Анализ на състоянието на запасите
В съответствие с концепцията за логистика, фирмите трябва да се стремят да поддържат възможно най-ниското ниво на запасите, като същевременно поддържат високо ниво на обслужване на клиентите. Във връзка с това е необходимо редовно да се анализира състоянието на запасите, внимателно да се изчислява оптималното търсене на стоки и също така да се определя оптималният размер на поръчките за всеки елемент от стоки или материали.
Тъй като подобна работа отнема много време, препоръчително е да се извършва, когато тя носи най-голям ефект. С други думи, неразумно е да се отделя същото внимание на предмети, които играят второстепенна роля в производството или търговията, както на материалите от първостепенно значение. Тази широко призната разпоредба е известна като принципът на Парето или „правилото 80-20“. Същността му се състои във факта, че малка част от стоките от цялата съвкупност от произведени, продадени, закупени или складирани представляват значителна част от потребените или придобити ресурси. И така, 20% от запасите представляват около 80% от тяхната стойност или динамика на продажбите, а 80% от запасите - 20% от разходите или обема на продажбите.
В допълнение към горния метод, ABC анализът се използва широко на практика, който се различава от предишния по това, че за неговото изпълнение цялата номенклатура на резервите е разделена не на две, а на три групи: A, B и C.
Група А е най-ценната и търгуема стока, представляваща около 75-80% от общата стойност на продуктите, съхранявани в склада, но представляваща само 10-20% от общото количество продукти, намиращи се там.
Група Б - средна стойност и средно продавани стоки (приблизително 10-15% от стойността на всички продукти), но количествено съставляващи 30-40% от складираните продукти.
Група С - най-евтините (приблизително 5-10% от общата стойност на съхраняваните продукти) и най-масивните (40-50% от общото съхранение) стоки.
Това предполага, че когато малко количество стоки се съхраняват в склад, по-голямата част от капитала се обезсмирява, т.е. е загуба на пари. Във връзка с това е необходимо да поддържате постоянен отчет на своите запаси, за да знаете, че инвестираните пари не лежат без работа, а са печеливши. Такова счетоводство ни позволява да направим важен извод, че продуктите от група А трябва да бъдат под строг контрол. Изисква се редовно счетоводство и евентуални чести корекции в плановете за тяхната покупка и продажба. Размерът и времето на поръчките се изчисляват внимателно. Продуктите от тази група са основните в бизнеса.
Следните правила се препоръчват за номенклатурни позиции от клас А:
• Честа оценка на прогнозата и метода за прогнозиране. Всяка изградена прогноза носи известна грешка. Колкото по-скъпа и оскъдна е номенклатурната позиция, толкова по-скъпи са тези грешки. В резултат на това това правило означава внимателно внимание към методите за изготвяне на прогнози за необходимостта от номенклатурни позиции, наблюдение на точността на изпълнението на вече изградени прогнози;
• чести, като например месечно, циклично броене на инвентара със строги допустими отклонения. Всяко значително отклонение на данните за запасите, записани в информационната система, от данните според проведените
броене (което може да се нарече и текущ инвентар). Всяко отклонение, което надвишава определен строг толеранс, трябва да се изследва, за да се определят причините за него. Трябва да се отбележи, че има смисъл да се прави традиционна пълна инвентаризация веднъж годишно или веднъж на всеки шест месеца;
• ежедневно актуализиране на информацията в базата данни. Тоест за такива стокови позиции е необходимо да се използва система с непрекъснато актуализиране на данните за запасите;
• Често преразглеждане на изискванията за търсене, размерите на партидите, запасите от безопасност, обикновено води до сравнително малки размери на поръчките Необходимо е внимателно да се наблюдават всички параметри на планиране, да се идентифицират реалните нужди от номенклатурни позиции. Стремежът към малки размери на партидите може да бъде обусловен от потенциала да се намалят както преките, така и скритите разходи, свързани с поддържането на артикулите на склад.
Продуктите от група В са вторични и изискват по-малко внимание от продуктите от клас А. Извършва се рутинен контрол и събиране на информация за запасите, което дава възможност за своевременно откриване и коригиране на нежелани отклонения в запасите. За стоковите артикули от клас B се прилагат същите мерки, както за стоковите артикули от клас A, но по-рядко и с големи допустими отклонения.