ и наддаване не трябва да се бърза.
Ако вече имате ERP и той не отговаря на вашите нужди, не чакайте, докато бизнесът ви бъде засегнат от проблемите, причинени от този софтуер, за да отделите твърде малко време на доставчика за етапите на анализ и наддаване. Рискувате да се върнете там, където сте спрели: до ERP, който не отговаря на вашия бизнес.
Съотношение качество-цена
Внимателно анализирайте предимствата и недостатъците! Внедряването на високопроизводителен софтуер е стратегическа мярка, която ще ви донесе големи предимства и ще ви позволи да развиете бизнеса си в дългосрочен план, така че обърнете внимание на бюджета си. Не забравяйте, че високопроизводителният софтуер ще ви помогне да възстановите инвестицията си доста бързо.
Какви възможности обаче имате, ако вашият интерес е да намалите разходите?
- Изберете система, която ви предлага една и съща производителност, независимо дали е внедрена локално или в облака, на базата на абонамент. По този начин можете да изберете гъвкавостта на лицензирането на SaaS.
- Потърсете модулна ERP система, която може да бъде внедрена постепенно. По този начин, в първата фаза можете да изберете да внедрите само основните модули, а по-късно да разширите решението.
- Изберете от самото начало високоефективно решение, което може да се разраства с вашия бизнес. Едно просто изчисление ще ви покаже, че сумите, включени в пълната промяна на ERP приложение (което имаше по-ниска ценова оферта, но което се оказа несъвместимо или с много ограничения), са значително по-високи от цената, която това ще включва инвестиране в нови модули за високопроизводителен софтуер, внедрен от самото начало.
Друг елемент, който трябва да имате предвид: нуждите и разходите за персонализиране - процес, от който се нуждаете, защото вашият бизнес има елементи, които го разграничават, а стандартизираният ERP не винаги ще ви донесе конкурентното предимство, което искате. Докато конфигурационната част (задаване на стандартни параметри в системата, за да съответстват най-добре на стила на работа на потребителя) е включена в предложението за внедряване, същото не винаги важи за персонализирането (разработване на нови функции за покриване на поредица от особености в начина на работа, които не могат да бъдат стандартизирани).
Обсъдете подробно както отделените часове за изпълнение и поддръжка, така и разходите, свързани с поддръжката и персонализирането. Някои ERP са изключително лесни за персонализиране, а някои персонализации могат да се извършват вътрешно, без подкрепа от доставчика на софтуер.