5 стъпки в подготовката и планирането на успешно събитие, обяснени от международния експерт
За да бъде събитието успешно и гостите да се насладят на уникално преживяване, не трябва да се пренебрегва нито един аспект. Експертът по стратегическо планиране на събития Кели Фрийман смята, че при планирането на събития:
„Необходимо е да се преразгледат всички елементи на дневния ред, да се проверят въпросите, свързани с инфраструктурата, логистиката, кетъринга, транспорта, говорителите, получените потвърждения от участниците, включително прогнозата за времето“.
Кели Фрийман ще подкрепи на 7 ноември в Букурещ напредналото обучение Стратегическо управление на събития, посветено на професионалисти в областта на организацията на събития.
5-те основни стъпки, които организаторът на събития трябва да следва при планирането и изпълнението на събитието, са определяне на датата и продължителността, размера на събитието, местоположението, доставчиците и оценка на успеха на събитието.
Дата на събитието
Всяко събитие трябва да има цел и да преследва ясни цели. След като се определи целта на събитието, следващата стъпка е да се зададат датата, часът от деня и продължителността на събитието. На етапа на планиране и подготовка организаторът на събития трябва да провери календарните събития за този период, празници, празници, за да е сигурен, че ще има очаквания брой гости.
Размер и партньори
Следващата стъпка е да се определи размерът на събитието, така че да има печалба, като тук е важен броят на гостите, които ще донесат очаквания ефект. Този анализ е от съществено значение, за да може да се изчисли необходимия бюджет. В зависимост от размера, вида на събитието и разпределения бюджет, разходите могат да бъдат оптимизирани с помощта на партньорства и спонсори. „Партньорите ви осигуряват видимост и реклама за събитието, като са важен инструмент за предаване на вашите послания“, казва Кели Фрийман. Те трябва да бъдат избрани така, че да съответстват на посланието и целите на събитието и марката.
местоположение
По отношение на местоположението това може да бъде хотел, конферентен център, външно пространство, в зависимост от избраната тема и броя на гостите, които ще участват. Изборът на място е важно да се направи от гледна точка на гостите и техните нужди. "Местоположението не трябва да се установява без добра документация. Препоръчително е да посетите желаното място и да видите дали логистиката е благоприятна за вас “, добавя експертът в организацията на събития. Избраната цветова палитра трябва да съдържа цвета на фирменото лого, като по този начин прави фина връзка между съобщенията и марката.
кетъринг
Друга важна стъпка в подготовката на събитието е изборът на кетъринг компания. Особено внимание трябва да се обърне на качеството и начина, по който се връчват поканите. Организаторите на събитията трябва също да им предоставят цялата информация, която имат за гостите, като диети, алергии, диети и културни навици. Съветът, който организаторът на събитието предлага е „Преговаряйте за всичко! Договорите трябва да са ясни, пълни, с условия за прекратяване във ваша полза. ".
обратна връзка
Последният етап от събитието е оценка на това как е протекло, искането и получаването на обратна връзка от гостите и изпращането на тази оценка на клиента, за когото се е провело събитието. Дискусиите след събитието трябва да се проведат възможно най-скоро след приключването им. Обратната връзка може да бъде получена чрез различни средства, от имейл, телефонно обаждане или дори заснемане на мястото на събитието.
Що се отнася до малките внимания, предлагани на участниците, те могат да бъдат химикалки, дневници, сувенири, брандирани с фирменото лого или събитието. „Колкото по-изобретателен си, толкова по-успешен ще бъдеш“, добави треньорът.
Кели Фрийман, експерт по стратегическо планиране на събития с повече от 25 години опит в четири правителствени ведомства и министерства на Обединеното кралство, ще се завърне в Букурещ от 7-9 ноември, за да вземе три напреднали курса по комуникация и организация на събития.