9 съвета за овладяване на писмена комуникация по имейл във взаимоотношенията с клиентите
Колко имейла пишете на ден ?
Може би стотици на седмична база? Ние използваме имейли за комуникация с нашия екип, колеги, готвачи, клиенти и доставчици, но спирали ли сте някога и сте гледали как ги пишете? Как управлявате имейлите си? Отворени и разбрани ли са имейлите, които пишете? Дали хората отговарят на вашите съобщения или липсва ключова информация?
Мисля, че писането на ефективен имейл е жизненоважно умение днес, тъй като, както всичко в света на взаимоотношенията с клиентите, a имейл трябва да даде резултати. Трябва да пишете имейли, които хората искат да отворят, да прочетат и да отговорят на тях и ако помолите някого да направи нещо, кажете „да“ на вашата молба.
Следвайки тези прости правила, вие ще прецизирате начина, по който пишете имейл съобщенията си., увеличете процента на отговор и също така ще бъде по-оценен от вашите колеги, клиенти и бизнес партньори.
1. Не злоупотребявайте с електронната поща
Всички ние трябва да се стремим да достигнем нулата на входящата поща. За да направите това, един от първите въпроси, които трябва да си зададете, е: „Наистина ли е необходим този имейл?“ Можете ли да поискате същата информация по телефона, като използвате Skype, чат или друг инструмент за съобщения? "
Преди да изпратите имейл, отговорете на тези въпроси и действайте по съответния начин!
Например, когато имах кратко съобщение за изпращане, бях от хората, които обичаха да изпращат празни имейли, използвайки „EOM“ (Край на съобщението) в темата, като това:
„Бихте ли могли да изпратите финансовия отчет за септември? Благодаря ти! EOM ”
Без да осъзнаваме, че взаимодействието лице в лице или незабавните съобщения позволяват по-бързи отговори и намаляване на натоварването на имейл.
Така че, особено за вътрешна комуникация, заменете имейла си, като отидете говорете директно с хората.
2. Фокусирайте се върху темата на имейла
Заглавието на вестник има две функции: привлича вниманието ви и обобщава статията, така че да можете да решите дали да я прочетете или не. Theтема на вашия имейл трябва да направи същото, като предостави най-важната информация.
В темата трябва да се посочи сбито вашата цел на писане: бъдете конкретни и кратки, с дата, краен срок или призив за действие ако искате да го направите по-подробен и енергичен.
Според някои изследвания е установено, че тематичните редове само с 3-4 думи (с изключение на конвенциите за имейли като Re: и Fwd 🙂 получават най-много отговори.
3. Официален или неформален тон във вашите имейли
Някои имейли изискват деликатен баланс между личността и професионализма. В този компромис можете да бъдете спокойни, като използвате подходящата степен на формалност. Това, което искам да кажа е, че независимо дали вашият имейл придобива формален или неформален тон, някои отвори са твърде професионални за бизнес имейл. Например, "Yo" едва ли някога е добро въведение в имейла, вместо това използвайте "Hello".
Обичам да започвам да изпращам имейли, като избягвам по-често срещаните „надявам се, че си добре“, „надявай се, че си добре“, защото изглеждат празни, безсмислени и искрени. Предпочитам нещо по-лично, като „как беше походът ви през уикенда?“ Или „Как стоят нещата в Барселона? Надявам се да останете хладни по време на горещината. „Или“ Надявам се зимата ви да започне добре. Планирали ли сте вече нещо за Коледа? „Или“ Хей, петък е! Надявам се, че имате някои интересни планове за уикенда.
Колкото сте по-възрастни познат с получателя, толкова по-добре работи. И най-общо казано, включването на лична бележка може да подгрее целия разговор и може да бъде оценено, особено ако бързо стигнете до въпроса.
Ако знаете, че човекът, с когото пишете, не е много запален по чата, използвайте ледоразбивача „Знам, че сте претоварени, така че ще бъда кратък“. И да стигнем точно до точката. Обучението за подобряване на писането ви позволява да имате тези автоматизми.