Административен функционален блок
Административен функционален блок - Дипломна работа, раздел Икономика, Място и значение на офис мениджъра в управленската структура на модерно предприятие Административен функционален блок. Като част от Административната функция май.
Административен функционален блок. Като част от административната функция могат да се разграничат две взаимосвързани подфункции: организационна и управленска и координационна.
Като част от организационната и управленска функция, офис мениджърът може да реши следните основни задачи: организация на офис работата b управление на офис работата в ежедневен режим в офис управление в условия на реакция при кризи d организация на работния ден на мениджъра e организация на личната ежедневна работа самоуправление e разработка на административни процедури технология офис работа. На свой ред, в рамките на координационната подфункция, офис мениджърът може да реши следните основни задачи: координация на работата на служителите в офиса помежду си b координация на дейностите на основните и спомагателните подразделения на офиса в координация на работата на апарата за управление и структурните подразделения на предприятието г координация на работата на апарата за управление и клонове на представителствата на предприятието г координация на работата с наемодатели, комунални услуги и координация на работата с бизнес партньори на предприятието и медиите. Следващата функция в административния блок е регулаторна, която също може да бъде разделена на две подфункции - планиране и отчитане. В рамките на планираната подфункция мениджърът на офиса решава следните основни задачи: планиране на лична работа b планиране на офис работата за деня, седмицата, месеца в текущото и дългосрочно планиране на работното време на мениджъра d участие в планирането дейностите на предприятието изготвяне на съответния раздел в месечния и тримесечния работен план, годишната програма за организационно развитие на предприятието и др. Планиране на работа на офис служители, вкл. смяна, както и графици за дежурство, почистване, заминавания и др. Като част от подфункцията за отчитане, мениджърът на офиса по правило решава следните задачи: отчитане по установени форми за дейността на основните подразделения на офис б анализ на отчети по установени форми за дейностите на спомагателните подразделения на канцеларията при изготвяне на доклади за текущите дейности на офиса за ръководителя на предприятието под формата на планове; изготвяне на бележки по определени въпроси от дейностите на офиса и на предприятието според указанията на ръководителя; дневник за счетоводство на документи, дневници за маршрутизиране на драйвери и др. Специално място в административния блок заема контролната функция.
Контролът върху случващото се в и около офиса е изключително важен за ефективността на неговите дейности - това се доказва както от теорията, така и от практиката на управление.
Функцията за контрол включва също две подфункции, оценка и счетоводство. В рамките на първата от тях офис мениджърът решава следните задачи: оценка на качеството на работата на офис персонала и услугите за поддръжка; б оценка на изпълнението на индивидуални поръчки на ръководителя от офис персонала при оценка на състоянието на офиса и работните места на служителите; ... изпълнение на най-важните поръчки, включително въпроси за тяхното опаковане и доставка и др. оценка на състоянието на документацията.
Освен това, за адекватна оценка на различни процеси и най-вече ежедневните дейности на служителите, мениджърът на офиса трябва да разработи подходящи критерии за оценка.
На свой ред, в рамките на счетоводната подфункция, офис мениджърът трябва да осигури своевременно и качествено документално записване на прогнозните показатели, вкл. счетоводно отчитане на количествената и качествена работа на офис персонала и услугите за поддръжка b отчитане на пълнотата и навременността на изпълнението на отделни поръчки от ръководителя на офиса от персонала на офиса, като се отчита състоянието на офиса и работните места на служителите и определяне на тази основа на необходимостта от текущ и основен ремонт на помещения или реорганизация на офис площи d отчитане състоянието на офис офис оборудването и определяне на тази основа на необходимостта от оптимизиране на графика за неговата поддръжка или модернизация; 2.3 Поддържащ функционален блок Поддържащият функционален блок включва информация, маркетинг и бизнес функции. Информационната функция на управлението на офиса, след по-внимателно проучване, се разделя на комуникационни и документационни подфункции, тясно взаимосвързани.
В следващата функция за маркетинг и управление на офиса също могат да бъдат разграничени два основни компонента: икономическа подфункция и подфункция за реагиране при кризи.
Що се отнася до втората подфункция, нейното изпълнение предполага изпълнението под ръководството на офис мениджър на набор от задачи, чиято основа са връзките с обществеността при управление на кризи на предприятие. Списъкът със задачи, решавани от офис мениджъра в рамките на икономическата функция, изглежда много значителен.
За разлика от предишните функции, изглежда целесъобразно да се отделят не подфункции, а независими области на дейност. 1. Финансова подкрепа. 2. Материална подкрепа.
В рамките на финансовата подкрепа офис мениджърът решава следните основни задачи и управлението на офис финансовите ресурси, вкл. бюджетиране, което предполага оптимизиране на офис разходите и контрол върху офис разходите, както и контрол върху плащането на сметки, изготвяне на необходимата счетоводна документация, взаимодействие с банката и доставчици на стоки и услуги; организация на договорна работа по отношение на въпроси, свързани с за осигуряване на офис дейности в контролни и инвентарни дейности.